A transformação digital dos escritórios de advocacia

Nos últimos anos, temos visto segmentos como fintech, agrotech e healthtech evoluírem rapidamente por meio da inovação tecnológica. Assim, as legaltechs, startups no segmento jurídico, também estão promovendo inovações tecnológicas e implementado um novo mindset, revolucionando rapidamente a transformação digital no direito, conhecida como Advocacia 4.0.

Nesse sentido, o avanço da transformação digital na área jurídica é um movimento global e vem causando mudanças não somente na gestão dos processos judiciais, mas também na forma de advogar no Brasil, que ainda é um país judicializado - quase todos os conflitos acabam na esfera judicial contenciosa. Atualmente, o sistema judiciário brasileiro possui um estoque de cerca de 80 milhões de processos judiciais e o uso de novas tecnologias, como Inteligência Artificial, Machine Learning, Cloud Computing, RPA (Automação Robótica de Processos), BPM (Gestão de Processos de Negócio), e jurimetria têm sido decisivo para o avanço da revolução digital na gestão dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. De acordo com estudo da Zion Market Research, o investimento em Inteligência Artificial no Direito deve aumentar 1.000% até 2026.

Vivemos tempos de grandes desafios, a pandemia mundial provocada pela Covid-19 trouxe um "novo normal" e acelerou o processo de transformação digital de diversas áreas, e no mundo jurídico não foi diferente. Avançamos em passos largos rumo à Advocacia 4.0 e a melhor maneira de inovar e atender às expectativas dos clientes do escritório de advocacia é investindo em novas tecnologias que eliminem as atividades repetitivas e manuais, que ainda permeiam a maior parte do mercado jurídico, ocupando os profissionais do direito com tarefas morosas e maçantes.

A solução esperada pelo âmbito jurídico

Dentro deste contexto, é fundamental que soluções assertivas sejam aplicadas nos escritórios, buscando, principalmente, formas para que os advogados possam migrar de modo definitivo para o digital e tornar o escritório 4.0! Além disso, os recursos tecnológicos com Inteligência Artificial, utilizando algoritmo preditivo e evolutivo, trabalham com melhoria contínua, metodologia ágil e filosofia Lean, utilizadas por grandes empresas, como o Google e Facebook. 

Dessa forma, ao digitalizar os processos, a busca pelos requisitos fundamentais para o escritório de advocacia, tais como adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), segurança aprimorada, eficiência e mobilidade deve ser feita. O acordo de nível de serviço (SLA) também deve ser levado em consideração, bem como a computação em nuvem, essencial para qualquer empresa nos dias de hoje.

O que muda com a transformação digital no dia a dia do advogado?

Logo, com a transformação digital, é possível ter o controle do escritório em qualquer lugar e a qualquer hora. Uma solução jurídica oferece ao time de profissionais uma série de funcionalidades que otimizam as tarefas e aumentam a produtividade.

Sendo assim, as vantagens do uso de recursos tecnológicos dentro de um escritório de advocacia podem ser percebidas rapidamente, já que a eficiência na rotina é uma premissa básica que depende de uma série de fatores, sendo três em destaque: as pessoas, tecnologia e os processos. Isso porque a prática da rotina jurídica depende, essencialmente, da capacitação dos advogados e do fluxograma de trabalho claro e bem definido, e não menos importante é crucial escolher com assertividade a melhor solução tecnológica para apoiar toda a gestão do escritório de advocacia. Sem isso, será difícil alcançar a eficiência e rentabilidade do negócio.

A automatização de processos manuais tem um papel chave nos tempos atuais. É necessário, cada vez mais, agregar valor para os clientes do escritório, e isso só é possível liberando os advogados para atividades mais estratégicas e relacionamento com o cliente.

As melhores análises dos resultados qualitativos, sem dúvida, compõem um dos principais fatores de sucesso para o advogado, com o recebimento e análise automática das movimentações, uma vez que a transformação digital agrega performance e inteligência para o corpo jurídico. Com isso, é possível potencializar as habilidades intelectuais do advogado, sem perder tempo buscando as movimentações de cada processo nos mais diversos sistemas como Projudi, E-Proc, PJE, E-Saj, entre outros.

A importância da eficiência para o escritório de advocacia

Mas, afinal, como definir uma rotina jurídica eficiente? É aquela que produz o resultado esperado com o mínimo de erros. Portanto, o desafio do advogado é colocar a atividade intelectual dos advogados no centro da estratégia, já que eles aplicam o seu conhecimento jurídico ao caso prático de cada cliente. Mas não apenas isso. Para conquistar eficiência na rotina jurídica, é fundamental ter processos internos estruturados, seguros e inteligentes.

Existem vários métodos de trabalho que podem ajudar na organização do fluxo de atividades. Além disso, o uso de novas tecnologias também pode ajudar muito. A adoção de um software jurídico em nuvem permite automatizar até mesmo as atividades administrativas e financeiras, reduzindo custos e eliminando falhas.

É preciso acompanhar, medir, orientar e incentivar os profissionais a contribuírem com melhorias no processo da função exercida. Com uma rotina de trabalho orientada pelos módulos e workflows configurados, é possível evitar falhas operacionais e retrabalho e, principalmente, melhorar a qualidade do atendimento ao cliente. Afinal, quando os profissionais sabem exatamente como conduzir os processos, não há espaço para dúvidas, lacunas e subjetivismo.

Segurança e confiabilidade

Cada vez mais, a segurança dos dados aparece como uma das prioridades das organizações de diferentes segmentos. Não seria diferente com os escritórios de advocacia, afinal, eles trabalham com dados sensíveis e precisam ter a convicção de que as informações dos clientes estão armazenadas em um ambiente seguro. Focar esforços e investimento em cibersegurança deve ser uma prioridade do escritório. A segurança dos dados é indispensável para a operação e a gestão jurídica de sucesso, bem como para a conquista e a fidelização de clientes. 

Além disso, com os dados mantidos em segurança na nuvem, a reputação do escritório também permanece íntegra. Afinal, qualquer tipo de falha com as exigências de segurança pode respingar na imagem da empresa, que figura como responsável por uma eventual violação de dados. Para evitar problemas com vazamento de informações e invasões ao sistema do escritório jurídico, a melhor alternativa é investir em segurança da informação e buscar um sistema jurídico com uma camada de proteção em nuvem. 

Por fim, investir em um projeto de transformação digital do escritório jurídico, buscando mobilidade, máxima eficiência e segurança, é um dos principais desafios do advogado do futuro. Contudo, em um cenário de mudanças e diante do amplo uso de tecnologias disruptivas, é preciso escolher o melhor parceiro para orientar essa jornada de revolução digital. Assim, os advogados contam com a ferramenta inovadora para aumentar a performance e impulsionar o crescimento do negócio. 

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*Vinicius Marques é Founder e CEO da EasyJur, especializado em Gestão e Tecnologia Jurídica.