Novas e velhas tecnologias auxiliam na prestação dos serviços jurídicos

Antes de entrar na discussão propriamente dita, cabem aqui algumas considerações para trazer para a atualidade alguns conceitos antigos que podem ainda estar enraizados na cabeça de alguns profissionais.

A profissão do Direito, apesar de ser totalmente humana e nada cartesiana, sempre fez uso intenso da tecnologia e cada vez mais esse grau de utilização está determinando ultimamente o nível de sucesso na prestação dos serviços jurídicos.

O conceito antigo de que escritório de advocacia não é uma empresa e que a atividade jurídica não é mercantilista, também caiu por terra há vários anos. A partir do momento que dois ou mais advogados se associam para criar um escritório, por menor que seja, já começam aparecer as vantagens e as dores dessa associação criando a figura de uma empresa.  A pergunta que faço é a seguinte: Se não é empresa, então como caracterizar escritórios que chegam a ter centenas de advogados e faturam na casa de centenas de milhões de Reais?

A percepção da qualidade na prestação desses serviços evoluiu de um único avaliador, ou seja, a qualidade técnico-jurídica para uma combinação de avaliadores que são comuns a todos os prestadores de serviços do mercado, ou especificamente, qualidade + atendimento + tempo de resposta + preço!

As Empresas Prestadoras de Serviços Jurídicos devem fazer uso de toda e qualquer tecnologia ou qualquer outro auxílio que as torne maios ágeis, produtivas e competitivas e o mercado atual apresenta uma miríade de opções, porém há a necessidade de se avaliar a melhor opção para cada necessidade. Segue uma relação de empresas / serviços / sistemas que podem ajudar no difícil desafio de se distinguir nesse mercado cada vez mais competitivo.

Tecnologias tradicionais:

Timesheet - Deste sempre essa é a melhor ferramenta de gestão de qualquer escritório de advocacia. Discutível naqueles escritórios que trabalham exclusivamente com volumas altos de processos, mas que deve ser substituído por alguma outra ferramenta de controle. No passado era a base para todo e qualquer faturamento, mas atualmente demonstra sua importância muito mais como ferramenta de gestão.

Sistemas de ERP (tradicionalmente chamados de sistemas de faturamento) - Junto ao Timesheet, é o coração da empresa e a adoção de um sistema moderno e eficaz pode trazer uma enorme diferença na gestão financeiro-operacional da empresa.

Sistemas de Acompanhamento Processual - também outra ferramenta vital para a sistematização das atividades processuais e gestão de equipe e trabalho. Ultimamente costumam ser associados aos sistemas de ERP.

Sistema de Gestão de Documentos (GED) - Apesar de ser razoavelmente antigo no  mercado, ainda alguns escritórios brasileiros ainda não descobriram a sua real importância.  A principal diferença entre esses sistemas e o tradicional método de arquivar documento em pastas é a sua metodologia de indexação dos mesmos utilizando-se de classificadores e taxonomias, permitindo agilidade no processo de arquivamento e a garantia de localização rápida da busca.    

Esses sistemas citados, no meu ponto de vista não são opcionais. Formam o conjunto mínimo para qualquer prestador de serviço jurídico profissional!

Novas Tecnologias:

Análise de Documentos: Sistemas utilizando algoritmos de inteligência artificial capazes de identificar o conteúdo e contexto do documento. Utilizados em processos de volume onde há uma quantidade enorme de solicitações (petições) com temas bastante repetitivos. Ajuda na eficiência e rapidez das respostas.

Jurimetria e Predição:  Sistemas que analisam estatisticamente os resultados dos processos, decisões de tribunais, Juízes, etc. Contribuem muito para melhorar a qualidade das previsões fornecidos pelos escritórios aos clientes (cartas de auditoria com as famosas palavras "provável", "possível" ou "remoto"), fornecendo estatísticas e probabilidades numéricas. 

Automação de documentos: tecnologia não tão recente assim, mas que tem tomado força por conta das outras. Utiliza também conceitos de IA e gera documentos baseados em questionários respondidos por usuários. Novamente, para ser eficiente, é necessário um alto grau de repetitividade.

Análise Financeira de carteira de Processos: metodologia que traz para o mercado jurídico o conceito financeiro de valor no tempo associado a análise estatística de riscos e big data. Baseado nesses conceitos, a decisão de continuar o processo ou fazer acordo passa a ser puramente financeira.  Fundos de Investimento estão se aproximando desse mercado e adquirindo carteiras consideradas problemáticas para grandes clientes (novamente grandes volumas).

NLP: sistemas baseados na análise cognitiva da linguagem natural estão ajudando enormemente em vários dos exemplos anteriores e também muito nos processos de investigações internas e compliance possibilitando o entendimento do contexto e não só das palavras.

e-Discovery : apesar de não existir no Brasil a previsão legal ou processual (como nos EUA) onde todos os documentos relativos a uma disputa devem ser armazenados um repositório eletrônico, ao longo do tempo as empresas de desenvolvimento de sistemas de e-discovery acabaram aperfeiçoando enormemente os mecanismos de busca inteligente de suas ferramentas ("search engines"). Essas melhorias acaberam sendo sido incorporadas em vários outros sistemas de gestão de documentos.    

Prestadores de Serviços Auxiliares: 

Redes de Advogados e Correspondentes: várias empresas se especializaram em compilar uma grande maioria de prestadores de serviços advocatícios em centenas de cidades brasileiras (alguns até com avaliadores à la "trip advisor") obtendo assim um excelente banco de dados para aqueles que possuem processos espalhados pelo País. Serviço interessante para grandes escritórios   de advocacia e departamentos jurídicos para diminuir custos de deslocamentos.

Extração de dados públicos:  outra vertente são empresas que se especializaram em criar bancos de dados contendo informações públicas de processos e outras informações publicas oferecendo um serviço que possibilita a elaboração de uma infinidade de estatísticas.

Prestadores Alternativos de Serviços Legais (ALSP):

Resolução de Conflitos Extra Judicialmente:  com o aparecimento do conceito na sociedade de " tudo ser resolvido pela Internet ou aplicativos", surgiram empresas que oferecem plataformas online onde empresas e pessoas podem se comunicar para a resolução de seus (pequenos) conflitos, agilizando esses processos que se fossem resolvidos na justiça seriam muito m ais demorados e caros.

Big 4: um dos maiores desafios para os atuais (grandes) escritórios de advocacia são as empresas de consultoria que estão invadindo esse mercado, que antes era dominado por poucos. Com uma estrutura mais organizada, postura mais agressiva  e  associada à prestação de outros serviços voltados à eficiência e analise de produtividade está fazendo com que essas empresas comecem abocanhar esse mercado premium.

Conforme estatística publicada pela Greentarget em seu relatório de 2018 as empresas consideradas ASLS (Alternative Legal Services Providers) já abocanham cerca 10,5% do mercado americano desses serviços, avaliado em 100 bilhões de dólares.

Além das citadas, existem inúmeras outras atividades, tais como regularização de terrenos e propriedades, cursos de formação eclética para advogados, bases de dados tributários, sistemas para órgão públicos (não tratado aqui), outras que posso ter esquecido  e provavelmente mais algumas que ainda estão em fase de encubação.

O resultado de tudo isso é que o mercado não é mais como antigamente e aquele que mais utilizar tudo isso sai na frente. Como disse H.Jackson Brown "Ou você faz poeira ou come poeira".

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*José Paulo Graciotti é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial.