Turbinando o contas a pagar na advocacia

Para os profissionais envolvidos no processo de organização financeira da banca, esta visão tem que ser ampla, observando e principalmente questionando a si próprio, como melhorar o desempenho e métodos de trabalho, no contas a pagar.

Em muitas conversas e andanças por escritórios de advocacia no Brasil, a percepção é que 99% dos escritórios, desde aquele escritório pequeno, com um advogado e uma secretária, até aquela banca com mais de 100 (cem) profissionais, tem o foco no lucro. Não que essa visão seja "errada", porém esquecem de olhar seus custos e despesas. Pois como é possível conhecer o lucro, sendo que não reconheço os meus custos e despesas, deixando-os assim, "órfãos" no escritório?

A pergunta que não quer calar é: Como faço isso? Quem poderá ser o responsável? Como iniciar esse controle?

A resposta é simples, mas o difícil é a aplicação na prática e continuidade nos processos rotineiros do escritório, pois tudo isso leva tempo e muitas vezes até mesmo, dinheiro. Porém, sem essas devidas ações, o escritório, vai sempre deixar aquele "filho" esquecido e órfão.

Para responder as perguntas feitas acima, sugerimos 3 (três) ações práticas, para início imediato dos envolvidos no financeiro e com acompanhamento dos sócios, pois só assim todos terão uma visibilidade melhor e conhecendo aquele "filho" esquecido e não muito desejado por todos.

1º passo: Inicie um levantamento de todos os custos e despesas do escritório. Se não existir um sistema de controle, como um software e outras ferramentas integradas, uma simples planilha, vai resolver de imediato. Criando uma planilha simples, com as seguintes colunas: Data de emissão do título ou boleto, data de vencimento, data de pagamento (inserir a data somente quando for pago), valor a pagar (inserir o valor inicial), valor pago (informar qual valor foi pago, pois se houver atraso de pagamento poderá incidir multas e juros), descrição do pagamento (Ex: pagamento referente a reforma do escritório), nome do credor ou fornecedor e por último, informar qual centro de custo ou melhor, para qual finalidade foi aquele pagamento (Ex: eeformas, energia elétrica, aluguel, salário e etc).

OBS: Lembrando que deverá ser informado todos os custos e despesas do escritório, desde 1 (um) pacote de bala servida ao cliente, até mesmo a saída de valores referentes a custas bancárias, estacionamento, combustível (veículos que são usados a serviços do escritório). 

2º Passo: Após "planilhar" e detalhar todos os custos e as despesas do escritório no mês, repita e replique isso para os vencimentos dos próximos 6 (seis) meses. Informando os valores já previstos fixos do escritório, exemplo: aluguel, condomínio, financiamentos e outros, valores que não se alteram mensalmente. Faça isso também para os custos e despesas variáveis, calculando a média mensal de todos, como por exemplo: energia, água, telefone e outros itens cujo valor da próxima fatura ainda não é conhecido, somente se sabe que ela chegará.

Obs: lembre-se de guardar os documentos físicos, como boletos, promissórias e outros. Indicamos que seja em uma pasta sanfonada com número de datas, assim será arquivado ali os documentos por ordem de vencimento. Ou seja existirão dois controles, o físico e o digital, reduzindo assim a margem de erro na gestão do contas a pagar.

3º Passo: Pronto! Depois de tudo separado e organizado, o contas a pagar do escritório começa a tomar uma forma, e o filho até então desconhecido, começa a tornar-se parte da família, e sendo abraçado pelos familiares. Agora o terceiro passo é o mais difícil, já que o início desse controle não terá mais fim, a etapa que será acompanhada constantemente pelos responsáveis envolvidos no processo e também pelos sócios do escritório, através de relatórios semanais e mensais de acordo com as ações tomadas e continuadas nos passos anteriores.