Home office - Como melhorar a produtividade nos serviços jurídicos em tempo de Covid-19

O Covid-19 mudou a realidade e a rotina do mundo, de repente, sem preparação, fomos obrigados a ficar em casa, tivemos que usar toda nossa criatividade, disciplina, organização para conseguir transformar uma tendência de mercado em uma necessidade compulsória: o HOME OFFICE.

Em um clima de tensão e incertezas, como continuar a produzir, mantendo sua equipe próxima e engajada? Só há uma palavra de ordem: PROXIMIDADE. Por mais contraditório que pareça, estar perto, se fazer presente na vida e no trabalho do seu time e dos seus clientes faz a diferença na sua perpetuidade no mercado.

Medidas provisórias, decretos e projetos de leis são respectivamente editados, aprovados e publicados a cada dia. A atuação próxima dos clientes para mantê-los atualizados e informados de como adotar condutas de mitigação de riscos e custos com segurança jurídica é essencial.

Entendendo que é um momento de isolamento físico e não social, investir energia na aproximação e comunicação com os clientes por meio de processos e ferramentas tecnológica nos auxilia a manter a performance jurídica.

Somos digitais. A quarentena nos mostrou como podemos usar a tecnologia para sermos mais eficientes. Nos ensinou novas formas de nos relacionarmos, buscar parcerias criativas em um ambiente de pouca ou nenhuma certeza, mas de muita experimentação e aprendizagem.

Planejar a execução das atividades auxilia a organizar e melhorar a produtividade neste contexto:

Dicas de produtividade

Indivíduos tem características peculiares, entender as particularidades da sua forma de trabalho é importante para incrementar sua produtividade. O que funciona para você? Como consegue se concentrar melhor?

As dicas são muito válidas, mas todas têm que ser adaptadas para a sua realidade, seu tipo de trabalho e o que funciona para você!

Organização e Disciplina:

• Planeje seu dia de forma viável, estabelecendo o tempo de conclusão de suas atividades (temos a tendência a querer resolver tudo em um dia só e nos frustramos por não conseguir). Esteja sempre aberto a "replanejar" sempre que necessário suas atividades.
• Crie uma rotina, estabeleça horário para suas tarefas (atividade física, tarefas domésticas e atividades relacionadas aos outros papéis que desempenha), mas não se deixe escravizar por essa ideia. A flexibilidade é uma vantagem neste momento (desde que não leve apenas a assaltos à geladeira e atividades procrastinatórias).
• Defina prioridades: o que é urgente, o que é importante. Dê foco às atividades que trarão mais resultados e evite distrações. O grande vilão das prioridades é o NÃO, ou a ausência dele. Precisamos aprender a dizer NÃO e a delegar atividades quando necessário. 
• É mais complexo? É prioridade? Comece com ele! Temos a tendência a procrastinar e quando vemos o dia já acabou e não ocupamos nosso tempo com o que é importante e gera resultado.
• Evite olhar por muitas vezes as redes sociais. Reserve períodos de tempo para esse acesso. Geralmente interrompem a atividade que está sendo executada e se perde o foco.
• Tenha sempre claro quais são os objetivos e o preço a pagar em caso de atraso ou descumprimento de alguma responsabilidade assumida. Para conseguir cumpri-la, pode-se dividi-la em atividades menores e delegar parte, quando possível.
• As tarefas possuem um valor químico, por isso é importante anotar o que está sendo realizado para não ter a sensação de ter trabalhado muito e não ter feito nada. Tique a tarefa quando finalizada, quando concluímos uma atividade temos uma sensação de euforia e conquista, são cargas de serotonina, dopamina e oxitocina, combustíveis para os próximos desafios.
• Intervalos durante a jornada: pequenas pausas no trabalho são importantes para aumentar a produtividade (beba água, faça uma pequena caminhada, faça um alongamento). 
• Organize seu espaço de trabalho, deixe um canto delimitado para isso (muitas vezes misturamos a mesa da sala que vira escritório, junta com o jantar, onde as pessoas deixam as coisas quando chegam em casa, vira uma bagunça). Deixe em seu local de trabalho apenas o que vai ser utilizado naquele momento;
• Vale lembrar: vista-se de forma adequada ao trabalho, além de criar um gatilho de início de jornada, muitas vezes você pode precisar entrar em uma reunião por vídeo chamada.
• Registre a experiência do Home Office para você (o que funcionou e o que não funcionou). Essa pode ser uma realidade a ser posta em prática.

Comunicação:

• Lembre-se que você pode estar presente sem estar perto, então crie encontros com a equipe, faça reuniões virtuais. Dispomos de diversas ferramentas para tal: Zoom, Hangout, Skype, houseparty, entre outras;
• Seja direto e claro em suas comunicações, sem a linguagem corporal e contextos, é imprescindível uma comunicação assertiva. Recapitule o que foi dito, registre em ata ou por email e compartilhe todos os materiais necessários, também há diversas ferramentas para este fim: google docs, google drive, trelo (acompanhamento de projetos), etc.

Estamos em um momento de incertezas e trazer um pouco de "normalidade" para o dia a dia é cada vez mais importante. E como dito, não há receita de bolo, veja sempre o que funciona PARA VOCÊ!

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*Natália Campos é diretora de RH no escritório Medeiros Advocacia e Consultoria