Plataformas colaborativas: Soluções para empresas, como usar e ter vantagens?

Você sabia que as plataformas colaborativas para empresas podem otimizar o trabalho de seus colaboradores? Mesmo que seus colaboradores não estejam no mesmo espaço físico. Eles podem trabalhar de forma conjunta usando as plataformas colaborativas.

Mas, o que são essas plataformas colaborativas? É um ambiente virtual que seus colaboradores podem acessar diversos recursos e funcionalidades. Com o objetivo de otimizar e organizar as atividades que são feitas em conjunto.

Nesses ambientes virtuais, é possível encontrar ferramentas como envio de mensagens, planejamento de tarefas, automatização de processos, entre outras. Assim, essas soluções permitem o acesso através da nuvem. O que possibilita que o colaborador acesse o ambiente virtual em qualquer lugar que esteja.

Principais benefícios de usar as plataformas colaborativas

Se você tem buscado formas de aumentar a produtividade do seu time. As plataformas colaborativas podem ser uma opção muito eficiente. Mas, para que você tenha um resultado realmente efetivo, é muito importante ter um profissional de TI para te ajudar.

Redução de custos - é fato que a transformação digital trouxe uma redução de custos para empresas. Isso acontece porque há uma redução no uso de insumos como papéis, ligações telefônicas, entre outros.

Integração entre os colaboradores - ter uma equipe entrosada é essencial para manter a produtividade da empresa. Quando há sinergia entre o time, a produção se torna eficiente.

Confiabilidade de informação - essa integração entre equipes, também ajuda a aumentar a confiança nos dados da empresa. Já que possibilita, que a percepção seja antecipada, caso algum erro seja cometido. O que evita perdas significativas para empresa! Evitando que o erro passe adiante. E que a correção aconteça quando muitos outros processos, já tiveram suas construções baseados no erro cometido.

Flexibilidade na produtividade - plataformas colaborativas que tem como base o cloud computing são ainda melhores. Já que permite que o trabalho seja feito de forma remota. Mas sem prejudicar a eficiência do mesmo. Essa flexibilização, permite que a empresa consiga criar horários flexíveis e respostas imediatas caso algum imprevisto aconteça.

Monitoramento em tempo real - não é só em flexibilidade e aumento da produção que essa forma de trabalho se mostra eficiente. Gestores e gerentes, responsáveis por projetos ou tarefas, podem monitorar em tempo integral em qual ponto o projeto está.

Inovação é o foco - a integração da empresa permite que a inovação aconteça rapidamente! Todos o time, pode discutir sobre ações que podem aumentar os resultados e a produtividade de um projeto! O que faz surgir uma nova ideia sobre um problema comum e antigo da empresa.

Quais são as plataformas colaborativas mais utilizadas pelas empresas?

Como falamos anteriormente, as opções de plataformas colaborativas são extensas! Você deve buscar o modelo que seja mais eficiente para as necessidades dos seus colaboradores. Assim, vamos citar algumas categorias que são bastantes usadas no dia a dia de muitas empresas.

Gestão de colaboradores - esse modelo de ambiente virtual é usado para a comunicação do seu time de colaboradores! Seja para trabalhar em um projeto ou para comunicação das demandas da empresa. Por isso, pode ser usado para organizar os pedidos, agregar informações referentes ao projeto ou simplesmente para alinhar as ideias. Uma das plataformas digitais mais usadas são o Slack da Microsoft.

Gestão de projetos - o objetivo aqui é focar em como tornar um projeto mais eficiente! Eles são ferramentas visuais que ajudam a entender o andamento do processo. Quanto tempo ele demora em cada fase, quanto ele já andou e ainda falta para evoluir. Assim, são ferramentas visuais que ajudam melhor a entender o projeto, a mais conhecida é o Trello!

CRMs - esse software de gerenciamento é voltado para o cliente. Nem todos veem como uma plataforma colaborativa. Mas, se pensar de forma objetiva, o principal ponto é que as CRMs permitem que haja um alinhamento eficiente entre o time. Assim, é possível que seja encontrada soluções de forma rápida e eficiente, aumentando o grau de satisfação do cliente!

G Suite - uma das plataformas colaborativas mais completas! Esse serviço oferecido pelo Google permite a integração de serviços de e-mail, armazenamento de dados, estruturação de agendas e documentos. Combinada com ferramentas de análise, monitoramento e mediação para indicar os níveis de produção.

Ferramentas para videoconferência - em tempos de isolamento social, essa ferramenta se tornou essencial para a comunicação dos colaboradores! Existem muitas opções, Skype, Microsoft Teams, mas as mais usadas são o Zoom e o Google Meet.

Considerações finais sobre o uso dessas ferramentas

Além de todas essas questões que citamos, ainda é importante que a empresa possua um sistema de armazenamento na nuvem. Assim, caso seja necessário acessar alguma informação importante para a execução de alguma tarefa, o arquivo sempre estará disponível.

Entretanto, com toda essa informação online, é essencial que a empresa busque formas de se proteger. Afinal, ataques de hacker a empresas tem aumentado!

Por isso, além de proteger os dispositivos internos da empresa, é essencial que seus funcionários tenham essa mesma preocupação com dispositivos pessoais. Ter um antivírus ativo e manter o firewall funcionando é fundamental!

E não é apenas isso, é preciso manter seus funcionários instruídos a não acessar qualquer link ou fazer download de arquivos antes de passar o antivírus. Mesmos com todos esses cuidados ainda é possível que um ataque aconteça!

Aliás, ainda há a questão de utilizar redes de Wi-Fi abertas! Que as plataformas colaborativas são essenciais para aumentar a produtividade de uma empresa isso é fato! Mas, é extremamente importante que a empresa busque formas de se proteger durante o uso!

Sendo assim, é essencial consultar um profissional ou uma empresa de TI para ajudar na escolha das plataformas e a manter tudo seguro! Apesar das plataformas colaborativas que citamos, possuírem muitas formas de personalizar as ferramentas de uso. Uma empresa de TI pode criar soluções adequadas as necessidades da sua empresa!

Dessa forma, o rendimento apresentado por seus colaboradores pode ser ainda maior! Já que estarão trabalhando em uma ferramenta que atende exclusivamente as necessidades dos projetos da sua empresa!

Então, não deixe de investir em plataformas colaborativas para sua empresa! Eleve sua empresa a um outro patamar usando tudo o que a tecnologia pode oferecer!