Gestão Jurídica - Tudo que você precisa saber para acelerar seu escritório

A preocupação com a produtividade já não é nenhuma novidade dentro das empresas. A grande maioria das companhias ativas no mercado já se deu conta de que, sem equipes produtivas, os resultados simplesmente não existem! Justamente por isso, a produtividade se transformou em uma questão prioritária no ambiente corporativo. Hoje, nenhuma empresa quer deixar de explorar esse fator competitivo para ganhar mais espaço no mercado e conquistar melhores oportunidades.

Quando falamos de produtividade no ambiente dos escritórios de advocacia, no entanto, nem sempre as regras que se aplicam às empresas cabem no contexto e no dia a dia da gestão jurídica dos escritórios.

Como os escritórios de advocacia precisam lidar com fatores como a burocracia externa, a pessoalidade na prestação de serviços e até regras e limites impostos pela OAB, a produtividade precisa ser repensada a partir da realidade específica dessas empresas.

Já faz tempo que os advogados já sabem que tempo é dinheiro, afinal, muitos escritórios surgiram e se desenvolveram usando a lógica do time sheet. Porém, hoje o advogado precisa lidar com um mercado muito mais competitivo e profissionalizado. Portanto, mais do que trabalhar por hora, o profissional precisa aprender a fazer mais em menos tempo através de uma gestão jurídica eficiente.

Para quem deseja criar uma mentalidade produtiva dentro do próprio escritório e obter mais resultados, separamos algumas dicas valiosas que podem fazer a diferença. Quer acelerar a produtividade dentro do escritório e melhorar a gestão jurídica? Então, não deixe de conferir!

1. As verdades sobre produtividade que ninguém vai te contar!

Hoje o tema "produtividade" é um dos mais debatidos no ambiente corporativo. Justamente por isso, o que não faltam são inúmeras ferramentas e receitas prontas sobre como se atingir a alta performance, trabalhando mais em menos tempo.

Porém, para quem deseja realmente ser produtivo, aí vai a dica de ouro: escolha poucas ferramentas e vá testando até chegar aos melhores resultados. Procure dominar bem uma ferramenta, em vez de contar com cinco para fazer diferentes funções mais rápido. Técnicas e ferramentas de produtividade são simples e é justamente essa característica que as tornam mais ágeis.

Atualmente é muito fácil observar no mercado profissionais perdidos com dez aplicativos, três softwares e mais um monte de ferramentas tecnológicas voltadas a produtividade. Muitas vezes, esses profissionais mais perdem tempo incluindo dados nas ferramentas e organizando suas funcionalidades, do que propriamente trabalhando. Por isso, é preciso ter uma certa dose de discernimento na hora de escolher as ferramentas certas.

No universo jurídico, os advogados já podem contar hoje com modernos softwares que foram desenhados especialmente para a advocacia. Com a maioria desses softwares não existe a necessidade de baixar ainda mais ferramentas para fazer com que seu escritório funcione.

Sim, nós sabemos! A tentação é grande, especialmente quando se trata de baixar aplicativos para smartphones e demais gadgets. Porém, acredite! Além dos softwares já contarem com funcionalidades mobile, isto é, interface responsiva, eles são bem mais específicos e atendem as reais necessidades de gestão jurídica dos escritórios.

Alguns softwares jurídicos são tão funcionais e intuitivos, que não são necessários treinamentos para que os usuários possam dominar as funcionalidades da ferramenta. Isso significa que em pouquíssimo tempo você e sua equipe podem conhecer bem todas as aplicações do software, sem a necessidade de treinamentos. Isso faz com que a ferramenta seja incorporada muito mais facilmente no dia a dia e os benefícios sejam observados rapidamente.

Para quem deseja ter um escritório produtivo e desenvolver uma boa gestão jurídica, vale mais contar com poucas e boas ferramentas do que ter ferramentas específicas para necessidades diferentes.

2. Produtividade e gestão jurídica: fatores para se analisar

Agora que você já sabe que em termos de produtividade mais vale ter uma única boa ferramenta, do que ter várias, vamos passar a analisar alguns aspectos que podem fazer toda a diferença na hora de promover um mindset de produtividade e alta performance na gestão jurídica.

2.1. Organização das atividades

Todo advogado, de certa forma, precisa ser um pouco multitarefa. Afinal, além de todo trabalho intelectual que a profissão demanda, cada dia mais os advogados estão mais presos a questões administrativas, financeiras e até ligadas à gestão de pessoas no escritório. É um fato que a advocacia se modernizou. E justamente por isso, o advogado precisa se desdobrar em muitos para dar conta da gestão jurídica.

Porém, quem já leu um pouco sobre produtividade sabe que nenhum profissional que age de forma multitarefa consegue ser produtivo. Afinal, é muita energia depositada em diferentes atividades, o que resulta, cedo ou tarde, no cansaço ou na exaustão.

A palavra de ordem para quem quer ser um advogado produtivo é: organização! Como o advogado precisa realizar diferentes tarefas no seu dia a dia, além de uma boa agenda, é fundamental separar as atividades por blocos. Primeiramente separe aquilo que é mais importante no dia e tente resolver sempre as atividades semelhantes em um mesmo bloco.

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Para ficar mais claro, vamos supor que você precisa ir para uma audiência no fórum amanhã. Hoje mesmo já separe quais são as ações que você poderá dar uma checada e resolva todas as questões de uma vez só. Isso, além de otimizar o seu tempo, gera economia de custos para o seu escritório. Afinal, em vez de você gastar um táxi para ir e voltar da audiência e, depois outro, para fazer os andamentos, você concentra tudo em uma diligência só.

O mesmo raciocínio vale para e-mails, elaboração de peças jurídicas, atividades financeiras e administrativas, entre outras. Defina prioridades na hora da execução e separe as atividades por blocos. Certamente você vai perceber como o seu dia rende mais!

2.2. Gerenciamento de documentos

Você já parou para pensar quanto tempo os advogados do seu time perdem buscando dados e informações? Um dos grandes entraves à produtividade nos escritórios de advocacia é justamente o excesso de papéis e documentos que concentram essas informações. Como o excesso, quase sempre leva à desorganização, o que não faltam são advogados perdendo tempo para encontrarem pastas, arquivos e documentos.

A boa notícia é que os softwares jurídicos e a tecnologia do cloud computing revolucionaram a gestão de documentos na maioria dos escritórios. Hoje já é possível não apenas organizar os documentos de forma digital, como também disponibilizar o acesso simultâneo, o que significa que ninguém precisa ficar esperando uma pasta do arquivo para trabalhar em um determinado caso.

Com o armazenamento na nuvem e o gerenciamento via software jurídico, o advogado tem ferramentas poderosas para atuar com uma excelente produtividade em seu escritório e melhorar a gestão jurídica da empresa.

2.3. Motivação dos colaboradores

Ninguém acorda produtivo todos os dias. Por isso, o fator motivação acaba sendo essencial para quem quer estabelecer uma rotina de alta performance em seu escritório.

Atualmente, para chegar a este resultado, muitas empresas criam incentivos econômicos e planos de carreira para motivar seus funcionários. Porém, é preciso ir além. Mais do que criar essas ferramentas é essencial engajar seus colaboradores a elas. Em outras palavras, os colaboradores precisam entender sobre os resultados de seu trabalho e como isso contribui para o benefício do escritório como um todo.

O grande segredo do engajamento é trabalhar a utilidade e o propósito de seus colaboradores. É preciso que eles se sintam parte da empresa para que possam contribuir da melhor forma para ela. Caso contrário, a relação terá como finalidade apenas tirar proveito, sem que isso signifique reais resultados.

2.4. Fatores de distração

"Será que libero o acesso às redes sociais para os advogados do meu escritório?" . Essa é uma questão que surge na hora de estabelecer práticas relacionadas ao modelo de gestão jurídica. Hoje, para muitas empresas as redes sociais são consideradas as verdadeiras vilãs da produtividade. No entanto, essa premissa não é totalmente verdadeira.

As redes sociais possuem uma função importante no se refere à disseminação de informação e conteúdo. E acesso rápido à informação, também pode aprimorar a execução do trabalho.

Mas sim, elas devem ser usadas com consciência e cautela, especialmente no ambiente do escritório. Por isso, em vez de proibir, mostre aos seus advogados o lado bom e o lado ruim das redes, fazendo com que o lado negativo delas não impacte o escritório.

2.5. Menos burocracia interna

A burocracia é um dos maiores entraves à produtividade e a gestão jurídica do escritório. Porém, quando estamos falando em burocracia não estamos nos referindo apenas à burocracia clássica, ou seja, aquela encontrada nos órgãos e repartições públicas. Estamos falando na burocracia interna. Algo muito comum de se observar nos escritórios.

A criação de práticas e procedimentos são essenciais para o trabalho de qualquer empresa. Porém, quando esses procedimentos não são úteis, ágeis e eficientes eles acabam se transformando em burocracia.

Um software jurídico é uma excelente ferramenta na hora de substituir práticas e procedimentos burocráticos por mais agilidade. Essas ferramentas já contam com soluções integradas, intuitivas e capazes de resolver inúmeras questões do seu escritório com poucos cliques. Isso significa que a adoção desse tipo de ferramenta não implica em parar as atividades do escritório. É possível implementar o software por partes, engajando à cultura do escritório às suas funcionalidades.

2.6. Direito ao descanso

Advogados trabalham bastante. É muito comum ver profissionais até tarde nos escritórios redigindo peças e fazendo o acompanhamento de processos. Em algumas áreas como o societário, por exemplo, trabalhar aos finais de semana e até durante madrugadas também é comum. Porém, será que alimentar esse tipo de cultura dentro do escritório não é nocivo à produtividade?

O que a maioria das empresas vem chegando à conclusão é que sim. O descanso é fundamental para quem quer ter produtividade dentro de qualquer empresa, incluindo os escritórios de advocacia. Por isso, não incentive seus funcionários a ficarem até tarde ou trabalharem aos finais de semana. E estabeleça essas regras como uma questão cultural.

Se possível, crie uma cultura do home office dando mais liberdade aos advogados da sua banca. Empresas modernas vêm adotando essa alternativa e colhendo excelentes resultados em termos de produtividade.

Hoje, com os softwares jurídicos já é possível tocar diversas funcionalidades do escritório à distância. Essas ferramentas transformaram o home office em uma possibilidade real também na advocacia.

Tenha como meta para a gestão jurídica, trabalhar bem para trabalhar menos, em vez de trabalhar muito produzindo pouco.

2.7. Atendimento ao cliente

A advocacia mudou bastante nos últimos anos. Porém, uma coisa permanece a mesma: a relação entre o advogado e seus clientes. Em outras palavras, os clientes precisam confiar no profissional e precisam se sentir seguros com relação à atuação do advogado.

Para que o advogado ofereça a confiança e a segurança necessárias, o contato é essencial. Porém, como fazer um contato pessoal com cada cliente, especialmente com tantas demandas no escritório?

Uma solução bastante interessante é contratar um profissional especificamente para tratar do atendimento. Além disso, algumas ferramentas que promovem o contato passivo, enviando relatórios e informações ao cliente também são uma boa estratégia.

Ter um profissional no atendimento significa que o contato com o advogado é otimizado apenas aquilo que demanda extrema necessidade. Isso dá mais espaço para que o profissional se dedique com mais afinco aos resultados nos processos e também ao gerenciamento no escritório.

O bom atendimento ao cliente é fundamental a sustentabilidade de qualquer escritório, afinal, os clientes são um dos maiores ativos de qualquer empresa. Porém, todas as atividades de suporte e atendimento devem ser otimizadas para que o profissional se foque no seu core business, sem que isso seja interpretado como uma falta de atenção por quem paga os seus honorários.

3. Metas e medidas

Para acelerar a produtividade em um escritório de advocacia, outra medida essencial à gestão jurídica é estabelecer metas. Sem metas, fica mais difícil que os advogados se engajem e coloquem esforços para obterem resultados mais positivos.

As metas também são essenciais para que os líderes ou gestores possam criar formas de medir o avanço e o desenvolvimento do escritório rumo aos resultados pretendidos. Quem não mede, não gerencia. Portanto, além de estabelecer metas é essencial contar com medidas ou critérios que possibilitem verificar o avanço e o aumento da produtividade.

Lembre-se que esses critérios devem ser objetivos e baseados em cada meta. Portanto, se o objetivo é que os colaboradores trabalhem com mais eficiência, um bom critério a ser adotado é o tempo trabalhando em cada caso, por exemplo. Isso permite checar quanto se gasta em horas por colaborador, para que seja possível faturar um determinado montante para o escritório.

4. Conclusão

Não existe uma receita única de produtividade que se aplique à todas as empresas. Cada empresa trabalha dentro de uma realidade e de um mercado específico, por isso é essencial pensar na produtividade como uma ferramenta como que se adapta aos mais diferentes nichos de atividade.

Contudo, nos escritórios de advocacia, assim como nas demais empresas é essencial trabalhar com as ferramentas certas, escolhendo algumas poucas que atendam às suas necessidades e auxiliem no desenvolvimento da gestão jurídica.

Além disso, uma boa medida para uma gestão jurídica eficiente é criar boas práticas que gerem motivação e incentivem os colaboradores a atuarem em alta performance. Além de claro, é preciso medir e monitorar todo o processo e os avanços em termos de produtividade.

A boa notícia é que a tecnologia vem contribuindo e muito para os escritórios de advocacia se tornarem empresas mais produtivas. Como essas ferramentas carregam procedimentos próprios e integrados, o advogado pode ver seu escritório de forma global e trabalhar suas atividades de forma integrada.

Ser mais produtivo na era da informação é um desafio para qualquer negócio. Mas os benefícios compensam e geram um diferencial competitivo no mercado. Quem não gosta de trabalhar colhendo bons resultados e com destaque diante da concorrência, não é mesmo? Sem produtividade, isso é praticamente impossível!

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.