Controle de processos judiciais: 4 tendências para organização

O número é muito expressivo e demonstra também o volume do imenso trabalho empenhado por advogados. Mas em meio a esses números de ações que correm na justiça, você já se perguntou se tem feito o controle de processos judiciais de seu escritório de forma efetiva e segura? É uma situação que exige atenção redobrada.

Escritórios de advocacia, advogados autônomos e departamento jurídico possuem a responsabilidade de trabalhar para evitar processos, conduzir os que já estão em andamento nos tribunais ou incluir novos. E conforme ocorre o andamento dos processos o volume e a complexidade também crescem significativamente.

Ter o controle de processos judiciais por meio de uma planilha pode até te atender inicialmente. No entanto, quando suas ações tramitam nos tribunais, ou se sua carteira de clientes é ampliada, essas planilhas ficam sujeitas a falhas, inseguras e impõe riscos que você com certeza deseja evitar.

Separamos algumas dicas para que você tenha o máximo de controle sob seus processos judiciais e alcance a organização e produtividade exigida por advogados modernos.

1 - Adoção de software jurídico para controle de processos judiciais
Primeiro é bom que você saiba que existem várias ferramentas disponíveis no mercado que visam facilitar e otimizar a gestão do seu escritório de advocacia. Há inclusive softwares específicos para o controle de prazos jurídicos.

Se atente que, além de contar com um importante recurso de controle de prazos, existem aquele software jurídico que somam outras ferramentas que com certeza facilitarão a gestão completa do seu escritório de advocacia.

A adoção de um software jurídico para controle de processos judiciais é importante para sua gestão, porque não dá para confiar apenas em sua memória ou em planilhas.

É fundamental para seu escritório ter o controle dos processos judiciais. Para isso, adote o uso de um software de gestão jurídica robusto e moderno para dar a você, aos seus sócios e os colaboradores a produtividade e segurança necessária que seu ramo de atividade necessita.

Saiba que o controle de processos judiciais quando feito por um software jurídico eficiente ele te garante também comodidade, segurança e agilidade na execução dessa tarefa.

Veja a lista de alguns benefícios para seu escritório após implantar um software para te auxiliar no controle dos processos judiciais.

 Agilidade em analisar os processos;
 Redução do custo de locomoção ao fórum para consultas de documentação e andamento dos processos;
 Redução de custos do processo, já que haverá redução de tempo em espera;
 Aumento de produtividade dos profissionais de direito;
 Melhora a gestão dos processos.

2 - Padronize as informações e tenha maior controle dos processos judiciais
Garantir o controle dos processos judiciais passa pela organização de suas informações. A melhor forma para manter essa organização é a padronização das informações.

A forma com que as informações dos clientes e dos processos são cadastradas devem manter algumas padronizações.

Em outros termos, você deve segmentar os grupos de informações segundo suas características em comum. Isto evitará a duplicidade de informações e uma busca intuitiva de qualquer dado. Mas lembre-se, a padronização não deve significar perder a flexibilidade e tornar o escritório altamente burocratizado.

Uma boa dica é criar formulários para determinado grupo de informações que estarão disponíveis no sistema de gerenciamento que você escolheu.

De maneira prática, você pode implementar padronizações seguindo as seguintes normas: pessoas físicas, pessoas jurídicas e dados fundamentais destes clientes que deve ser incluído no sistema.

Outra forma é a padronização de atos praticados pelos advogados, que devem ser incluídos no sistema sempre no mesmo formato. Ainda, a padronização de contratos. Seu tipo, espécie, área do direito.

Quando você padroniza a informação ela será de fácil acesso e consulta. Também permitirá analisar processos e melhorá-los. Essa é uma ótima dica para manter o controle de processos judiciais.

3- Crie rotinas para o controle dos processos judiciais

Criar e manter rotinas para gerenciamento e controle de processos judiciais significa produtividade e conhecimento pleno sobre seu as atividades que o escritório desempenha.

Ter uma rotina definida para controle dos processos judiciais que o escritório defende te garante o entendimento do fluxo de informações, de agenda e de cadastro dos clientes e das ações.

Outro fator importante de manter rotinas para controle de processos judiciais é reunir informações que vão te produzir relatórios e BI (Business Intelligence).

É importante que você saiba que ao estabelecer rotinas para seus controles, também estará permitindo que você tenha informações em tempo real e consiga um retrato fiel do seu escritório. Isso sem dúvida é uma ferramenta fundamental para sua estratégia de mercado.

4 - Controle de processos judiciais dentro do fluxo de trabalho

Você como advogado gestor sabe como o fluxo de trabalho dentro do seu escritório define seu nível do produtividade e organização?

Seguir as recomendações já apontadas neste post você terá além de organização, indicadores de produtividade. A definição do fluxo de trabalho é a avaliação das atividades realizadas, o início ao fim de um ou mais processos, ou procedimentos e o tempo que ele leva para ser realizado.

Dentro da rotina de seu escritório o controle de processos judiciais deve estar bem delimitado e visíveis dentro do fluxo de trabalho de seus colaboradores e sócios.

Como já foi dito, por um período planilhas ou agendas até vão te ajudar com esse fluxo, mas saiba que o gerenciamento pode ser mais efetivo e trazer benefícios além do controle quando se conta com um software jurídico que lhe facilite sistematização de fluxo de seu trabalho.

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*Marcos Aurélio Silva é analista de produção de conteúdo da Aviso Urgente.