Como habituar a equipe a trabalhar com um software para advogados?

Para prestar serviços jurídicos com eficiência e qualidade, o uso de um software para advogados é essencial.

Isso porque a rotina dos advogados é cheia de procedimentos e atividades de suporte, que acabam consumindo tempo e energia do profissional. Sem automatizar determinadas tarefas, o advogado corre o risco de perder um tempo precioso que poderia ser utilizado em soluções para o seu cliente ou mesmo estratégias para o seu negócio.

Com a automatização de determinadas tarefas jurídicas, fica mais fácil para o advogado investir na produção criativa. Afinal, somente ela que pode criar um diferencial para os serviços jurídicos.

Embora os benefícios de um software para advogados sejam conhecidos de muitos profissionais, habituar uma equipe ao uso da ferramenta nem sempre é uma atividade simples. Até porque, estabelecer uma nova cultura é sempre um desafio.

Porém, para tornar esse processo mais fácil e também mais prazeroso, existem algumas técnicas que podem ser utilizadas. Quer saber como habituar sua equipe a trabalhar com um software para advogados? Então, não deixe de conferir!

Envolva toda a equipe na fase de testes do software para advogados

Para que a implementação de um software para advogados seja bem-sucedida, uma boa estratégia é envolver a equipe na fase de testes do sistema. Isso permite que as funcionalidades sejam melhor exploradas e os profissionais avaliem qual a melhor maneira de utilizar a ferramenta no seu dia a dia.

[Saiba mais como engajar sua equipe para a utilização de um software jurídico]

O grande segredo do sucesso para a implementação de um software é que os advogados compreendam os benefícios da ferramenta. Quando isso é feito de forma progressiva, as chances de que o time tenha uma boa adesão ao software jurídico são bastante altas.

Treinamentos: porque não?

Por mais intuitivo que um software para advogados seja, muitas vezes ele promove uma espécie de choque, forçando o profissional a se adaptar a uma nova realidade. Diante desse fato, é muito comum que alguns profissionais apresentem uma certa resistência, que nem sempre será superada apenas porque o uso da ferramenta se tornou obrigatório. Mais do que obrigar, é preciso incentivar. Caso contrário, novos procedimentos acabarão sendo criados, prejudicando ainda mais a eficiência e a agilidade.

[Quer saber como um software pode ajudar na organização da rotina, mesmo quando o advogado não tem tempo? Então não deixe de conferir]

Procure realizar treinamentos que mostrem os reais benefícios do software jurídico ao advogado. Ensine quais são suas funcionalidades e porque ele pode ajudar o profissional a produzir mais, em menos tempo, se focando naquilo que realmente importa.

Incentive seus advogados a não realizarem trabalhos manuais

A partir do momento que um escritório adota uma cultura digital, é fundamental eliminar os procedimentos manuais. Isso parece muito simples e óbvio na teoria, porém na prática, é muito comum observar advogados que acumulam papéis, mesmo quando o escritório já possui um software para advogados capaz de fazer toda a gestão dos documentos.

Adquirir novos hábitos é um desafio para qualquer profissional. Especialmente quando passamos muito tempo habituados aos trabalhos manuais e ao uso do papel. No entanto, sem que o profissional abra mão desses costumes, os benefícios da digitalização nunca se tornarão visíveis. É preciso que todos se conscientizem disso.

Estimule o feedback

Sim, é uma verdade que as reuniões vêm se tornando algo cada vez menos prioritário no universo dos escritórios de advocacia. Porém, algumas, ainda podem ter efeitos bastante positivos. Durante a implementação do software para advogados e depois de um tempo de funcionamento, procure realizar reuniões periódicas com o objetivo de colher feedbacks sobre o uso da ferramenta.

Isso, além de solucionar dúvidas comuns de diferentes profissionais, pode estimular o uso da ferramenta. Outra vantagem desses encontros é explorar as funcionalidades do software para advogados conjuntamente com a equipe, contribuindo assim para um domínio maior da ferramenta.

Ensine seus profissionais a trabalharem com dados

Cada vez mais a interpretação de dados ganha mais relevância dentro da advocacia. Isso porque dados e relatórios ajudam o advogado a tomar decisões mais assertivas seja com relação ao próprio escritório, seja com relação aos clientes. Por isso, é essencial que os profissionais saibam utilizar ferramentas de processamento de dados, tais como um software jurídico, e saibam como interpretar esses dados a favor do processo de tomada de decisão.

Como explicamos, a adoção de um software para advogados pode gerar uma espécie de choque, forçando o profissional a mudar seus hábitos e sua rotina de trabalho. Por isso, é preciso ter uma dose de paciência e também estratégia para que os profissionais se adaptem à ferramenta da melhor forma possível. Lembre-se sempre de focar nos benefícios. Após todos entenderem as facilidades que esse tipo de ferramenta promove, a adesão acaba sendo um processo natural.
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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.