Como delegar tarefas em escritórios de advocacia sem perder o controle

Delegar tarefas em escritórios de advocacia costuma ser um desafio. Muitas vezes, por se preocuparem com a qualidade dos resultados, os próprios advogados acabam realizando as tarefas.

Porém, descentralizar algumas atividades do escritório é a chave para ganhar mais tempo e produtividade. Afinal, deixando de fazer algumas tarefas burocráticas e operacionais, os advogados conseguem se dedicar mais a outras questões importantes, como o atendimento ao cliente e a gestão do escritório.

Pensando nisso, vou compartilhar algumas técnicas e ferramentas que conheci ao longo da minha experiência profissional que podem auxiliar na delegação de tarefas. E o melhor: sem perder o controle do que acontece no escritório! Confira:

1. Entenda a importância de delegar e instruir

Delegar não é apenas repassar uma atividade para outra pessoa. É um processo. Geralmente, quem delega alguma ação tem grande conhecimento sobre o assunto. Por isso, é essencial explicar a importância da tarefa e como ela deve ser feita. Assim, quem assume as atividades vai entender porquê dedicar tempo e esforço naquilo.

O primeiro passo para delegar as tarefas é entender o seu escritório. Comece identificando quais atividades podem ser repassadas para outras pessoas e quais precisam ser resolvidas apenas por você. Esta é uma etapa muito importante do processo.

Em seguida, reconheça em sua equipe quem está preparado para ser o novo responsável por uma atividade. Caso necessário, dê instruções e apoio para que o colaborador se desenvolva. Tente esclarecer todas as dúvidas e sinta se ele está seguro com a nova função.

Por fim, garanta que essa pessoa entendeu a nova tarefa e trabalhe em conjunto com a equipe, buscando sempre o melhor de todos. Lembre-se de dar feedbacks constantes, para que os colaboradores saibam se estão executando suas funções da melhor maneira. E, caso necessário, ajude a entender o que pode ser melhorado.

Ao delegar uma tarefa, é essencial ter dedicação, empenho e paciência. Os resultados, te garanto, aparecerão com o tempo.

2. Garanta que a equipe esteja alinhada

Ao longo da minha trajetória profissional, aprendi na prática que trabalhar em sintonia é a chave para o sucesso de qualquer equipe. E tenho certeza que isso se aplica também aos escritórios de advocacia. Afinal, o trabalho de cada colaborador contribui para os bons resultados do time.

Além de cada um saber as tarefas pelas quais é responsável, é fundamental que toda a equipe entenda o fluxo do escritório. Esse alinhamento vai fazer toda a diferença quando, por exemplo, um colaborador precisar da ajuda de outro. Ou então quando você for cobrar algum prazo.

Para que todos saibam o que acontece no escritório, é ideal que utilizem a mesma ferramenta para acompanhar as tarefas. Assim, os colaboradores saberão quando uma atividade foi delegada, finalizada ou está suspensa por algum motivo. E você vai ter conhecimento dos trabalhos que estão sendo realizados.

A melhor maneira de fazer esse acompanhamento em escritórios de advocacia é por meio de um software jurídico completo. O Astrea, por exemplo, permite visualizar o status de cada tarefa, a quem ela foi delegada e se há algum impedimento. Isso faz com que o gestor acompanhe o que acontece e garanta que tudo ocorra dentro do esperado.

3. Automatize a gestão do escritório

Delegar tarefas e alinhar com a equipe os responsáveis são etapas essenciais para melhorar ainda mais o fluxo de trabalho. Agora que já vimos isso, é hora de eu compartilhar com você uma maneira de potencializar essa rotina e garantir mais foco e produtividade para seu escritório.

A solução ideal é automatizar a gestão de tarefas. Este é o toque final para promover excelentes resultados para o trabalho do líder e do restante da equipe.

Principalmente se o seu escritório contar com um software desenvolvido exclusivamente para a rotina da advocacia. Sistemas como o Astrea permitem que você acompanhe o que acontece no escritório de qualquer lugar - até mesmo pelo celular.

Com o Astrea, é possível delegar tarefas e acompanhar o andamento de cada uma delas sem atrapalhar o fluxo de trabalho do colaborador. A central de alertas garante que quem recebe a tarefa saiba o que precisa ser feito. Também são enviados avisos sempre que alguma tarefa é finalizada ou está atrasada.

Um sistema para advogados completo também registra tarefas e compromissos na agenda virtual, facilitando a organização da rotina. Os líderes podem visualizar a agenda de outros usuários do sistema para marcar reuniões ou demandar atividades, por exemplo.

Conclusão

Agora que você já sabe uma boa maneira de delegar tarefas sem perder o controle do que acontece no escritório, é hora de colocar tudo em prática. Por isso, te convido a testar gratuitamente o Astrea e começar agora a ganhar tempo e melhorar o fluxo de trabalho.

Além de auxiliar no acompanhamento de atividades, ele te ajuda na gestão financeira, a otimizar o acompanhamento processual e na organização do escritório. Vamos lá?

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*Marcela Quint é gerente de marketing na Aurum. Formada em Design pela Universidade do Estado de Santa Catarina, tem mais de 5 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico. É apaixonada por comportamento, liderança e inovação.