Gestão de projetos como elo entre a gestão jurídica e inovação tecnológica

Não é novidade que a advocacia de alto volume mudou completamente ao longo dos últimos anos. De um lado, as empresas melhoraram os recursos e subsídios para que as defesas fossem robustas e assertivas e, por outro lado, a tecnologia viabilizou uma forma diferente de trabalhar, tornando possível a otimização das tarefas repetitivas e administrativas existentes na rotina dos advogados. Essa tecnologia trouxe diversos benefícios como:

 

• Maior tempo disponível para o desenvolvimento de novas teses;
• Peças jurídicas renovadas, com comunicação limpa, clara e que consiga trazer melhores resultados;
• Protocolos eletrônicos realizados em segundos;
• Cadastros perfeitos, mais seguros e confiáveis;
• Consulta ágil de resultados consolidados que permitem a análise que garanta a tomada de decisões mais precisa em cada processo;
• Verificação ágil de toda a legislação, jurisprudências atualizadas, precedentes, citações e qualquer fonte de informação jurídica.

Se a equipe de TI dos escritórios preocupa-se em desenvolver e colocar em operação as automações nas rotinas (vinculação de peças nos sistemas dos clientes, protocolo eletrônico automático, baixa dos documentos do processo eletrônico, jurimetria, etc.), os advogados ficam cada vez mais técnicos, fazendo um trabalho estritamente jurídico, dando tratamento minucioso em cada processo.

Visão de Gestão Jurídica

Com tantas mudanças, foi preciso harmonizar os procedimentos e fluxos vigentes praticados até aqui e rever toda a engrenagem. Os gestores da operação precisam redesenhar a estrutura montada para aperfeiçoar o trabalho interno, aproveitando as forças existentes em todas as pontas e redefinir a linha de produção.

Apesar da bagagem longa na carreira jurídica, com a visão precisa do negócio, conhecendo cada detalhe da operação e com uma visão de melhoria contínua com as inovações tecnológicas, os gestores de carteira/operação jurídica necessitaram reinventar-se para que fosse possível o sustento saudável nos escritórios. Isso não é tão fácil como parece. A rotina, a falta de tempo e de cronograma específico para cada projeto necessário para a nova engrenagem com envolvimento de várias áreas do escritório, dificultam o desenvolvimento das atividades necessárias. E, por mais experientes que sejam, lhes faltava alguém para ajudar nessa transformação, para colocar ordem na casa.

Sim! Os engenheiros de produção e gerentes de projetos com suas visões mais organizadas e abrangentes da esteira produtiva permitem uma união perfeita entre a expertise dos gestores e o trabalho técnico desses profissionais para por em prática as automações e as inovações e, enfim, conseguir atingir o almejado aumento de produtividade e maior eficiência.

E a Gestão Projetos?

O engenheiro de produção é capaz de atuar em diversos tipos de mercado e empresas por conta da sua visão completa de negócio aliado ao conhecimento de ferramentas, boas práticas e soluções. É possível dizer que o profissional pode fazer o papel de solucionador de problemas. A gerência de projetos, como uma área da Engenharia de Produção, por sua vez é o elo da engrenagem que faz com que os conhecimentos técnicos das soluções sejam colocados em prática.

Ao iniciar a atuação num escritório onde já existe uma área de TI, o gerente de projetos possui "meio caminho andado", pois conta com a disponibilidade de uma equipe responsável por desenvolver as melhorias tecnológicas para a rotina do escritório. Ainda assim, foi comum observar que algumas soluções desenvolvidas ficavam com pontas soltas ao longo do caminho, pois o principal papel da TI é, de fato, entregar a ferramenta pronta para uso do advogado.

Dessa maneira, é possível perceber a importância de uma área de gestão de projetos para atuar junto à equipe de TI e aos gestores jurídicos. O gerente de projetos é responsável por entender o problema vivido pelo advogado e buscar soluções. Além disso, a área é responsável pelo pré e pós projeto, por preparar a área ou equipe que será impactada, realizar ações de alinhamento e engajamento para garantir o sucesso das implementações, desenvolver materiais com detalhamento das soluções, controlar o cronograma de implementação e realizar ações para garantir que a Gestão da Mudança seja bem sucedida.

Resumidamente, o gerente de projetos busca por melhorias nos processos visando eliminar retrabalhos, maximizar a operação ao mesmo tempo em que reduz custos operacionais, aperfeiçoar o tempo, potencializar a lucratividade e aumentar a satisfação dos clientes, além de conectar as possíveis soluções com as estratégias do negócio.

Na parte prática, é possível ressaltar alguns exemplos bem sucedidos em projetos como:

• Utilização de desenhos para mapeamento da nossa esteira de produção, workflow de processos jurídicos, processos e procedimentos internos.
• Criação de fluxos lúdicos visto que o visual design é uma ferramenta importante para melhor entendimento e aderência da equipe;
• Mapeamento dos processos de uma carteira para buscar possíveis melhorias de eficiência através da criação de robôs que realizem procedimentos manuais;
• Implementação de rotinas e calendários na equipe de TI para garantir que as automações tenham a atenção devida para manutenções;
• Padronização da documentação dos projetos, bem como levantamento do escopo, riscos, stakeholders, comunicação, cronograma, entre outros elementos de gestão.
• Implementação de comunicação padronizada e contínua para que todo o escritório fique sempre ciente das nossas ferramentas;
• Implementação de rotina de treinamentos contínuos e criação de Manuais e Cartilhas para todas as ferramentas para garantir a aderência dos advogados às automações.;
• Criação de uma Gestão à vista dentro do próprio sistema para visão geral para verificação dos resultados;

Conclusão

A união do gestor jurídico com o gerente de projetos e o time de desenvolvedores, aliados à tecnologia e inovação trouxe, além da visão multidisciplinar, o amplo acesso às informações, tornando possível a todos os membros do escritório a visualização de toda a esteira, a operação jurídica e as ferramentas existentes, permitindo maior colaboração e aderência. O resultado disso é o efetivo progresso e a melhoria contínua.

Não há como resistir ao cenário atual multidisciplinar nos escritórios de advocacia, na medida em que, graças a essa visão geral, é possível facilitar e melhorar a operação jurídica e a sua atuação.

Como o cenário de inovação já é uma realidade no ambiente jurídico, a missão é aprimorar ainda mais, extraindo o máximo desse elo criado entre as equipes. Dessa maneira, damos continuidade a transformação de um escritório tradicional para um escritório multidisciplinar que entrega mais resultados para os clientes bem como a implementação de melhorias e automatizações com maior agilidade e em grande escala.

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*Fernanda Negreiros é advogada, gestora jurídica e sócia do escritório de advocacia Gondim Albuquerque Negreiros.

*May Linn Liao Amorelli é Engenheira de Produção e Gerente de Projetos do Escritório de advocacia Gondim Albuquerque Negreiros.