Qual o prazo legal que tem o empregador para boa guarda de documentos? Apresentação nas vias judicial e administrativa

Qual o prazo legal que tem o empregador para boa guarda de documentos? Apresentação nas vias judicial e administrativa

 

Flávio Pires*

 

Muitas vezes as empresas são surpreendidas por notificações e/ou intimações dos órgãos fiscalizadores do Ministério do Trabalho, bem como do Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS com solicitação de documentos, ou ainda são surpreendidos pelas rotineiras fiscalizações, sem contar as corriqueiras ações judiciais, o que faz surgir dúvidas quanto ao prazo legal para guarda de documentos.

 

Pois bem, este breve artigo tem o propósito de orientar e auxiliar as empresas na elucidação e necessidade da boa guarda de documentos que possam servir de alvo em fiscalizações e, ainda, intimações dos respectivos órgãos fiscalizadores, além de instruir a defesa de seus interesses em ações judiciais.

 

De início, cabe termos em conta o bom senso, que deverá sempre nortear as relações jurídicas e administrativas. De tal modo, é plausível que o empregador, ainda que de forma leiga, entenda que os documentos fiquem sob sua boa guarda durante todo o prazo que seria exigível judicialmente ou administrativamente, ou seja, respeitando o respectivo prazo prescricional para sua exigibilidade, sob pena de ensejar autuação pelos competentes órgãos.

 

Assim, podemos classificar os prazos para manutenção de documentos em duas modalidades: 1. os prazos decorrentes de leis; 2. os prazos decorrentes da prescrição.

 

1. Na primeira modalidade (prazos decorrentes de leis) enquadram-se aqueles que decorrem expressamente da literalidade da Lei.

 

2. Na segunda modalidade (prazos decorrentes da prescrição) enquadram-se aqueles que se igualam ao próprio prazo que seriam exigíveis judicialmente.

 

Exemplificando a primeira modalidade, citamos o prazo para boa guarda dos documentos relativos ao INSS que é de 10 (dez) anos, nos termos do artigo 32, § 11 da Lei nº 8.212/91 (clique aqui), artigo 68, § 1º e artigo 72, § 2º da Lei 8.213/91 (clique aqui), tornando obrigatório que as empresas mantenham em seus arquivos tais documentos na eminência de qualquer fiscalização daquela Autarquia, sob pena de autuação e conseqüente multa administrativa.

 

Já como exemplo da segunda modalidade, ressaltamos a determinação constante de nossa Carta Magna, que em seu artigo 7º, inciso XXIX, preceitua que a ação quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho prescrevem em 5 (cinco) anos, até o limite de 2 (dois) anos da ruptura do contrato de trabalho. Portanto, a princípio, estes são os prazos em que o empregador deveria manter a boa guarda dos documentos que possam vir a ser solicitados na esfera judicial. Ressalve-se que no caso do FGTS o prazo é de 30 (trinta) anos para boa guarda dos comprovantes de recolhimentos fundiários, diante do que determina a Súmula 362 do C. TST, sendo razoável que o empregador assim os mantenha arquivados pelo referido período.

 

Resumidamente o que temos é que, ainda que se torne trabalhoso ao empregador, prudente é que se mantenha a boa guarda de todos os documentos obrigatórios ao empregador, observando-se sempre as modalidades de prazos acima indicadas, pois somente assim se resguardará na esfera administrativa, no que tange as fiscalizações dos Órgãos do Ministério do Trabalho e da Previdência Social, além de resguardar-se também na esfera judicial.

 

Em regra, os prazos administrativos são os maiores para boa guarda de documentos pelo empregador, o que nos permite afirmar que caso o empregador esteja resguardado na via administrativa dificilmente será surpreendido na esfera judicial, até porque a inviabilidade da primeira acaba por desaguar conseqüências na segunda.

 

Assim, observado tudo que acima restou esclarecido parece-nos confiável concluir que, em regra geral, devemos respeitar as peculiaridades de cada documento. Contudo, estando o empregador atento aos prazos prescricionais e prazos legais (modalidade 1 e 2), estará resguardado tanto na esfera judicial como na esfera administrativa, evitando, assim, transtornos e multas por parte dos órgãos fiscalizadores do Ministério do Trabalho e da Previdência Social e condenações na Justiça do Trabalho.

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* Advogado do escritório Siqueira Castro Advogados

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