Reconhecimento de firma - burocracia que custa a morrer

No último dia 15 de dezembro, o Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI), integrante da estrutura do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços, que supervisiona e coordena os serviços públicos prestados pelas Juntas Comerciais, orientou-as a exigir o reconhecimento de firma se as partes interessadas não comparecem ao órgão quando do protocolo de ato para arquivamento ou quando, mesmo comparecendo, não portarem documento de identidade.

Mesmo com o comparecimento, as Juntas ainda poderão recusar o arquivamento do ato quando entenderem que o documento de identidade apresentado na solicitação foi violado, está deteriorado pela ação do tempo, encontra-se em mau estado de conservação, quando a assinatura divergir daquela lançada no instrumento a ser arquivado ou a foto não representar a imagem visual do portador.

A dispensa de reconhecimento nunca foi absoluta, ou seja, em caso de restar dúvida no confronto com o documento de identidade, por exemplo, a Junta poderia recusar o arquivamento.

O que há de novo é a exigência de reconhecimento de firma quando os interessados não comparecerem à Junta Comercial e um incentivo a isso para evitar a possibilidade de recusa quando da análise do documento de identificação.

Essa nova leitura da lei 8.934, de 1994, que trata do processo perante as Juntas Comerciais, baseada principalmente no entendimento de que a regra da dispensa somente cuida do caso do comparecimento dos interessados ao órgão, parece ser contrária ao movimento mais recente sobre as regras do reconhecimento de firma.

De fato, as normas gerais sobre o assunto não cuidavam expressamente da exigência de comparecimento do usuário do serviço público, exceto o decreto 6.932, de 2009, que na sua redação original fixava que ocorreria a dispensa quando a assinatura ocorresse perante o servidor público a quem devesse ser apresentado o documento. Todavia, essa necessidade de comparecimento foi eliminada pelo decreto 8.936, de 2016.

Em que pese o fato de que quase 80% das empresas abertas são microempreendedores individuais - MEI - que utilizam apenas o Portal do Empreendedor, milhares de processos anuais continuam correndo perante as Juntas Comerciais para atender empresários individuais, sociedades empresárias, empresas individuais de responsabilidade limitada, cooperativas e outras figuras. Para essas, como o processo ainda é muito complexo, os interessados acabam apelando na esmagadora maioria dos casos a diversos profissionais que fazem a intermediação com o órgão público.

Essa prevalência do uso de intermediários, aliada à regra anterior de dispensa de reconhecimento de firma mesmo em caso de não comparecimento do próprio interessado, sempre trouxe preocupação às Juntas Comerciais quanto à responsabilidade por indenizar as vítimas de eventuais fraudes, os titulares dos documentos usados indevidamente para abertura e alteração de empresas.

Assim, várias delas ao longo do tempo passaram a adotar procedimentos para aumentar a segurança do processo. A de São Paulo, por exemplo, passou a exigir o uso de certificação digital para identificar quem gerou o requerimento de registro do ato, o que é importante para conhecer o intermediário do pedido. Também se conveniou com a Secretaria de Segurança Pública para impedir o uso de documentos perdidos, furtados ou roubados constantes das bases de dados daquela. Finalmente, e de forma mais importante, passou a solicitar cópia do documento de identidade dos usuários e digitalizá-los, fazendo com que passassem a constar dos processos, de forma a poder a qualquer momento comprovar que as assinaturas nos formulários, contratos sociais, alterações etc. eram compatíveis com esse.

Esse último ponto é especialmente importante, pois a Junta passou a ter a comprovação de que bem cumpriu o seu papel de observar que a assinatura lançada no instrumento arquivado não diverge do documento de identidade apresentado. Antes disso, o documento de identidade em cópia autenticada era devolvido ao intermediário, o que também diminuía sensivelmente a possibilidade de monitorar o trabalho desempenhado pelos servidores e responsabilizá-los em caso de omissão.

Essas seriam algumas medidas que poderiam ter sido utilizadas como alternativa à nova exigência de reconhecimento de firma, que algumas Juntas Comerciais, aliás, já observavam no seu processo à revelia do entendimento anterior do DREI.

Apesar de não se ter conhecimento sobre o número de fraudes nas Juntas Comerciais, o que ajudaria a dar mais transparência aos motivos da mudança de entendimento do DREI para um nível de exigência maior e disseminado para todo o Brasil, a nova medida é de relativo impacto ao usuário desse serviço público, dado que ele é acessado predominantemente por meio de terceiros contratados. Ou seja, como não exige o comparecimento dos interessados ao órgão, deve apenas agregar um novo custo burocrático ao contrato com os intermediários.

Outra possível alternativa para diminuir esse custo, que a extensa orientação dada as Juntas não deixa clara, mas também não proíbe, é a exigência de reconhecimento de firma apenas em procuração dada ao preposto para atuar perante as Juntas. Ou seja, para as sociedades, ao invés de reconhecer duas ou mais firmas, o custo seria apenas de uma, de um dos sócios autorizando o preposto a atuar para solicitar o registro do ato.

Se a nova exigência significará ou não diminuição no número de fraudes, somente informações mais transparentes sobre a realidade anterior e os resultados da medida poderão determinar, o que é indispensável analisar no futuro próximo em atendimento ao disposto na lei 13.460, de 2017, que cuida da proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos e impõe a eliminação de formalidades e de exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido.

Também os conselhos de usuários que devem ser formados no âmbito de cada Junta Comercial, por exigência da mesma lei 13.460, terão a oportunidade de contribuir na definição de diretrizes para o adequado atendimento, podendo discutir esse tema.

O problema mais grave, todavia, não está na nova exigência do reconhecimento de firma quando o usuário não for pessoalmente ao órgão, mas sim no que ela revela e reforça sobre a complexidade do processo e sobre as dificuldades para o uso das alternativas digitais.

O avanço da simplificação tem relação direta com o chamado autosserviço, conforme prescreve o decreto 8.936, de 2016, que dá prioridade aos serviços públicos no meio digital que podem ser utilizados diretamente pelo cidadão, sem auxílio do órgão público e, portanto, de intermediários.

Facilitar o uso de sistemas que possibilitam o uso de contratos sociais padronizados e formulários para inscrição empresarial, ao lado da criação de meios alternativos de assinatura digital são a solução para que, enfim, seja possível tornar superada essa exigência burocrática que insiste em ressurgir sob o argumento da necessidade de segurança jurídica, em que pese o exemplo de quase 8 milhões de novos negócios surgidos nos últimos dez anos - falamos do MEI - por meio totalmente digital.

A Lei Geral das MPE já previu, a partir de 2014, que o processo de abertura, registro, alteração e baixa da microempresa e empresa de pequeno porte deve ter trâmite especial e simplificado, preferencialmente eletrônico, com dispensa de assinaturas, capital, informações relativas ao estado civil e regime de bens, ou remessa de documentos. Ou seja, ampliou as regras do MEI para as demais MPE.

É preciso, portanto, agir logo para implantar essas novas regras e evitar outro meio século de espera visando eliminar burocracia cada vez mais inútil frente às novas tecnologias.

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*José Constantino Bastos Jr é advogado, ex-secretário nacional de racionalização e simplificação.