Como escolher um sistema jurídico

Vivemos em um momento cheio de novidades para todos os lados e, por conta disso, as pessoas se tornam cada mais consumistas, sempre querendo, desejando e adquirindo produtos ou serviços melhores. Afinal, quem ao longo do tempo não quer melhorias?

 

Isso se tornou natural no decorrer das nossas vidas.

 

Se tivermos condições, queremos um carro melhor, uma casa melhor, um celular melhor e por que não uma ferramenta de gestão melhor?

 

A tecnologia está a nosso favor!

 

Constantemente ela nos traz recursos que facilitam o dia a dia, e hoje podemos dizer que temos excelentes sistemas jurídicos à nossa disposição. A questão é:

 

Qual é o melhor sistema jurídico?

Depende!

 

Depende do que você entende ser melhor para você!

 

Se eu te desse três opções de carro, qual você diria ser o melhor?

 

Uma ferrari, um troller ou um mini cooper?

 

Depende da finalidade que você precisa. Se for um carro para fazer rally, posso assegurar que uma ferrari e um mini cooper já não seriam boas soluções!

 

Hoje os sistemas oferecem automatização de recursos, macro visão do seu negócio, até procedimentos totalmente robotizados. Por isso, meu objetivo neste artigo será ajudar você a encontrar o melhor sistema jurídico que se encaixa nas suas reais necessidades.

 

O que você quer controlar?

Você precisa de um sistema para somente cadastrar as pastas processuais, cadastrar os clientes e os trâmites dos processos?

 

Ou você quer manter um controle mais amplo dos seus processos, um sistema jurídico que te ajude a gerenciar suas rotinas e compromissos e lhe permita controlar suas finanças?

Existe uma grande diferença entre os dois e, é claro, que todas as empresas de sistemas NUNCA vão abrir o jogo e mencionar que o sistema que eles comercializam, é um sistema básico.

 

Por isso, antes de escolher um sistema jurídico, peça uma demonstração, abuse das perguntas. Avalie o que é necessário controlar no seu escritório, pergunte para seus colaboradores o que é feito de forma manual ou em planilhas e pense em como um sistema poderia contribuir para a sua rotina. Anote as dúvidas e questione os profissionais destas empresas, porém, seja realista!

 

Imagine quando você pretende comprar um carro. Tenho certeza que você vai a diversas concessionárias e faz uma série de perguntas, tais como: Tem airbag? Direção hidráulica? Qual o consumo? Vem com central multimídia?

 

Mas, concorda comigo que esses opcionais só serão úteis se você conseguir definir em que lugar pretende utilizar o carro.

 

Pense no valor do investimento

Raciocine comigo: você saiu da faculdade, passou no exame da ordem, montou o seu escritório e agora precisa de um sistema. Se você não tem muito para investir, não adianta comprar um sistema que custe além do que você possui, afinal, nem sempre o mais caro é o melhor.

 

Analise a segurança dos dados envolvidos, se são valores promocionais nos primeiros meses e depois o valor aumenta, se os valores variam por quantidade de informações cadastradas.

 

Procure na internet comentários de usuários, começando pelos pontos negativos. Verifique se o valor do sistema jurídico é cobrado por máquina ou por usuários simultâneos.

 

Ah! Os investimentos não param por aí... Os treinamentos são oferecidos de forma gratuita? São feitos por vídeo aula? Os relatórios disponibilizados permitem gerar os dados necessários ou são engessados?

 

Ferramentas desktop versus ferramentas web

Algumas pessoas dizem que sistemas desktop (aqueles que precisam ser instalados no computador) são ultrapassados.

 

Eu particularmente discordo, não que estes sejam ultrapassados, mas a plataforma é diferente. O ponto negativo para sistema desktop é ter que investir em equipamentos, em rotinas de backup e segurança.

 

Como pontos positivos destaco que sistemas assim operam localmente, não precisando da internet para funcionamento, além do escritório ter total controle sobre o banco de dados (principalmente se algum dia for necessário a troca do sistema).

 

O sistema web também possui vantagens e desvantagens. A vantagem de um sistema web é o baixo custo de investimento em manter um servidor e, geralmente, a responsabilidade de realizar backups é da empresa fornecedora. Outra vantagem é o acesso fácil por qualquer dispositivo ou sistema operacional, sem falar da mobilidade de acesso a partir de qualquer lugar.

 

A desvantagem é que estes sistemas precisam de internet para funcionar e, além disso, podem existir certas burocracias sobre os dados, caso o usuário necessite de mudanças de sistema.

 

Por isso, leia com cuidado o contrato estabelecido com o fornecedor do sistema jurídico sobre as especificações, quem é o dono dos dados, a extração de informações, pois, algumas empresas dificultam isso ao máximo, justamente para você não deixar de ser cliente delas.

 

Existem ainda alguns sistemas jurídicos que permitem que os dados fiquem alocados na nuvem. Acredito que este realmente seja o futuro nas empresas, porém, o investimento ainda pode ser alto para isso!

 

Conheça melhor os recursos

Neste tópico, aproveito o momento para mencionar quais os recursos existentes em muitos sistemas jurídicos e explicar o que estes recursos fazem:

 Atualização de andamentos processuais: o sistema é capaz de buscar informações processuais nos tribunais e importá-los para os andamentos.

 

 Importação de publicações do diário oficial: o sistema importa tudo o que foi publicado no diário oficial com base no nome do advogado ou no número da OAB do advogado. Alguns sistemas não buscam automaticamente, porém, fazem integração com arquivos que as empresas de publicação disponibilizam.

 

 Cadastramento automático do processo: alguns sistemas cadastram automaticamente os dados básicos do processo com base no número dos autos, evitando que o usuário faça isso manualmente.

 

 Agenda de compromissos: todos os sistemas jurídicos possuem uma agenda de compromissos, mas, o que difere de uma agenda para a outra são as funcionalidades. Alguns sistemas permitem que o usuário receba os compromissos por e-mail, outros sistemas permitem o envio por sms e há ainda os que possuem integração com a agenda do google ou outlook. Existem sistemas que avisam o gestor do escritório se um compromisso não é cumprido dentro de um determinado prazo. Enfim, o objetivo é facilitar o controle de compromissos, centralizá-los em um só lugar e evitar a perda dos mesmos.

 

 Geração de documentos: permitem que o usuário crie modelos de petições, procurações, contratos, facilitando a geração dos mesmos com os dados dos clientes ou processos posteriormente.

 

 Geração de relatórios: todos os sistemas possuem um gerador de relatórios. Em alguns sistemas jurídicos, utilizar essa função é mais fácil do que em outros. Em alguns sistemas, esta função é meio engessada, visto que os layouts são predefinidos e não se permite a alteração dos mesmos. Uma função bem prática é o envio de relatórios automaticamente por e-mail. Esse recurso facilita e muito a vida do usuário.

 

 BI (Business Intelligence) e Dashboards: recursos que coletam os dados, organizam, analisam, compartilham e monitoram as informações, oferecendo suporte a gestão de negócios. Estes recursos, como padrão, geram estatísticas através de gráficos e, analiticamente, geram planilhas dinâmicas dos resultados obtidos.

 

 Gerenciamento de documentos: alguns sistemas permitem e controlam os documentos digitais ou digitalizados e utilizados diariamente no escritório, permitindo maior segurança no arquivamento e localização dos mesmos.

 

 Controle e contratação de correspondentes: permitem o controle de contratação de advogados ou escritórios terceirizados para realização das atividades propostas.

 

 Timesheet: permite controlar o tempo gasto com um determinado cliente ou processo, com o objetivo de mensurar a produtividade da equipe, cobrança do cliente por tempo de trabalho ou equiparação de contratos.

 

 Workflow: sequência de passos ou procedimentos necessários para automatizar os processos, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que nenhuma etapa seja deixada de lado.

 

 Robôs: permitem que os dados sejam importados para um sistema ou programa externo, ou até mesmo importados para dentro do seu sistema. O objetivo principal é diminuir a necessidade de alimentação ou retrabalho por parte dos usuários.

 

 Workgroup: divisão de informações por áreas, departamentos ou equipes, facilitando e separando os dados a serem trabalhados.

 

 Comunicação com o cliente: permite o atendimento ao cliente, fornecendo dados dos processos ou resposta a perguntas realizadas.

 

 Financeiro integrado: permite controlar os fluxos bancários, importar extratos bancários, controlar as contas a pagar e receber, controle de honorários e despesas processuais.

 

 Comunicação entre jurídico e financeiro: alguns sistemas permitem que o departamento jurídico se comunique com o departamento financeiro, lançando notas, comprovantes ou guias.

 

Existem vários outros recursos existentes nos sistemas, alguns realmente permitem a otimização do tempo, outros recursos são só a cereja do bolo. Sejam quais forem os recursos que estes sistemas ofereçam, busque por funções que realmente farão a diferença na sua rotina e que permitam uma implantação real.

 

Atendimento é a alma do negócio

 

Podemos concluir que não existe sistema jurídico perfeito.

 

Então, se você ainda tiver dúvidas sobre qual sistema escolher, busque a opinião de profissionais que sejam neutros nesta decisão e procure saber os feedbacks sobre o atendimento e serviço prestado.

 

A internet é sua maior aliada. Infelizmente, algumas empresas só se preocupam em vender, mas esquecem de investir no pós-venda.

 

Por isso, analisem cuidadosamente as vantagens e desvantagens de cada sistema, considerem com atenção os pontos abordados neste artigo, questionem, realizem testes. Lembre-se, a decisão que você toma hoje, poderá mudar o rumo do seu escritório amanhã.

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*Tiago Oliveira é mentor em tecnologia e gestão processual na ÉOS Inovação na Advocacia.