Veja as melhores ferramentas e práticas para o seu controle de audiências

Fazer o controle de audiências, para muitos, é como controlar qualquer prazo processual. Mas você verá que existem suas particularidades. Afinal, é preciso preparar-se para uma audiência. Os tempos, contudo, mudaram. E até mesmo este preparo mudou em pequenos detalhes que muitos ainda não tiveram a oportunidade de experimentar. E adianto: a audiência virtual demanda atenções diferentes da audiência presencial.

Assim como o preparo, o controle de audiências se modifica no meio virtual. Em alguns casos, pode-se dizer que até facilita a organização na advocacia.

Pense, por exemplo, em quanto tempo você demorava para se deslocar a um fórum? Acontecia, então, de duas audiências serem marcadas em horários próximos, mas em locais completamente distintos. Nesses casos, era necessário pedir o adiamento de uma das audiências, o que causava mais um atraso em processos, por vezes, já prolongados.

No caso de audiências virtuais, este se torna um problema menor. Contudo, é preciso manter um controle em relação a outras questões:

• O ambiente, por exemplo, é o adequado para a audiência?
• A conexão de internet está boa?
• Você se preparou para a audiência?

Ou seja, o controle continua, assim como preparo.

Planilha de controle de audiências ou sistema de gestão

Por onde você tem controlado suas audiências? Este é outro fator essencial para o sucesso de uma audiência.

As planilhas jurídicas são uma ótima opção para esse controle, embora ainda sejam ferramentas manuais. Para isso, é possível adaptar uma planilha de controle de prazos processuais e inserir uma categoria referente a audiências.

No que se refere ao controle de audiências presenciais, o ideal seria utilizar uma planilha com fórmulas capazes de indicar as coincidências de datas. Isto porque, como uma planilha de Excel, de modo geral, não vem com um calendário, você anota os prazos, mas não tem uma visão fácil de todas as tarefas referentes àquele dia e se alguma audiência coincide.

E ainda que as audiências online não tenham tal problema, é importante, de igual forma, evitar audiências seguidas. Isto permite um melhor preparo do profissional. E diante do "zoom fatigue", ou seja, a fatiga decorrente de muitas chamadas virtuais, pode ser uma boa estratégia para advogados e advogadas que queiram se sair vencedores.

Por fim, é importante lembrar que, mesmo que uma planilha de controle de prazos processuais atenda às necessidades de controle de audiências, a organização é diferente.

Enquanto, para um andamento processual, você se dedica nos dias anteriores e pode ter finalizada a tarefa antes da data final, para as audiências pode apenas se preparar antecipadamente. A tarefa só se realiza no momento em que a audiência é encerrada.

Portanto, é o tipo de prazo que não pode ser dividido nos dias anteriores: apenas o estudo do processo referente é que pode.

Acesse uma planilha de controle de prazos gratuita.

Como visto, você não pode antecipar, à sua escolha, uma audiência. Contudo, você pode se preparar com antecedência.

O benefício de um software jurídico no controle de audiências em relação a uma planilha de controle de prazos é justamente que ele consegue mostrar a visão de calendário. Assim, você visualiza rapidamente se há mais de uma audiência marcada para o mesmo dia.

O SAJ ADV, por exemplo, já abre na visão de calendário, o que permite melhor organização do dia-a-dia na advocacia. Além disso, você pode adicionar etiquetas às tarefas e organizar por cores no seu calendário.

Outro grande benefício do sistema de gestão automatizada que ele envia notificações, além de capturar andamentos e intimações, o que facilita a sua preparação. Dessa forma, quando for noticiado da audiência, poderá se programar. E terá, enfim, acesso rápido às informações do processo e aos documentos necessários, tudo armazenado dentro do software jurídico.

Por fim, é preciso comunicar seu cliente da audiência. Abaixo você verá como utilizar alguns aplicativos facilita esse processo.

Além das planilhas em excel e de um sistema de gestão em desktop, você pode utilizar aplicativos para controle de audiências.

Aplicativos, em geral, não possuem tantas funcionalidades quanto versões desktop. Porém, podem ter aquelas mais essenciais ao controle de audiências, como uma agenda.

Com o aplicativo do SAJ ADV, você pode visualizar andamentos e intimações dos seus processos. Além disso, pode cadastrar tarefas e prazos. Ou seja, todo dia pode ver quais as suas tarefas e se organizar para fazer uma audiência de sucesso.

Mas o melhor do aplicativo está aqui: você pode compartilhar informações direto do app.

Ou seja, sabe aquele trabalho extra em avisar seu cliente sobre uma audiência? É algo bem rápido com um aplicativo como o SAJ ADV. Basta clicar em compartilhar a informação, que você a encaminha pelo WhatsApp, por e-mail ou mesmo por outros aplicativos de mensagens.

Isto, certamente, uma planilha de controle de audiências ainda não faz.

Experimente os benefícios da automatização do seu escritório e a segurança com prazos com o SAJ ADV. Faça um teste gratuito de 7 dias sem compromisso!

_________

*Athena Bastos é mestra em Direito e analista de conteúdo do SAJ ADV - Software Jurídico.