Desburocratização e simplificação: A MP 931/20 e a regulamentação da participação e voto a distância em reuniões e assembleia por meio da IN 79/20 do DREI

Em vista da pandemia mundial ocasionada pelo covid-19, bem como suas diversas implicações no cenário empresarial, dentre elas medidas preventivas de restrição de circulação e aglomeração de pessoas, foi publicada em 30 de março de 2020 a medida provisória 931 a qual, dentre várias estipulações, acrescentou o artigo 1.080-A na lei 10.406/02 (Código Civil), art. 43-A da Lei Geral do Cooperativismo e 121, §§ 1º e 2º, da LSA prevendo a possibilidade de participação e votação a distância para reuniões ou assembleias, com as seguintes redações:

Art. 1.080-A. O sócio poderá participar e votar a distância em reunião ou assembleia, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Art. 43-A. O associado poderá participar e votar a distância em reunião ou assembleia, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Art. 121. A assembléia-geral, convocada e instalada de acordo com a lei e o estatuto, tem poderes para decidir todos os negócios relativos ao objeto da companhia e tomar as resoluções que julgar convenientes à sua defesa e desenvolvimento.

§ 1º Nas companhias abertas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos do disposto na regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários.

§ 2º Nas companhias fechadas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Dessa forma, a MP 931, promulgada no dia 30 de março de 2020, possibilitou nas sociedades limitadas, sociedades cooperativas e sociedades anônimas fechadas a realização de reunião ou assembleia de sócios com participação e voto a distância, cabendo ao Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (DREI) realizar a sua regulamentação.

Em seu "modo turbinado", o DREI, por meio da instrução normativa 79 de 14 de abril de 2020, regulamentou como serão tais assembleis e reuniões feitas à distância. Vejamos algumas disposições importantes acerca do tema.

A referida IN prevê que as reuniões e assembleias de sociedades anônimas, fechadas, limitadas e cooperativas podem ser semipresenciais ou digitais. Assim sendo, serão semipresenciais quando for possível a participação no local físico da realização do conclave (art. 1º, I) ou à distância, caso em que a participação pode ocorrer mediante o envio de boletim de voto e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico (art. 1º, §2º). Neste seguimento, será digital quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, caso em que o conclave não será realizado em nenhum lugar físico (art. 1º, II), também seguindo as medidas de envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico (art. 1º, §2º).

É importante ressaltar que o instrumento de convocação deve informar em destaque que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, além de detalhar como será a participação na reunião e como será o voto a distância (art. 2º, §2º). Destaca-se que a sociedade deve adotar um meio que seja acessível para todos (art. 2º, §4º). Ademais, A IN faz um importantíssimo destaque em seu artigo 2º, §5º, o qual exime totalmente a responsabilidade da sociedade por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores e por quaisquer outras situações que não estejam a seu controle.

Ainda sobre o anúncio de convocação frisa-se que este deve listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados e demais representantes legais sejam admitidos na reunião ou assembleia (art. 3º caput).

No tocante ao envio prévio de documentos foi facultado à sociedade solicitar os documentos mencionados no anúncio de convocação - que devem ser admitidos por meio e protocolo eletrônico - (art. 3º, §1º). Entretanto, contanto que o acionista, sócio ou associado envie os documentos até trinta minutos antes do horário estipulado da abertura dos trabalhos, pode participar da reunião ou assembleia, ainda que o anúncio de convocação estipule um prazo inferior a este (art. 2º, §2º).

A IN destaca, ainda, como dever da sociedade a manutenção de todos documentos relativos à reunião ou assembleia semipresenciais e digitais e a gravação de tela pelo prazo aplicável à ação que vise anulá-la (art. 4º, parágrafo único).

Como regulamentação, o DREI dispôs que, para todos efeitos legais, os presentes na reunião serão aqueles que a ela compareça ou que se faça representar fisicamente (art. 5º, I); ou cujo o boletim de voto a distância foi aceito e validado pela sociedade (art. 5º, II) ou aquele que pessoalmente ou por meio de terceiro registre presença no sistema eletrônico de participação (art. 5º, III). Por fim, dispõe a possibilidade de os livros serem assinados separadamente pelo presidente e pelo secretário, certificando no documento que os acionistas, sócios ou associados estavam presentes na reunião (art. 5º, parágrafo único).

Destaca se que o sistema eletrônico que a sociedade adotar deve garantir vários requisitos, quais sejam, segurança, confiabilidade e transparência do conclave (art. 6º, I); o registro da presença dos sócios também é necessário (art. 6º, II); a preservação do direito de participação do acionista, sócio ou associado durante todo conclave (art. 6º, III); o exercício do direito de voto a distância, bem como seu respectivo registro (art. 6º, IV); possibilidade de ver os documentos apresentados durante o conclave (art. 6º, V); possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados (art. 6º, VI); necessidade da gravação e arquivamento do conclave (art. 6º, VII) e a participação de administradores e pessoas autorizadas a participar do conclave e cuja sua participação é obrigatória.

Além disso, a IN contempla requisitos necessários ao boletim de voto a distância, devendo este conter todas as matérias da ordem do dia da reunião ou assembleia (art. 7º, I); a sociedade deve orientar, também, como será feito o envio do mesmo à sociedade (art. 7º, II); indicando quais documentos devem acompanhar o boletim para que se verifique a identidade do acionista, sócio ou associado (art. 7º, III) e deve dispor sobre todas as formalidades necessárias à validade do voto (art. 7º, IV) bem como a disponibilização do boletim em versão passível de impressão e por meio de sistema eletrônico disponível na rede mundial de computadores (art. 7º, parágrafo único).

Outrossim, a descrição das matérias a serem deliberadas deve ser clara e objetiva, sem induzir a qualquer tipo de erro (art. 8º, I). A IN delimita, ainda, que a proposta formulada deve indicar o nome de seu autor bem como se limitar às opções de voto em aprovar, rejeitar ou abster-se (art. 8º, II).

Dispõe a regulamentação que o boletim de voto a distância deve ser enviado na data da publicação da primeira convocação para reunião ou assembleia digital e deve ser devolvido no prazo de no mínimo cinco dias antes da data da realização do conclave (art. 9º caput). Recebido o boletim de voto a distância, a sociedade tem, no máximo, dois dias para comunicar o recebimento do voto bem como se os documentos que o acompanham e o próprio voto são válidos ou não e se há necessidade de reenvio de algum documento ou retificação do voto. Caso haja essa necessidade de reenvio ou retificação a sociedade deve indicar qual o procedimento e prazo para se realizar tal feito (art. 9º, I, II).

Cumpre esclarecer que em conformidade com o artigo 9º, §3º da IN, o envio de boletim de voto a distância não impede o acionista, sócio ou associado de se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital respectiva e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, nesta situação o boletim enviado será desconsiderado.

Quanto à regulamentação da ata, esta deve conter informação de que a reunião ou assembleia foi semipresencial ou digital, informando a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso (art. 10, §1º).

Por sua vez, os membros da mesa da reunião ou assembleia devem assinar a ata e consolidar em documento único a sua presença (art. 10, §2º). Há, ainda, a possibilidade da mencionada ata ser elaborada por meio digital, caso em que as assinaturas dos membros devem conter certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica (art. 10, §3ª, I). Por fim, no tocante à ata, o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos nesta Instrução Normativa (art. 10, §3º, III).

A IN 79 trata, também, dos casos em que as reuniões e assembleias que já foram convocadas e ainda não realizadas devido às implicações do COVID-19, poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância (art. 11).

As alterações trazidas pela MP 931/20 e regulamentadas pela IN 79/20 são um inegável avanço para o Direito Empresarial e, em especial, para o Direito Societário no caminho da desburocratização e simplificação. Louvável o trabalho realizado para propiciar ao ambiente empresarial brasileiro, não apenas nesse período de quarentena, mas também quando tudo voltar à normalidade, a possibilidade de realização de reuniões e assembleias semipresenciais e digitais. As mudanças são sempre bem vindas, parabéns a todos os envolvidos!

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*Luciano Fernandes é acadêmico do curso de Direito da Escola Superior Associada de Goiânia (ESUP-FGV). Sócio da empresa Formaflex LTDA, com atuação principal na área de gerência comercial e departamento jurídico.

*Marina Zava de Faria é advogada e professora. Atuação com ênfase em Direito Empresarial. Doutora em Direito Comercial pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP).