Software jurídico x planilhas: compare o uso de cada um em quatro situações específicas da rotina

O que é melhor para administrar um escritório de advocacia: as tradicionais planilhas ou um software jurídico?

Se você está passando por uma dúvida assim, este post traz um comparativo entre o uso de ambas as ferramentas em quatro situações específicas da rotina.

Acompanhe.

1. Praticidade para inserir informações

Nas duas ferramentas há necessidade de inserir informações relativas às atividades do escritório. A diferença, no entanto, reside no fato de que o software jurídico já está preparado para receber as informações, trazendo modelos otimizados para garantir a organização. Resta ao advogado, portanto, apenas o trabalho de inseri-las.

Enquanto isso, as planilhas são como uma folha em branco: você precisa definir quais são as informações necessárias para a administração do escritório e como elas vão estar organizadas. Ou seja: nas planilhas, o advogado precisa criar seus próprios modelos de registro, um trabalho adicional que geralmente só se aprimora com o tempo.

2. Segurança das informações

O advogado costuma estar constantemente lidando com informações sensíveis dos clientes. Portanto, é muito importante contar com uma ferramenta que proteja todos esses dados.

As planilhas, por exemplo, possuem um nível de segurança limitado. Elas podem ser facilmente acessadas por pessoas com má intenção e um pouco de conhecimento de informática.

Enquanto isso, o software jurídico oferece proteções mais sofisticadas, com senhas para login e limite de acesso de cada usuário às informações registradas. Assim, cada um só pode ver aquilo que é liberado pelo administrador.

3. Centralização do controle

Quando opta por utilizar planilhas para administrar o escritório, o advogado vai precisar de várias delas, voltadas a diferentes objetivos. Será necessário, por exemplo, uma para o controle financeiro do escritório, outra para o controle de atendimento aos clientes, outra para o controle dos processos judiciais, e assim por diante.

Além disso, nem todas as necessidades do advogado serão supridas com uma planilha. É o caso, por exemplo, da agenda de tarefas e compromissos. O profissional, então, terá que procurar outro tipo de ferramenta para tal.

Por outro lado, o software para gestão do escritório de advocacia consegue centralizar o controle de todos esses assuntos em um mesmo lugar. Assim, a centralização do software jurídico garante maior praticidade e organização na gestão do escritório. Outro benefício importante é que ela também facilita a comunicação com os clientes, já que você não corre o risco de deixar passar informações importantes que estão espalhadas em diferentes lugares.

Além disso, o ERP jurídico certo pode trazer funcionalidades extremamente variadas, que vão muito além do mero registro de informações. É o caso, por exemplo, da agenda integrada para que você nunca perca datas importantes, ou modelos de peças processuais e documentações.

4. Geração de relatórios

Os dois tipos de ferramentas podem gerar relatórios a partir da informação registrada. No caso das planilhas, no entanto, é preciso ter conhecimentos básicos sobre o manuseio do programa. É o que acontece com a necessidade de criar funções ou formatar gráficos, por exemplo.

Enquanto isso, o software jurídico não exige nenhum conhecimento prévio específico. Afinal, graças à interface intuitiva e amigável, qualquer usuário pode gerar relatórios personalizados com apenas alguns cliques.

Como é possível perceber, portanto, investir em um software jurídico pode, muitas vezes, valer mais a pena do que se dedicar a usar uma planilha. Esses benefícios, aliás, ficam ainda mais visíveis a longo prazo.

Isso porque, aos poucos, as planilhas acabam ficando cada vez mais complexas e volumosas, criando dificuldades adicionais para a organização e manipulação das informações. Enquanto isso, o software jurídico acompanha o crescimento do seu escritório e o aumento no número de processos, sem perder a praticidade.

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.