Seu escritório conhece o que sabe? A gestão do conhecimento responde!

A frase à primeira vista pode parecer sem sentido ou estúpida, mas tem o objetivo de chamar a atenção para um problema enorme que afeta a grande maioria das empresas e também escritórios de advocacia, principalmente aqueles maiores com várias filiais e um número grande de colaboradores.

Em outras palavras, podemos reformular das seguintes maneiras mais elaboradas:

• A empresa sabe exatamente onde estão as informações relevantes para sua atividade?
• Onde estão catalogados e armazenados o conhecimento, a experiência e o know-how acumulados ao longo do tempo?
• Quem são e onde estão as pessoas que detêm conhecimento tácito em determinado assunto?
• Quais são os dados internos e estatísticas externas relevantes ao negócio e como acessá-los?

 A frase "Data is the new Oil", cunhada pelo matemático Clive Humby em 2006 foi reescrita e publicada pelo The Economist em 2017 como "The world's most valuable resource is no longer oil, but data" e ambas retratam a importância atual da informação (em todos os sentidos).

Para se conseguir garimpar, cadastrar, indexar, armazenar e disponibilizar de modo facilmente acessível é necessária a adoção da cultura de Gestão do Conhecimento (KM em inglês) na empresa criando-se uma equipe multidisciplinar e envolvendo-se vários setores da empresa. Em escritórios de advocacia mais tradicionais tem-se a imagem de que gestão do conhecimento se resume à existência de um "minutário" com todas as minutas criadas e utilizadas, mas o conceito é muito mais abrangente!

A Gestão do Conhecimento envolve vários departamentos e um número grande de tipos de informação que devem ser identificadas, localizadas, catalogadas, indexadas e colocadas à disposição dos usuários de forma que seu acesso seja simples, intuitivo e ágil.

Lembremos sempre que escritório de advocacia vende basicamente conhecimento e que seu fator de produção são as pessoas e estas, por sua vez, não podem ser armazenadas sem custos (como uma matéria prima num deposito). Cabe então à gestão do conhecimento promover a disseminação deste último de modo a minimizar o tempo de acesso ao conhecimento prévio já produzido e armazenado e otimizando o tempo de produção de novos trabalhos. 

A figura acima mostra quais deverão ser os setores envolvidos no processo e quais podem/devem ser as informações perseguidas e catalogadas nesse processo de refinamentos sucessivos, como na figura ao lado.

Setores envolvidos:

1 - C-Suite. É a área responsável pela definição do direcionamento e objetivos da empresa de modo a nortear todo o processo, desde a identificação das informações até a sua utilização final.

2 - ERP. É a origem das informações financeiras e estatísticas de produtividade, rentabilidade, bem como de todos os dados numéricos internos.

3 - Juridico. É com certeza a parte mais importante no processo, pois é a grande produtora de conhecimento e a definidora da importância para sua utilização futura.

4 - CEDOC, ou Centro de Documentão. É também fator crítico no processo, pois é o crivo de toda a informação criada dentro da empresa e responsável pela crítica, catalogação deduplicação, indexação e publicação do conhecimento produzido.

5 - Recurso Humanos. É o responsável pela identificação das necessidades servindo de ponte entre o setor produtivo e o de gestão da documentação bem como o treinamento e motivação na utilização das ferramentas.

6 - Marketing. Responsável pela identificação das necessidades internas, tendências externas e garimpo de informações externas.

7 - Tecnologia. Com certeza é o coração de todo o processo fornecendo as ferramentas necessárias para todos os setores anteriores e em todos os processos envolvidos na identificação, na catalogação com a criação dos metadados necessários, na indexação correta das informações e principalmente na disponibilização fácil e intuitiva nos processos de busca e utilização.

Para que o processo seja efetivo, há a necessidade de se criar um fluxograma de trabalho, ou seja, definir quem são os geradores de conhecimento; quem definirá o tipo das informações importantes / relevantes a serem garimpada e quem serão os classificadores / verificadores (aqueles que farão a classificação e a verificarão da qualidade, a duplicidade e o interesse). Além disso como será feita a indexação e disponibilização fácil e intuitiva.

Resumindo: muito trabalho a fazer, mas os resultados no aumento eficiência e produtividade serão extraordinários!

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*José Paulo Graciotti é consultor, palestrante internacional, autor do livro "Governança Estratégica para escritórios de Advocacia", já editado em 3 idiomas, sócio e fundador da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro da ILTA- International Legal Technology Association e da ALA - Association of Legal Administrators. Há mais de 30 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia.