Armazenamento em meio eletrônico

Uma das importantes novidades trazidas pela medida provisória 905 foi autorizar o armazenamento eletrônico dos documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, incluindo aqueles relativos a normas regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho.

A previsão busca adequar a legislação trabalhista à realidade atual, que tem a tecnologia como instrumento de simplificação, economia e rapidez, fazendo parte do dia a dia de qualquer empresa e de qualquer cidadão. A utilização de meios físicos de armazenamento documental é cada vez menos necessária, inclusive por se tratar de prática não ecológica e contrária ao desenvolvimento sustentável. Não há razão para se gastar tempo, espaço e dinheiro em arquivamento de papel, quando existe tecnologia para promover o armazenamento em meio eletrônico.

A depender do documento, a empresa deve arquivá-lo por até 30 anos como, por exemplo, acontece com documentos relacionados ao FGTS, em que para alguns casos a prescrição ainda é trintenária. É obviamente inviável e descabido que os empregadores sejam compelidos a armazenar papéis por tanto tempo.

A medida provisória não apenas favorece aqueles que detêm a obrigação de guarda documental como, em última análise, protege toda a sociedade e o próprio sistema probatório, pois os meios eletrônicos são menos suscetíveis de adulteração e não há risco de perecimento ou perda do documento com o tempo. O arquivamento físico apresenta grande risco de extravio, danificação ou de incorreto armazenamento que, aliado à falta de indexação eficiente, dificulta a localização das informações necessárias.

O novo dispositivo da CLT, na realidade, reproduz uma autorização que já decorria de legislação específica (lei 12.682/12), a cujos termos se reporta. Assim, o armazenamento não é ilimitado, devendo observar os critérios lei 12.682/12. Dessa forma, a digitalização do documento físico deve manter sua integridade e autenticidade e, se necessário, deve-se utilizar o certificado digital. No caso de digitalização fiel, se autoriza o descarte do documento físico, sendo que o documento, seja eletrônico, seja digitalizado, tem a mesma validade do que o físico, nos termos do art. 2º-A,  § 1º da referida lei.

Apesar da inovação, é recomendável aguardar a conversão da medida provisória em lei para iniciar o descarte de documentos físicos, visto que ainda se verifica certa resistência de departamentos do Poder Público no âmbito trabalhista na aceitação de documentos digitais.

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*Giovanna de Sousa Guglielmi é colaboradora no Rocha e Barcellos Advogados.

*Mauricio Reis é advogado no Rocha e Barcellos Advogados.