Capacidade de investimento em tecnologia de busca de informação (Search Engine) no Direito

Normalmente quando se fala em decisão de investimento em geral, o que vem a mente imediatamente, sob o ponto de vista financeiro é o calculo da taxa interna de retorno (TIR ou IRR em inglês).

O investimento na aquisição de uma máquina para o aumento de produção, só é justificado/aprovado se esse aumento esperado/calculado criar uma entrada extra de caixa mensal que colocada na equação de calculo do IRR frente ao investimento, produzir uma taxa de retorno maior do que uma aplicação financeira, por exemplo (economistas me perdoem pelo raciocínio muito simplificado).

No Direito, as coisas não são tão simples assim! Não se trata de máquina e sim de seres humanos e as expectativas de aumento de produção não são exatas ou fáceis de se determinar. Ao se adotar um novo software que tem por objetivo de aumentar a eficiência no trabalho, torna-se muito difícil precisar qual será esse aumento (ou a diminuição do tempo que um profissional experimentará com esse novo sistema na elaboração de suas tarefas). Mais difícil ainda será determinar se essa "sobra" de tempo gerada será utilizada pelo profissional para outras tarefas faturáveis ou se ele simplesmente utilizará esse tempo para ir "tomar um café" e descansar, por exemplo.

O "approach" então deve ser um pouco diferente. Primeiro deve-se fazer uma análise criteriosa e identificar qual ou quais tarefas tem deficiências e que podem ou devem ser otimizadas. O exemplo mais comum são aquelas tarefas utilizadas no garimpo das informações necessárias para a produção da peça jurídica e que embasarão a sua produção e a adoção de um sistema de busca inteligente que agilize essa busca é fator essencial para o aumento de eficiência e produtividade.

Sabemos que a capacidade de investimento varia em função de dimensão, rentabilidade e política empresarial e que na maioria das vezes, os recursos não estão sobrando. Pior ainda, em escritórios de advocacia, esses recursos teoricamente estão destinados à compensação dos sócios e decisão de investimento é igual a diminuição de remuneração de sócio.

A forma correta é definir a capacidade de investimento possível, analisando a economia de tempo que pode ser gerada a partir da implantação de alguma solução e estimar quanto dessa economia pode ser direcionada para novos faturamentos. Desta forma, o investimento é suportado pelo própria aumento de receita.

A McKinsey publicou em 2012 um estudo mostrando que "knowlegde workers" gastam cerca de 1,8 horas por dia na busca de documentos e a IDC publicou estatística (mostrada abaixo) onde demonstra que se gasta cerca de 11,2 horas por semana lidando com problemas na criação de documentos.

Vamos então fazer um exemplo simples para calcular a capacidade de investimento de um escritório. Tomaremos  como exemplo um escritório composto por de 50 advogados e uma taxa média horaria de cobrança de honorários na ordem de R$ 500,00 /hora e analisar a sua capacidade de investimento na implantação de um sistema inteligente de busca.

Imaginando-se que consigamos economizar para cada profissional, cerca de 30 minutos diários na busca de informações com esse sistema de busca e que, conservadoramente apenas a metade desse tempo será direcionado para novos trabalhos (a outra metade o advogado vai tomar um café).

Desta forma teremos a seguinte conta:

50 (profissionais) x 15 minutos/dia x 20 dias úteis x R$ 500,00 = R$ 125.000,00

Em outras palavras: Uma economia de 15 minutos diários na busca de informações e esse tempo direcionado para novos trabalhos e novos faturamentos (lembrando que os outros 15 minutos serão utilizados para tomar café) geram um potencial aumento de receita bruta que paga com folga qualquer possível investimento em tecnologia para otimização na geração de documentos!

Faça as suas próprias contas e determine a SUA capacidade de investimento!

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*José Paulo Graciotti é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial.