O advogado e a gestão visual de um escritório de advocacia

Normalmente quando se fala em escritório jurídico ou departamento jurídico de empresas para muitas pessoas vêm à cabeça um ambiente bastante formal, sério com as pessoas concentradas cada uma em suas mesas. De fato, esse é o cenário típico do trabalho do advogado. Os profissionais do direito são contratados conforme sua área de atuação, ou seja, sua especialidade (trabalhista, cível, tributário, empresarial, etc) e ficam dentro dessas "caixinhas". Suas atividades são focadas nos processos em que são responsáveis e dependendo do tamanho do escritório e do volume de trabalho os advogados recebem um determinado número de ações sob a sua responsabilidade.

Devem, portanto, cuidar do andamento dos processos até que este se finda. Esse tipo de gestão pode gerar muitos problemas, até porque o advogado é um ser humano. Nesse sentido, ele fica doente, falta, tira férias. Nessas ocasiões é necessário um grande esforço da organização para evitar a parada dos processos que ele está responsável. Os gestores desse modelo de escritório precisam realizar um enorme planejamento com a equipe a fim de evitar qualquer tipo de esquecimento na atuação de uma ação sob a responsabilidade de um advogado que repentinamente sai do escritório ou sofre um acidente, por exemplo.

No entanto, muitos desses problemas poderiam ser facilmente solucionados ao se adotar um modelo de gestão ágil, adaptável, visual e colaborativo. Para que isso aconteça, não é necessário mudar toda a rotina do escritório de uma vez. Até porque para se aplicar de fato uma gestão ágil no mundo jurídico não basta conhecer as metodologias e ferramentas. O mais importante é a mudança de pensamento da equipe; o desejo que querer mudar e isso precisa ser implementado com tempo, dando tempo para a equipe refletir e aceitar as transformações.

Deste modo, se o jurídico quer mudar, mas não quer assustar sua equipe, há um caminho bastante interessante.  Depois de estudar sobre agilidade, gestão ágil e mais especificamente dentro do jurídico me deparei com a metodologia do Jurídico Ágil, coordenado pelo Leonardo Toco e pela Myriam Santiago. Eles elaboraram uma maneira para introduzir a cultura ágil nos escritórios e departamentos bem sutil, sem muitos alardes e revoluções: a introdução do Kanban aos advogados.

Nesse momento, muitos leitores jurídicos podem se perguntar, mas o que seria Kanban? Ou isso não é aplicado na indústria, o que tem a ver com o direito? O Kanban é um método japonês, de fato, teve a sua origem na indústria, no entanto, ele é muito além do mundo fabril.

De maneira bem simples pode-se dizer que o Kanban é um termo japonês que significa "cartão". O sistema recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a Toyota. É um sistema ágil e visual para controle de produção ou gestão de tarefas. No prólogo do Kanban Essencial Condensado temos a seguinte definição para o Kanban:

"O Kanban é um método que nos mostra uma maneira de trabalhar. Nos traz um entendimento compartilhado do trabalho que fazemos, incluindo as regras que seguimos para executar o trabalho, a quantidade de trabalho que conseguimos fazer e a qualidade do trabalho que entregamos para os nossos clientes internos e externos" 

A partir dessa definição, se percebe os benefícios que esse método pode agregar ao escritório. Mas, na prática como isso ocorre? É bem simples, tal como o Kanban propõe.

Como dito acima Kanban é um cartão. Então, no momento da implementação desse método toda a equipe vai escrever em um cartão a atividade que faz com o seu nome. Será sempre uma atividade para cada cartão, isso é muito importante. A equipe irá colocar todos esses cartões em um quadro, que pode ser físico ou virtual - existem vários programas digitais para se trabalhar o Kanban. A estrutura simples e inicial do Kanban é a seguinte: 

Nesse quadro a equipe irá distribuir os cartões conforme o status das atividades. Esse quadro, é claro, será alterado e trabalhado para que todo o processo das atividades possa aparecer. Vejamos um exemplo, digamos que eu tenha uma petição inicial para elaborar. Antes de começar a escrever a petição inicial, logo antes de colocar na coluna fazendo, é necessário que o advogado tenha falado com o cliente recolhido as informações e toda a documentação necessária. Portanto, antes da coluna "fazendo", podemos colocar uma coluna "coleta de dados/documentos". Esse exemplo é somente para mostrar que o quadro Kanban não é rígido, muito pelo contrário. Nele devem aparecer todas as etapas do processo até que se possa dizer que a atividade está feita.

Utilizando essa metodologia como ponto de partida a equipe começa a desenvolver uma maior interação, visto que todos passam a ver e saber o que realmente cada um faz em sua mesa. O Kanban permite transparência no trabalho. Esse método permite que a equipe seja mais previsível e tenha um trabalho mais sustentável, que também melhora a qualidade. As pessoas da equipe começam a atuar de forma mais autônoma, pois possuem uma visão do todo. Desta forma, o Kanban é uma excelente porta de entrada para o mundo da Agilidade.

O Kanban traz o benefício da transparência, pois irradia todas as informações do trabalho da equipe (quem, o que, em que fase, o que falta), além de evitar a procrastinação, criando um senso de urgência na equipe para aquelas atividades que estão para vencer. Essa exposição das atividades ajuda as pessoas a priorizarem o que é mais importante, a visualizarem a origem dos trabalhos e seus gargalos, assim como aumenta e fomenta a colaboração entre os advogados.

O kanban objetiva que o trabalho flua rápido por todo o processo: da entrada à entrega ao cliente. Com a introdução desta simples ferramenta no escritório jurídico estar-se-á dando um grande passo para a cultura da agilidade de seus membros.