Meu escritório não tem quem cobre clientes inadimplentes: e agora?

Em um segundo levantamento, "Inadimplência para escritórios de advocacia", a ProJuris constatou que:

• 24% dos advogados sofrem com uma média de inadimplência superior a seis meses;

• 74% dos advogados levam mais de um mês para receber por seus serviços advocatícios.

Portanto, o tema é urgente para escritórios de advocacia. O advogado, por sua vez, precisa encontrar formas de reduzir seus indicadores de inadimplência e o tempo de espera para receber seus honorários. Muitos advogados encontram obstáculos na própria cultura do escritório e não conseguem desenvolver procedimentos para combater a inadimplência.

Por exemplo, 76% dos advogados que responderam à pesquisa "Inadimplência para escritórios de advocacia" responderam que não contam com um profissional dedicado especificamente à cobrança de honorários atrasados. Nesse caso, cabe ao advogado incluir a cobrança de honorários em suas tarefas recorrentes, ou repassar a algum secretário, que também já conta com outras responsabilidades dentro do escritório.

É claro, contratar alguém para se dedicar exclusivamente à cobrança de honorários nem sempre é uma possibilidade plausível. A maior parte dos advogados e escritórios de advocacia precisam "se virar" como podem para reduzir esses indicadores.

Elencamos, abaixo, algumas práticas simples para advogados e escritórios de advocacia reduzirem seus indicadores de inadimplência por conta própria:

Estipular uma rotina de cobrança

Cultura é tudo, e pode ajudar a reverter a inadimplência no escritório de advocacia. A partir do momento em que se define um período específico para revisitar todos os inadimplentes do escritório e efetuar as cobranças, as chances de esquecer de cobrar ficam muito menores.

Trocar as planilhas por um software jurídico

Planilhas são ótimas, de verdade. Elas são práticas e não apresentam erros. Ainda por cima, servem para um milhão de coisas. E esse é justamente o seu grande problema: planilhas servem para tudo, mas não são especializadas em nada.

O que o advogado precisa é de uma plataforma que resolva o seu problema, e não o problema de todo mundo. Por isso, a inadimplência em escritórios de advocacia exige uma plataforma com funcionalidades dedicadas exclusivamente às suas peculiaridades.

O grande diferencial é a visão gerencial que um software jurídico oferece em relação às planilhas. Com uma interface intuitiva e prática, o advogado consegue organizar informações como

• Valor total de receitas e despesas;

• Data de inclusão da custa ou honorário;

• Status da custa ou honorário (pago ou não pago);

• Especificação individual de cada custa e honorário, associando o valor à pasta/pessoa correspondente.

Assim, o advogado controla quem paga, quem deve, quanto deve e desde quando deve. Facilitador, não?

Você pode conhecer todas as funcionalidades do Módulo Financeiro lendo esse artigo.

Padronizar a forma de cobrança

Qual a melhor forma de cobrar honorários? Ligar? Enviar e-mails? Alguns enviam mensagens no WhatsApp, ou vão até a casa do inadimplente. Cada advogado deve escolher o método que melhor lhe atenda. A questão é: definir um padrão ajuda a se organizar.

Padronizar faz parte de um ecossistema de decisões do escritório. Decisões que envolvem, rotina de cobrança, frequência de contatos e métodos de comunicação. Desse modo, o escritório desenvolve um circuito de cobrança, com data para começar e para se encerrar.

Por exemplo:

• Controle semanal de recebimentos - toda terça-feira, na parte da manhã, é

realizada uma rápida conferência no software jurídico

• Uma semana de inadimplência - envio de e-mail

• Duas semanas de inadimplência - novo envio de e-mail

• Após um mês de inadimplência - ligações quinzenais ao inadimplente

• Após seis meses - judicialização da cobrança

Assim, com uma padronização na cobrança, o escritório de advocacia economiza em tempo, ganha em produtividade e reduz as chances de gerar inadimplentes.

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*Tiago Fachini é membro do ProJuris.