Documentos trabalhistas digitais

CONTRATO DE ADMISSÃO

O contrato de trabalho, apesar de ser um pacto solene, não depende de quaisquer formalidades, podendo ser ajustado verbalmente ou por escrito (art. 443, da CLT). O contrato se aperfeiçoa independentemente da entrega de qualquer coisa, como ocorre na compra e venda.

Portanto, é possível que não seja assinado individualmente e já seja impresso com as assinaturas dos responsáveis.  Até mesmo pela razão de que os elementos principais da contratação deverão constar da carteira de trabalho.

CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL - CTPS

A carteira de trabalho é obrigatória para o exercício de qualquer emprego (art. 13 da CLT) e o empregador tem o prazo de até 48 horas para anotar a carteira de trabalho do empregador, nela fazendo constar as principais cláusulas do contrato de trabalho (data de admissão, remuneração e condições especiais) e devolvê-la, sempre mediante recibo.

O art. 29 d CLT admite a opção de sistema manual, mecânico ou eletrônico para a anotação da carteira de trabalho, conforme instruções do Ministério do Trabalho e Emprego.

A Portaria 41/07 disciplina o registro e a anotação da carteira de trabalho.

E, segundo o art. 6º, é possível que o empregador adote ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS.

Porém, se o empregador exigir, o empregador deverá anotar o último aumento salarial na CTPS.

A ficha de anotações deverá ser impressa com identificação completa da empresa, do empregador e do período a que se refere, conter assinatura digitalizada do empregador.

Por fim, nunca é demais reforçar que as anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvidas (arts. 6º e 7º da Portaria MTE 41/2007).

Portanto, nos atos de admissão e de extinção do contrato de trabalho é dever do empregador anotar a CTPS, diretamente e com assinatura.

TRCT

O instrumento de quitação das verbas rescisórias somente é válido quando formalizado de acordo com a legislação vigente.

Os vários modelos de TRCT foram aprovados por Portaria ministerial e em todos constam campo para assinatura (IN 15/2010 e Portaria 1.621/2010). Inclusive, a portaria faculta a inserção de rubricas, de acordo com as necessidades do empregador, desde que respeitada a sequência numérica de campos estabelecida nas Instruções de preenchimento (Portaria MTE 1057/2012).

Por fim, indica-se também a emissão do formulário, via Homologanet, ferramenta criada pelo governo para os cálculos, devendo ainda a assinatura ser feita normalmente.

SEGURO DESEMPREGO

De acordo com informações constantes do site do Ministério do Trabalho e Emprego, é possível que o empregador envie o requerimento do Seguro-desemprego pela internet, em substituição ao preenchimento manual, com o uso do certificado digital.

No entanto, nota-se possível a emissão de assinatura pré-impressa, porém, só serviria como mera formalidade, pois o documento que realmente seria válido, é o digital com certificado.

CARTAS DE REFERÊNCIA

Não há exigência específica de como deve ser emitida, dependendo do que é previsto em Convenção Coletiva. Por isso, não há prejuízo em se emitir com o documento impresso já com assinatura ao invés de assinar um a um.

RETIFICAÇÃO DE DADOS DOS TRABALHADORES - RDT'S

As correções de dados cadastrais ou financeiros dos trabalhadores podem ser solicitadas pelo próprio titular da conta, ou pelo empregador de duas maneiras:

a)       Uso da SEFIP:

b)      Preenchimento de formulários retiticadores

Quando se tratar de trabalhador com vínculo de trabalho encerrado, apenas se admite a retificação pelo formulário.

Os formulários estão disponíveis no sítio do FGTS e da CEF, sendo admitido que o empregador emita sua versão, mas desde que idêntica ao modelo sugerido.

Ainda, de acordo com o Manual de Orientações Retificações de Dados, Transferência de Contas Vinculadas e Devolução de Valores Recolhidos a Maior - FGTS, a falta de assinatura do formulário acarreta o motivo para não se acatar o pedido. Logo, é recomendada que sempre haja a assinatura nessas situações.

Por fim, pode-se esclarecer que, a princípio não existem problemas com a assinatura digitalizada (scaneada) nos documentos de admissão do empregado (anotação da admissão na CTPS e carta de referência), porém, ressalta que em caso de o empregado procurar a Justiça do Trabalho para questionar direitos, os documentos que constam assinatura digitalizada, poderão ser invalidados pela Justiça.

Não obstante, mesmo nesses casos, ainda é possível provar a validade desses documentos por meio de prova testemunhal.

Ainda é de se afirmar que a assinatura digitalizada (scaneada) nos documentos de demissão (TRCT) e principalmente na CTPS (anotação da demissão) não é recomendada. Nesses casos, a assinatura deverá ser manuscrita para cada empregado, com procuração específica para a prática desse ato.

Ademais, com a Reforma Trabalhista, as homologações estão sendo realizadas na própria empresa onde as dúvidas de pagamentos são mais frequentes, assim a assinatura manuscrita evitará a invalidação do documento.

Em qualquer caso, se a assinatura for eletrônica ou com certificado digital, o risco é afastado em face da validade jurídica de tais assinaturas.