Planilhas jurídicas e benefícios do controle de atividades na advocacia

Organização é a chave do sucesso para muitos negócios, inclusive a advocacia. Contudo, nem sempre é fácil realizá-la de forma adequada. É preciso, antes de tudo, pensar em como essa organização será feita, de modo que otimize produção e administração. No caso da advocacia, a principal dificuldade é que ninguém ensina aos advogados como fazer a gestão do escritório de advocacia. Alguns recorrem à implementação de um software jurídico, por compreenderem os benefícios da tecnologia na gestão para advogados, mas muitos ainda são adeptos das planilhas jurídicas. E, de fato, elas funcionam em diversas situações, ainda que demandem maiores cuidados de manutenção. E podem ser benéficas para questões como gestão de prazos processuais, cadastro de clientes e controle de atividades.

No que se refere ao controle de atividades, há diferentes estratégias que podem ser empregadas. Por exemplo, pode-se optar por um kanban para organizar as atividades semanais. No entanto, uma estrutura para registro das atividades e controle periódico acaba sendo a opção de muitos escritórios. Afinal, é uma ótima forma de verificar também o que a equipe do escritório produziu num intervalo de tempo, acompanhando a sua produtividade. E desse modo, tomar decisões sobre o que pode ser implementado nas estratégias do escritório de advocacia.

Por essa razão, aqui estão alguns benefícios de ter uma planilha de controle de atividades para escritórios de advocacia.

Gestão completa do escritório de advocacia

Nada melhor do que saber tudo o que ocorre dentro do seu escritório e não ser pego de surpresa. Com uma planilha de controle de atividades, então, é possível cadastrar as atividades realizadas por cada membro de sua equipe, mas sem desorganizar a gestão. Para isso, também se inserem importantes dados do processo como:

• descrição da atividade;
• cliente relacionado;
• tipo de atividade;
• status;
• categoria de trabalho.

Ainda que o objetivo da planilha seja controlar as atividades dentro do escritório de advocacia, não se perde o controle sobre os processos, um risco comum no uso de planilhas. 

Apesar da organização, o uso de planilhas requer uma atenção maior à sua alimentação que um software jurídico por exemplo. Isso porque um software já faz a integração automáticas de dados. Dessa forma, ao criar uma tarefa ou um compromisso, já se pode vincular a um processo ou cliente, o que não acontece numa planilha. 

Portanto, se o escritório possui uma planilha apenas para o controle de prazos processuais, precisa estar atento a esses diferentes documentos. Ainda assim, é uma ferramenta que supre algumas necessidades de gestão na advocacia.

Atribuição de responsabilidade

Atribua responsabilidades também com uma planilha de controle de atividades. Cadastrando os integrantes de sua equipe, depois é possível atribuir em coluna própria aquele responsável por determinada atividade. Assim, torna-se mais fácil fazer a divisão de tarefas dentro do escritório e verificar o que cada integrante faz em um período de tempo. 

Ainda que a atribuição de tarefas não se iguale à de um software jurídica, pois este permite a delegação de tarefas e notificação, é uma excelente saída para quem trabalha em equipe. Além disso, pode-se contar com o uso de gráficos para comparação e controle não apenas do que cada um produz, mas também do que é produzido dentro do escritório.

Melhore a rotina do seu time

Um dos maiores problemas de trabalho contemporâneo é a sobrecarga dos profissionais. E a síndrome de burn-out também está presente na advocacia. Quando se deseja fazer tudo, muitas vezes, não se deixa um tempo para viver fora da profissão. Ou mesmo é possível ter a sensação de que não há tempo hábil para o que precisa ser feito, quando uma boa organização resolveria o problema.  

Com uma planilha de controle de atividades, pode-se verificar o tempo dedicado às atividades e o que pode ser otimizado.

Preencha a planilha conforme os responsáveis, tenha gráficos de performance de sua equipe, saiba como e onde investir em melhorias e ganhe tempo para se dedicar ao que importa para você e sua equipe.

Para acessar a planilha gratuita, acesse: https://materiais.sajadv.com.br/controle-atividades-juridicas

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.