E-mail profissional: por que minha empresa precisa ter?

Contratar um serviço de e-mail profissional é, sem dúvidas, um passo fundamental para acrescentar valor ao seu negócio, porque, além de garantir muito mais credibilidade na troca de informações, a utilização de uma ferramenta de e-mail corporativo trará muito mais segurança para quem as recebem - seus clientes e fornecedores.

Entre grandes empresas, o uso de e-mail profissional é uma realidade comum, mas para as PMEs, ainda há empecilhos - e bastante desinformação - no que tange à implementação de serviços de endereços eletrônicos. Com o objetivo de educar e propagar os benefícios advindos dos e-mails profissionais, decidimos escrever este artigo definitivo sobre o uso e recursos que um e-mail profissional é capaz de entregar a sua empresa, aumentando a organização, agilidade e crescimento de suas operações.

Quer descobrir como revolucionar o seu negócio com uma solução de e-mail e colaboração completa? Então chegou a hora de ter um e-mail profissional na sua empresa! 

O que é um e-mail profissional?

Você já reparou que quando recebe um e-mail de alguma grande empresa, o que aparece após o @ é, geralmente, o nome da própria corporação? Abra a sua caixa de entrada pessoal e confira!

Isso acontece porque a companhia optou por personalizar sua comunicação interna e a que tem com o cliente. Por isso, ela contratou um e-mail profissional com domínio próprio, ou seja, esse extra que vem depois da @.

Mas qual a diferença entre um e-mail profissional e um comum?

Enquanto um e-mail simples utiliza o domínio do provedor em que se está hospedado, como @gmail.com ou @hotmail.com, o e-mail profissional permite o uso do domínio do proprietário, criando um endereço próprio. Esse novo nome pode ser escolhido livremente, mas não pode repetir um já existente.

Além disso, o e-mail profissional permite o uso de uma hospedagem de dados, um lugar aonde as mensagens eletrônicas trocadas serão armazenadas, além de outras funções de arquivamento e compartilhamento de informações, como geração de pastas públicas, privadas e até seletivas, em que o acesso é permitido apenas a pessoas interessadas ou de níveis hierárquicos diferentes dentro da empresa.

Há também uma vantagem importante do e-mail profissional sobre o comum, que é a qualidade do suporte técnico oferecido. Com o vínculo profissional, o contato com especialistas e a agilidade das operações de manutenção/solução de problemas são garantidos, o que não se pode dizer do uso de e-mails comuns.

Se tratarmos do ponto de vista legal, quando existe um contrato entre partes, com pagamento e garantias constitucionais e de direito, o e-mail profissional oferece uma segurança jurídica incomparável com a do serviço comum. O seu capital investido e os seus dados estarão, com certeza, em melhores mãos do que anteriormente.

Quais as principais vantagens do e-mail profissional?

Antes de tratarmos dos itens mais técnicos do e-mail profissional, os benefícios mais visíveis são a personalização e consequente profissionalização do seu negócio.

Para comprovar essa qualidade, daremos um exemplo bastante elucidativo: pense que você está cotando duas empresas para realizar uma instalação de pia em sua casa. Ambas têm preço e portfólio parecidos, mas na hora de te enviarem os e-mails com os orçamentos, os endereços são [email protected] e [email protected]. Neste caso, são notórios o comprometimento da segunda empresa com a imagem e com o profissionalismo no diálogo com seus clientes. Dessa forma, há maior propensão a se fechar negócio com quem enviou o segundo e-mail.

Agora, elencando as vantagens mais técnicas do e-mail profissional, vale ressaltar a segurança de dados e a proteção jurídica. Em tempos em que a privacidade está mais valorizada do que nunca, é importante manter seus dados inacessíveis às mazelas das redes.

Segurança

Quando se contrata um e-mail profissional, a empresa recebe serviços de antivírus e antispams para formular o seu servidor, o que garante um reforço essencial no combate a hackers e falhas de sistema.

Respaldo Jurídico

Legalmente falando, reforçamos o que dissemos anteriormente: quando se realiza um contrato, embute-se nele uma série de garantias ao consumidor, fazendo com que o e-mail profissional ofereça uma segurança jurídica incomparável, resguardando tanto o seu capital quanto os seus dados.

Produtividade

A operacionalidade é outro fator revolucionado ao se incorporar um e-mail profissional. Com ele, você é capaz de hierarquizar arquivos dentro do servidor, permitindo o acesso remoto apenas a quem interessar dentro da sua empresa. Há também outras (dezenas de) possibilidades, como a de rastrear todas as atividades feitas pelos e-mails do mesmo servidor ou ser notificado sempre que arquivos forem abertos/mudados de pastas.

Suporte

Outro ponto crucial do e-mail profissional é a qualidade do suporte técnico oferecido. Perder clientes e negócios por causa de falhas de comunicação é uma lástima que pode ser encerrada com um excelente auxílio de profissionais capacitados. A maioria dos provedores de e-mail gratuitos não oferece um suporte técnico por causa da quantidade de pessoas que atende, fazendo com que seus usuários sejam reféns de chats e fóruns para sobreviverem aos erros do sistema. Portanto, fuja dessas dores de cabeça contratando um bom e-mail profissional.

Cuidados na utilização do e-mail profissional

É muito importante que você e seus colaboradores tenham a consciência de que o e-mail corporativo requer alguns cuidados essenciais para integridade do seu negócio. Tome nota dos principais erros na utilização de um e-mail profissional que devem ser evitados:

• O uso do e-mail corporativo é exclusivo para assuntos profissionais;
• O seu e-mail não deve ser exposto na internet. Mantenha-se sempre atento às políticas de privacidade dos sites em que realizar cadastros.
• Nunca forneça seus dados caso haja desconfiança acerca da idoneidade da plataforma em questão;
• Muita atenção com anexos, pois, muitos cyberataques são parasitas de arquivos anexados;
• Abra somente anexos de remetentes que já conhece ou confia, sempre atento aos e-mails de fontes suspeitas. Se estiver desconfiado, não os abra e faça uma varredura com Antivírus.
• Utilize senhas complexas e faça atualizações periódicas.
• A senha deve conter, no mínimo, 8 caracteres, misturando letras maiúsculas e minúsculas, além de números e símbolos, evitando repetições;
• Faça frequentemente o backup do seu volume de dados;

O e-mail profissional da Penso: O PensoMail Zimbra

A plataforma de e-mail e colaboração Zimbra é reconhecida mundialmente como uma excelente ferramenta de e-mail e colaboração. Desenvolvida em código aberto (Linux), ela permite alterações em sua fonte e monitoramento do que acontece na rede, além de administração compartimentalizada dos arquivos e alta customização para atenderam às necessidades de cada empresa.

A Penso oferece três planos de comercialização do PensoMail Zimbra: o PensoMail Zimbra Basic, para usuários que necessitam de e-mail profissional livre de Spam; o PensoMail Zimbra Z-Suite, com colaboração completa via webmail; e o PensoMail Zimbra Exchange, que fornece mobilidade e interação máxima. O PensoMail Zimbra permite a customização dos limites de dados arquivados na plataforma, deixando a margem ser reduzida ou aumentada de acordo com as necessidades de cada usuário específico, poupando com atualizações e liberações de novos espaços de armazenamento. Também adicionamos o AntiSpam Barracuda, líder de mercado, protegendo ainda mais os seus sistemas, servidores e, consequentemente, o seu negócio como um todo.

Nossos planos:

Cada negócio apresenta necessidades e expectativas diferentes para o seu sistema de e-mail e apêndices. O ideal é que sua empresa conte com a ajuda de um parceiro de TI para escolher a opção que melhor se encaixa com às suas demandas. Abaixo, segue uma explicação mais detalhada de cada um deles e seus diferenciais:

A) Pensomail Zimbra Basic:

• Webmail como leitor de e-mails, calendário e contatos pessoais;
• Acesso Mobile e Outlook, via POP/IMAP;
• Chat integrado como ferramenta de comunicação corporativa;
• Antispam Profissional Barracuda.

B) Pensomail Zimbra Z-Suite:

• Webmail como ferramenta de colaboração, com leitor de e-mails, calendário e contatos;
• Acesso Mobile e Outlook, via POP/IMAP;
• Calendário e contatos compartilhados;
• Chat integrado;
• Zimbra Talk, comunicação e colaboração corporativa;
• Porta Arquivos: armazene e edite arquivos direto na nuvem;
• Videoconferência, compartilhamento de tela e transferência de arquivos;
• Antispam Profissional Barracuda.

 C) Pensomail Zimbra Exchange:

• Webmail como ferramenta de colaboração, com leitor de e-mails, calendário e contatos;
• Sincronização, via Active-Sync, de e-mails, calendário e contatos, usando Outlook;
• Mobile com sincronização completa com seu e-mail, calendário e contatos;
• Calendário e contatos compartilhados;
• Chat integrado;
• Zimbra Talk, comunicação e colaboração corporativa;
• Porta Arquivos: armazene e edite arquivos direto na nuvem;
• Videoconferência, compartilhamento de tela e transferência de arquivos;
• Antispam Profissional Barracuda.

___________________

*Thiago Meyrelles é responsável pelo departamento de marketing da Penso Tecnologia.