Pandemia, isolamento, TI e KM em escritórios de advocacia

As orientações e experiências dos países que estão lidando melhor (ou menos pior) com o assunto indicam para mantermos ao máximo possível o isolamento social (exceto dois presidentes) e a consequência imediata é a obrigatoriedade de trabalho "home office" para aqueles que tem essa possibilidade.

No caso específico de escritórios de advocacia, essa possibilidade já vinha sendo cogitada há algum tempo tendo em vista as características intrínsecas ao trabalho do advogado. Como já discutimos anteriormente em outras minhas reflexões, essa profissão exige do profissional alta capacidade de análise ao entender o desafio trazido por seu cliente, conhecimento e experiência para avaliar as possibilidade existentes nas leis, o poder da síntese para ligar esses dois pontos e utilizar o que mais se encaixa ao assunto e finalmente a capacidade escrita ou oral de expressar adequadamente as suas teses e convicções. Apesar de, em escritórios de advocacia maiores, existirem setores especializados em determinadas teses ou áreas possibilitando discussões internas sobre o tema, o trabalho do advogado é basicamente individual.

Para poder desenvolver bem seu trabalho todo advogado necessita, além do exposto acima, ter acesso a toda informação necessária e possível "nas pontas dos dedos" e é exatamente neste ponto que entra em discussão o tema dessa reflexão.

Óbvio que ninguém poderia prever essa gravíssima situação que estamos vivendo nesses últimos dias e que provavelmente iremos conviver por um bom tempo (exceto Bill Gates que teve um insight sobre o assunto em 2015!), mas aqueles que já haviam começado a pensar na possibilidade de desenvolver ferramentas que possibilitassem o trabalho remoto, com certeza vão se dar melhor na atual situação.

O primeiro ponto é a tecnologia em nuvem, que já está disponível há alguns anos e aqueles que tiveram uma postura mais inovadora (sem aquela visão retrograda de que as informações estão mais seguras internamente) e perceberam que a sua adoção seria uma vantagem competitiva, novamente estão "bem na fita" agora. Aqueles que já a adotaram sabem muito bem que não é um processo simples e que exige muito planejamento, esforço, treinamento e investimento e isso não se faz de uma hora para outra, mas efetivamente conseguiram uma vantagem competitiva que está evidenciada no atual momento.

O segundo ponto sobre o qual eu tenho "batido nessa tecla" há muito tempo é a Gestão do Conhecimento ou KM (mais fácil de escrever). Não adianta nada ter a tecnologia de ponta se a empresa não tiver as suas (e dos outros) informações catalogadas, indexadas e disponibilizadas de maneira ágil e intuitiva para que o advogado possa desenvolver bem o seu trabalho.

Em outras palavras, podemos reformular das seguintes maneiras mais elaboradas:

• Onde estão as informações relevantes?
• Como fazer para encontrá-las?
• Quais são as experiências?
• Quais os profissionais que mais entendem do assunto?
• Quais os casos similares e suas soluções (interna e externamente)?

A pedra fundamental para se começar a pensar na implementação do conceito de KM e a adoção de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (o famoso GED) e  se o próprio não fornecer, a adoção de um motor de busca corporativo "Search Engine" que disponibiliza de uma maneira rápida e simples o acesso às informações

Além disso precisa haver o envolvimento de toda a estrutura para que tudo funcione, ou seja, C-Suite, responsável pela definição do direcionamento, ERP, a origem das informações financeiras, jurídico, a grande produtora de conhecimento, CEDOC, ou Centro de Documentão, o catalogador toda a informação, Recurso Humanos, servindo de treinador e motivador, marketing, olhando para as tendências e garimpo de informações externas.

Considero que esta crise trará a consolidação desses conceitos e aqueles que conseguirem implementar em suas empresas a combinação correta e eficiente entre Tecnologia e Gestão das Informações e do Conhecimento serão os vencedores futuros.

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*José Paulo Graciotti é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial.