Sete passos para regulamentar o uso do WhatsApp no trabalho

Não é novidade que vivemos a era da comunicação digital. O Brasil é o 5º país no ranking de uso diário de celulares. Estudos apontam que o brasileiro passa em média mais de três horas por dia no celular, segundo artigo publicado na Agência Brasil.

Atualmente, o WhatsApp é o aplicativo de mensagens mais utilizado no Brasil e uma ferramenta essencial para a operação de muitas empresas.

Mas a sua utilização pelos colaboradores tem preocupado os empresários, seja pelo uso excessivo durante o horário de trabalho, o que pode impactar na produtividade, seja pelos possíveis abusos que podem ser cometidos pelos gestores, a exemplo de cobranças em grupos de trabalho fora do horário do expediente e repreensões públicas sobre o desempenho individual.

Dados estatísticos revelam que 90% da população participa de grupos com colegas de trabalho e que 46% já tiveram acesso a informações sigilosas compartilhadas indevidamente.

Questões relacionadas ao mau uso do WhatsApp nas relações de trabalho são pautas cada vez mais frequentes no âmbito do Poder Judiciário.

Como se sabe, o Direito deve correr sempre no sentido de se adaptar e evoluir na medida em que a sociedade muda. Mas diante de tantos avanços tecnológicos e dos novos hábitos de vida, o Direito está atrasado em relação à utilização dos aplicativos digitais no trabalho.

Diante do vazio legislativo, as empresas estão pactuando uma cláusula especial de regulamentação do WhatsApp mediante termo individual de contrato de trabalho ou em código de conduta e política interna de orientação, no sentido de regulamentar o uso e exercer o seu poder de fiscalização e punição, com o especial fim de prevenir danos.

Buscando sistematizar alguns conceitos e algumas boas práticas, podemos delinear as seguintes medidas que estão sendo comumente utilizadas nos instrumentos regulamentadores do aplicativo WhatsApp no ambiente de trabalho, de forma não exaustiva:

• Grupos de conversa: quais são os grupos oficiais de conversa no WhatsApp destinados ao trabalho e que estão sob a responsabilidade da empresa, sendo vedada a criação de outros grupos destinados ao trabalho sem o consentimento da empresa (não se aplica a grupos de congraçamento pessoal entre os empregados).
• Não-obrigatoriedade: a participação em grupos de conversa deve ser voluntária, bem como não devem ser obrigatórias as respostas aos questionamentos formulados.
• Responsabilidade: fixação das responsabilidades de cada um ao utilizar o grupo, especialmente acerca dos horários e conteúdo (importante destacar que o conteúdo deve se relacionar exclusivamente com o trabalho e que as mensagens somente sejam respondidas ou enviadas durante a jornada laboral, ou indicando a desnecessidade de fazê-lo fora do horário).
• Publicidade: evitar discussões que possam prejudicar a reputação, a imagem da empresa ou de seus empregados, a exemplo de represálias e comentários sobre o desempenho profissional e de cunho pessoal (atenção especial para o assédio moral).
• Confidencialidade: quais informações não podem ser transmitidas no grupo e quais não devem ser compartilhadas com terceiros.
• Monitoramento e medidas disciplinares: fixar a possibilidade de monitoramento e punição em razão de práticas em desconformidade com as medidas estabelecidas e com a legislação.
• Obrigação de retirada: previsão de que o empregado se obriga a sair do grupo durante o período de férias e em caso de ruptura contratual.

Nesse contexto, evidencia-se que essas práticas visam zelar pelo ambiente de trabalho saudável e proteger todos os ativos da empresa, inclusive, o bem-estar dos colaboradores, a cultura organizacional e a imagem da empresa.

Portanto, torna-se imprescindível que as empresas direcionem atenção especial à regulamentação da utilização das mencionadas inovações tecnológicas no ambiente de trabalho, até que sobrevenha previsão legislativa específica sobre o tema.