4 dicas para ter previsibilidade nas ações e não comprometer o prazo processual

Você sabe mais do que eu que prazos são muito importantes para os advogados. Afinal, eles delimitam o intervalo de tempo que um ato processual pode ser praticado. Isso faz com que os líderes de escritórios busquem sempre manter uma rotina organizada, produtiva e atenta ao cumprimento dos prazos.

E uma das formas de garantir esse objetivo é tendo previsibilidade nas ações. Afinal, saber o que precisa ser feito garante mais controle ao gestor e dá a ele uma visão panorâmica do que acontece no escritório, além de possibilitar tomadas de decisão mais assertivas.

No caso dos advogados, a previsibilidade também torna o trabalho mais independente e oferece melhor aproveitamento do tempo. Assim, é possível cumprir cada prazo processual de maneira ágil e organizada.

Pensando nisso, hoje vou compartilhar 4 dicas práticas para te ajudar a ter mais previsibilidade - e usufruir de todas as vantagens disso! Confira:

1. Tome nota das informações importantes

O primeiro passo para esquematizar a rotina em atividades é registrar as ideias, pensamentos e demandas em um local de fácil acesso. Afinal, nem sempre podemos confiar na nossa memória, não é mesmo?

Você pode tomar nota de informações que vão desde atividades do escritório a conversas com clientes. Assim, é possível ter mais controle do que precisa ser feito sem correr riscos de perder dados importantes. O bacana é que cada um pode escolher a melhor solução para suas anotações: agenda jurídica, planilhas, aplicativos de notas no celular, software jurídico, entre outros.

No caso de prazo processual, é fundamental registrar as atividades que devem ser realizadas, os responsáveis por cada uma delas e a data em que precisam ser concluídas. É uma excelente forma de evitar a sobrecarga mental e ter maior controle do escritório.

Nesse sentido, utilizar um software jurídico completo como o Astrea pode trazer vantagens para o dia a dia. Isso porque, com o programa, o gestor do escritório consegue delegar e registrar tarefas sempre que precisar, inclusive quando não estiver no escritório. E ainda vai receber alertas sempre que houver atividades previstas, finalizadas ou atrasadas.

Com o Astrea fica mais fácil ter previsibilidade das ações da equipe. Sem falar que é possível saber quando é necessário interferir em alguma atividade. Ou, melhor ainda, quando tudo está ocorrendo conforme o planejado!

2. Liste suas tarefas

Vamos combinar que riscar tarefas de uma lista dá uma sensação de dever cumprido, não é mesmo? E essa pode ser também uma boa forma de organizar as atividades relativas ao cumprimento de prazos! Quer saber como? Vou te dar um exemplo:

Você pode "quebrar" em lista todas as ações que precisam ser realizadas para o cumprimento de um prazo processual. Depois disso, é só distribuir entre os responsáveis com a data de entrega para cada demanda. É uma forma de ter controle sobre o cumprimento das atividades e, é claro, não perder prazos.

Lembre-se de estar alinhado com toda a sua equipe! Isso facilita a autonomia de trabalho de todos e cria um processo que, de fato, dá previsibilidade ao escritório. E para não correr o risco de perder uma lista de afazeres importantes, o ideal é que você conte com uma ferramenta segura e completa, como um software jurídico.

Pensado justamente para atender as especificidades da rotina jurídica, o Astrea se assemelha a um gerenciador de atividades. Nele, é possível criar listas de tarefas e separar suas demandas do escritório daquelas relacionadas à casos e processos. Assim, você consegue colocar em prática o que falei há pouco sem deixar passar nenhuma ação. ;)

3. Use a agenda de forma inteligente

Uma ferramenta simples e muito eficiente para não perder o controle de prazos processuais é a agenda. Com ela, você pode saber as demandas diárias, semanais ou mensais e organizar a rotina de trabalho da melhor forma, garantindo que todas as tarefas sejam realizadas dentro dos prazos.

Vou compartilhar com você três modelos de agenda:

-       Agenda jurídica em papel: mesmo que seja muito prática e continue em uso, oferece algumas limitações para o trabalho em equipe. Afinal, as anotações não podem ser compartilhadas com outras pessoas e não é possível receber lembretes. Uma dica interessante para quem usa esse tipo de agenda é espelhar as tarefas em uma agenda virtual ou aplicativo.

-       Agenda virtual: é uma ótima solução para quem não aderiu a nenhuma ferramenta de controle de atividades. Com ela, é possível criar alertas para lembrar os prazos e convidar todos os envolvidos na tarefa para que se mantenham em dia com as atividades.

-       Agenda do software jurídico do seu escritório: [1] os programas para advogados mais completos também contam com uma agenda para ajudar você a organizar melhor a rotina. Essa é a melhor opção entre as três, afinal é pensada para a rotina dos advogados e conta com recursos exclusivos. Na agenda do Astrea, por exemplo, você consegue anotar seus compromissos em eventos e relacionar com processos e casos. Além disso, pode compartilhar com outros usuários e receber notificações. Outra vantagem, é que o Astrea tem integração com as agendas virtuais do Outlook, Google e Apple. Assim, você pode sincronizar a agenda do software com a que já utiliza.

4. Utilize ferramentas de automação

Até agora, compartilhei dicas simples para facilitar a previsibilidade das ações e garantir o cumprimento dos prazos. São processos práticos, eficientes e fáceis de serem aplicados em qualquer escritório de advocacia.

Mas, como boa fã de tecnologia que sou, sugiro fortemente que você utilize ferramentas de automação no que for possível: lista de tarefas, agenda, histórico de atividades, etc. Seja você um advogado autônomo, líder de um escritório ou gestor de equipe.

Esse é um grande passo para você prever as ações do jeito que deseja e ter um controle de prazo processual ainda mais eficientes. Afinal, a tecnologia facilita o acesso à informação e deixa a rotina mais prática. Hoje em dia existem diversas soluções tecnológicas que podem ser aplicadas ao seu escritório, então vale dedicar um tempo para encontrar a melhor, ou as melhores, para a sua realidade.

Uma dica que dou é que você procure uma solução completa. Um software jurídico como o Astrea, por exemplo, une todas essas facilidades em um único lugar, de maneira organizada e interligada aos processos, casos, timesheets e outros dados. Ele também facilita (mesmo!) a gestão de prazos e delegação de atividades.

Continue implementando melhorias!

Mesmo que você já tenha boas práticas no cumprimento de prazos, sempre vale a pena buscar melhorias. Afinal, quanto mais você se destacar na advocacia, mais trabalho vai ter (e mais prazos também!). Por isso, é importante contar sempre com as melhores ferramentas a seu favor.

Um software jurídico como o Astrea é uma solução segura e definitiva para te ajudar a não perder prazos. Por isso, te convido a experimentar o Astrea gratuitamente e ver como a automação das atividades pode fazer a diferença na sua rotina. É só clicar aqui!

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*Marcela Quint é gerente de marketing na Aurum. Formada em Design pela Universidade do Estado de Santa Catarina, tem mais de 5 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico. É apaixonada por comportamento, liderança e inovação.