A tecnologia aliada à gestão de contratos

Celebrar contratos faz parte da rotina de uma empresa. Sejam em negociações com clientes, fornecedores ou funcionários, o contrato se faz presente e necessário no mundo corporativo. E fazer o seu gerenciamento é fundamental, pois antecipa riscos, previne litígios e reduz custos.

Mas afinal, o que compreende a gestão de contratos?

A gestão de contratos nada mais é do que o monitoramento minucioso de todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, o gerenciamento de todas as etapas: pré-contratação,  contratação, execução e encerramento.

Apesar de ser importante, a gestão de contratos normalmente acaba sendo um desafio para a empresa, principalmente, se ela não tiver um fluxo de trabalho definido. Muitas vezes, a gestão fica restrita apenas ao armazenamento físico dos documentos e a falta de cuidado com o passo a passo do contrato (desde a criação até o seu encerramento ou renovação) impede a empresa de fazer um controle eficaz dos prazos. Essa deficiência corporativa acaba gerando renovações indesejadas e, consequentemente, gastos desnecessários.

A boa notícia é que, devido a tecnologia, hoje é possível que empresas de pequeno, médio e grande porte façam o monitoramento de seus contratos de forma eficiente e ágil. Ao longo dos últimos anos, surgiram no mercado diversos softwares voltados à gestão de contratos e os benefícios que estas plataformas trazem para as empresas são diversos, como, por exemplo:

1. Monitoramento de todo o ciclo do contrato;

2. Segurança nas informações;

3. Automação de processos;

4. Otimização de tempo;

5. Armazenagem de documentos (GED - Gestão Eletrônica de Documentos);

6. Desburocratização;

7. Agilidade;

8. Diminuição de custos;

9. Aumento de produtividade;

10. Gestão dos riscos;

Quando a gestão de contratos está ligada à tecnologia é possível que todo o ciclo seja realizado de forma eletrônica. Isso porque, além de permitir criar o documento desde o início, a maioria das plataformas também admitem que as partes envolvidas assinem o contrato através da assinatura eletrônica ou digital. Apesar de serem similares no nome, essas duas formas se diferem. Enquanto a assinatura eletrônica utiliza elementos de identificação pessoal como: número do CPF, confirmação por e-mail, palavra-chave, entre outros, a assinatura digital utiliza o certificado digital, ou seja, os métodos criptografados, que são mecanismos de segurança e privacidade, com objetivo de tornar o documento inviolável. Assim, mesmo que as partes envolvidas estejam a milhares de quilômetros de distância é possível assinar o contrato de forma rápida, sem burocracia.

A gestão de contratos é indispensável em qualquer empresa e não há dúvidas de que a organização que se preocupa com esta prática, além de ter inúmeros benefícios apresenta um diferencial perante os seus concorrentes, independente do ramo de atuação. 

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*Ana Cláudia Pereira Garcia é advogada responsável pela controladoria jurídica do escritório Motta Santos & Vicentini Advogados Associados.