Veja como proteger os dados do seu escritório em adequação à LGPD

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) vem causando grandes discussões no meio jurídico. De um lado, está a evidente necessidade de proteção de dados pessoais. De outro, a incerteza que coloca em risco a segurança jurídica e a sobrevivência de algumas empresas dado o momento. E os escritórios de advocacia não escapam a essa realidade dúbia da proteção de dados pessoais no Brasil.

Ao mesmo tempo em que muitos escritórios se especializam na proteção de dados, dentro ou fora do Brasil (em estudos comparativos com a GDPR), para que possam atuar na área, outros - e aqueles também - entram em uma jornada de adequação própria. Ou seja, nas mudanças de procedimentos dentro dos próprios escritórios de advocacia.

Afinal, quantos dados pessoais não são coletados todos os dias por advogados e advogadas? Mais do que isso: quantos dados sensíveis não o são?

E agora a questão importante: como garantir a segurança da informação dentro dos escritórios.

Bom, a tecnologia está aí para ajudar também neste momento.

Segurança de dados nos meios offline: abrangência da LGPD

Se em algum momento passou pela sua mente que a resposta à adequação à LGPD talvez fosse sair dos meios virtuais e voltar ao offline, talvez não seja a melhor opção. E eu posso lhe mostrar o porquê.

Em primeiro lugar, a Lei Geral de Proteção de Dados (lei 13.709/18) não se restringe a meios online, como fez o Marco Civil da Internet. "Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado". Assim inicia a legislação.

Agora, pense que esses dados anotados vazam. Como você pode garantir quem é o responsável, ainda que haja normas de compliance no seu escritório?

Com um software jurídico, pelo menos, você conseguiria limitar os acessos e saber quem poderia ter obtido a informação.

Como avaliar a segurança da informação em um software jurídico

Apostar na tecnologia como parte do processo de adequação à LGPD, contudo, também exige alguns cuidados.

Falhas acontecem o tempo todo. É o que se faz para evitar as falhas e para saná-las, no entanto, que diferencia um bom profissional.

Confira, então, o que avaliar em um sistema de gestão na advocacia para garantir a segurança da informação diante da LGPD.

Dados criptografados: a proteção dos dados por meio da tecnologia

Talvez a criptografia seja um dos grandes pontos - e diferenciais - para a proteção dos dados pela LGPD.

Dados criptografados são dados codificados por meio de um protocolo de segurança para impedir o acesso de terceiros indesejados. Ou seja, a criptografia gera maior segurança aos seus dados.

Um software jurídico em nuvem como o SAJ ADV, por exemplo, possui mecanismos de criptografia dos dados armazenados para proteger as informações de seus usuários. Assim, além da acessibilidade remota aos dados, os escritórios também se sentem seguros.

Usuários com diferentes permissões conforme as regras de compliance do escritório

Outro aspecto importante a partir da LGPD é o mapeamento de fluxo de dados e de acessos. Quem tem acesso a que informação?

Além de ter um controle maior do escritório de advocacia, a limitação de acesso permite que, posteriormente, o escritório avalie as medidas cabíveis conforme suas políticas internas.

Um software jurídico que se preocupa com a proteção de dados oferece diferentes perfis de usuários e permite a atribuição de permissões personalizadas. Assim, consegue limitar acessos a informações sobre processos, por exemplo, ou outros dados importantes do escritório de advocacia.

Além disso, as atividades são registradas no sistema. Dessa maneira, pode-se ter uma noção de quem foi o último responsável por uma modificação no processo ou pela sua condução.

A LGPD não isenta o escritório pelas ações de seus colaboradores. Mas é importante lembrar que os sócios e gestores poderão tomar outras decisões, inclusive com ações judiciais posteriores, conforme a avaliação da conduta dos colaboradores responsáveis pelas informações.

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*Athena Bastos é mestra em Direito e analista de conteúdo do SAJ ADV - Software Jurídico.