Como criar um DASHBOARD estratégico-operacional completo e de qualidade

O sonho de todo sócio(s) gestor(es) de escritórios de advocacia é ter(em) um conjunto completo de relatórios estratégico-operacionais à  disposição contendo TODAS as INFORMAÇÕES RELEVANTES (e não mais do que isso) sobre o negócio para auxiliá-lo(s) a tomar decisões corretas e tempestivas e manter a competitividade.

Com as mudanças comportamentais da sociedade e a cada vez crescente exigência de agilidade por parte dos consumidores de Serviços Jurídicos Empresariais, esse sonho para ser completo precisa vir sob a forma de um "DASHBOARD" (como tenho repetido, palavra na moda ultimamente) completo, preciso, confiável e principalmente ágil e amigável. Não é mais aceitável que em uma reunião da chamada "c-suite" a solicitação de alguma informação específica de qualquer sócio gestor tenha que esperar dias ou horas para ser produzida pelo back-office por conta de sua especificidade.

Aparentemente simples pelo fato de ser uma prestadora de serviços e não ter uma serie de complicadores existentes na Industria, por exemplo (estoques de matéria prima, produtos semiacabados, ferramentaria, maquinários, etc.) e ter apenas três grandes repertórios de informações, as coisas são mais complicas do que parecem.A diferença básica está no fato de uma boa parte das informações relevantes são desestruturadas (representadas por textos) e tácitas (conhecimento).

 

A figura a seguir mostra um "mind map" que ajuda a entender melhor a complexidade do desafio:

Sendo as principais fontes de informações em Escritórios de Advocacia:

INTERNAS:

Estruturadas: Sistemas de ESP.

Desestruturadas Explicitas: Textos, Documentos, e-mails, mensageria (ex.Whatsapp).

Desestruturadas Tácitas: sistemas de Gestão do Conhecimento.

EXTERNAS      

Estruturadas e Desestruturadas: Big Data

Vista a "big picture", vamos nesta discussão nos dedicar apenas a obtenção das informações internas (a discussão do big data exigirá uma discussão especifica sobre o assunto). Veremos os procedimentos e os desafios para se chegar às informações corretas, confiáveis e relevantes em cada um dos três repertórios e como juntá-las de forma objetiva, clara, amigável e iterativa.

1 - FLUXOGRAMA DE INFORMAÇÕES ESTRUTURADAS - ERP

2 - FLUXOGRAMA DE INFORMAÇÕES DESESTRUTURADAS EXPLICITAS- TEXTOS

 

3 - FLUXOGRAMA DE INFORMAÇÕES DESESTRUTURADAS TÁCITAS - CONHECIMENTO    

Após se passar pelos três fluxogramas e chegarmos em cada um dos casos às informações (relembrando: precisas, confiáveis e relevantes), chegamos à conclusão que TUDO DEPENDE DA MEDIDA CORRETA DAS INFORMAÇÕES EXISTENTES NOS CADASTROS E DE SUA QUALIDADE E CONFIABILIDADE! O passo final é agregá-las e organizá-las conforme seu relacionamento e por fim utilizar uma ferramenta inteligentes de criação, gerenciamento e apresentação para a "c-suite". Apenas a título de exemplo, cito três delas sem entra no mérito de classificação ou avaliação: QLIK SENSE, TABLEAU e POWER BI.

Essa discussão não teve a intenção de definir qual são essas informações, pois cada negócio tem seu próprio "mix" e nem definir a melhor forma de sua apresentação, pelo mesmo motivo. O importante é que cada escritório encontre a sua fórmula para atingir e sua forma de agregar as suas informações de maneira confiável, precisa e de acesso rápido e amigável para servir de embasamento para as decisões necessárias à sus sobrevivência.

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