Gestão de escritório de advocacia: o guia definitivo

O mercado jurídico está passando por uma profunda transformação, modificando a forma como os profissionais realizam a gestão de escritório de advocacia. Com o objetivo de contribuir com informações relevantes sobre o tema elaboramos um guia definitivo. O material aborda as principais tendências da área e apresenta práticas referenciadas por escritórios de sucesso que conseguiram alcançar resultados satisfatórios ao aliar o uso da tecnologia à rotina de trabalho. Para entender o cenário atual, é necessário analisar o panorama histórico da advocacia no Brasil e o impacto das inovações tecnológicas no setor.

Gestão de escritório de advocacia: um breve panorama da evolução da advocacia

No início da advocacia no Brasil, os cursos jurídicos eram restritos apenas a algumas universidades localizadas nas principais capitais do País, como São Paulo e Olinda. Em 1º de março de 1828, deu-se início ao Curso de Ciências Jurídicas e Sociais da Academia de São Paulo, no Convento de São Francisco. A partir desse marco, a história do Direito no País começou a evoluir gradativamente. Com o passar do tempo, foi se desenvolvendo e acompanhando as demandas emergentes da sociedade, consagrando-se como um importante instrumento para a defesa de direitos dos cidadãos brasileiros.

A fundação do Instituto dos Advogados, em 1843, teve como principal objetivo regularizar a atuação jurídica no País. Depois de quase um século, em 1930, foi criada a Ordem dos Advogados do Brasil e, finalmente, desenvolvido o Código de Ética da profissão, aprovado na sessão do Conselho Federal de 25 de julho de 1934. Em um curto espaço de tempo a advocacia expandiu seu campo de atuação para diversas áreas, com a oferta de cursos em diferentes localidades do território nacional, acompanhando o desenvolvimento da luta por direitos no Brasil

Atualmente, a realidade da advocacia no País é diferente. Nos últimos vinte anos, de acordo com a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), houve um salto significativo na quantidade de cursos na área, passando de aproximadamente 200 na década de 1990, para 1,3 mil. Como consequência, cresceu o número de advogados atuantes: mais de 1 milhão de profissionais até 2016.

Necessidade de implementar novas temáticas no ensino jurídico

A partir da evolução da advocacia no Brasil foi possível compreender o panorama do mercado jurídico na atualidade. Ao longo dos anos, a advocacia precisou adequar-se às demandas crescentes da sociedade devido à transformação social, cultural, política ou econômica que o País vivenciou nas últimas décadas. Esse contexto ajudou a impulsionar a intensa concorrência no setor, tornando urgente e necessária a admissão de novas temáticas no ensino jurídico.

Isso se deve ao fato de que, nas duas últimas décadas, os advogados começaram a perceber a necessidade de profissionalizar a gestão de escritórios de advocacia, como revela em entrevista Anna Luiza Boranga, consultora de marketing de renomadas bancas. Com a mudança de paradigma, os profissionais passaram a se distanciar da ideia romantizada da advocacia.

Convênio acadêmico para uso do software jurídico

Para lidar com o crescimento do setor e acompanhar as principais tendências do mercado, a formação do profissional do Direito precisa ir além do jurídico. Por isso, as universidades precisam incentivar o aprendizado das novas tecnologias aliadas ao exercício jurídico na grade curricular dos cursos. A adoção de temáticas diversificadas nas disciplinas focadas em gestão administrativa de pessoas, marketing e finanças, por exemplo, é uma alternativa encontrada para melhor preparar os profissionais diante da nova realidade do mercado.

Essa iniciativa contribui para que os profissionais recém-formados deixem as universidades mais preparados para implementar práticas inovadoras na gestão de escritório de advocacia. E, dessa forma, promover o crescimento sustentável do negócio a curto, médio e longo prazos. Em sua coluna Minuto da Gestão o especialista Mario Esequiel tratou sobre a importância da modernização e da inovação na gestão de escritórios de advocacia.

Na visão dele, os escritórios mais conservadores que não adotarem práticas modernas no gerenciamento das principais atividades da banca estão fadados ao insucesso. É cada vez mais exigida a criação de um ambiente favorável à inovação em escritórios de portes variados.

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Por que inovar a gestão de escritório de advocacia é importante?

A globalização e a popularização de novas tecnologias motivaram uma competitividade maior no mundo empresarial. Nesse contexto, o mercado se tornou um local inapropriado para as instituições que insistem em conservar práticas ultrapassadas em sua rotina. A realidade das bancas jurídicas também foi impactada de forma definitiva. Mais do que nunca, os advogados devem ampliar a visão estratégica de negócio com relação a sua própria atuação ao viabilizar uma gestão de escritório de advocacia moderna e profissionalizada.

A profissionalização dos escritórios de advocacia, independentemente do seu porte, é uma necessidade iminente aos profissionais da área. É por isso que o advogado deve acompanhar as inovações do setor para modernizar sua rotina profissional. Aqueles que já se convenceram de que é preciso encarar a gestão de escritório de advocacia com a mesma organização de uma empresa, conquistam um diferencial competitivo frente à concorrência.

É fundamental realizar a gestão de escritório de advocacia de forma eficaz e inovadora, para sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo e obter uma visão empresarial estratégica. Confira algumas práticas e recomendações para obter sucesso:

Reinventar a prática jurídica a partir da adoção de estratégias inovadoras em todos os setores da banca;
Incorporar uma visão estratégica da banca, com objetivo de aproveitar as oportunidades de mercado e garantir maior competitividade frente à concorrência;
Avaliar a saúde da carteira de clientes da banca e discutir estratégias, para obter sucesso na negociação de novos contratos ou renegociação dos contratos atuais;
Incentivar o olhar criativo dos profissionais e encorajá-los a recomendar ações voltadas à modernização da banca para o desenvolvimento do negócio.

Gestão de escritório de advocacia na Era Digital

A tecnologia provocou mudanças significativas na área jurídica, impactando a atuação profissional. Atividades que eram impensáveis até pouco tempo atrás, hoje já são consideradas essenciais para o exercício da profissão. A adoção de um software jurídico para auxiliar a gestão de escritório de advocacia é um exemplo de como as novas soluções estão ganhando cada vez mais espaço na rotina dos advogados.

 

Os escritórios que utilizam a tecnologia a seu favor conseguiram reduzir consideravelmente os processos em papel, aumentando a eficiência na gestão por meio do uso de software para advogados. O resultado alcançado pelo escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), comprova a importância de utilizar a tecnologia como aliada na gestão de escritório de advocacia.

Segundo a advogada Érica Errico, ao informatizar a banca a partir da contratação do software jurídico SAJ ADV, foi possível diminuir a quantidade de pastas físicas. A iniciativa oportunizou a mudança de endereço da sede, assim como a otimização de tempo da equipe e a redução de custos com material de escritório. Esse é apenas um exemplo de como a adoção de tecnologias na gestão de escritório de advocacia tem transformado a área.

A informatização das bancas é o primeiro passo para modernizar a prestação do serviço por meio de um software jurídico. Além de oportunizar aos gestores o gerenciamento eficaz das diferentes áreas do escritório, a iniciativa acompanha as tendências de modernização da Justiça brasileira. Afinal, o processo digital já é uma realidade, em fevereiro de 2016, o Superior Tribunal de Justiça passou a receber apenas processos em formato digital. Por isso, adequar-se à atual dinâmica da prestação do serviço jurídico é primordial.

Automatização dos principais procedimentos na gestão de escritório de advocacia

Ao modernizar a gestão de escritório de advocacia a partir da sua informatização, passa a ser possível automatizar as principais atividades da banca, gerenciando de forma prática todos os processos e atendimentos e dando à organização uma rotina profissional, com mais controle das atividades de toda equipe e dos prazos processuais.

A organização eficaz e a automatização de atividades repetitivas, permite que os profissionais dediquem mais tempo na elaboração de peças processuais e na prestação de um atendimento de qualidade aos clientes. Nesse sentido, o uso de um software jurídico na rotina dos escritórios de advocacia, tanto de pequeno como de médio e grande portes, tem se mostrado um verdadeiro aliado.

Ao adotar um sistema de gestão, os advogados começam a perceber uma maior economia de tempo, principalmente nas atividades que não são técnicas ou jurídicas, como a organização da agenda ou a elaboração de relatórios, por exemplo. Além de ganhar eficiência na gestão de escritório de advocacia, a implementação de um software jurídico auxilia os gestores a propor melhorias nos procedimentos internos com o intuito de buscar mais organização, produtividade e rentabilidade da banca.

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Modernizando a gestão de escritório de advocacia com um software jurídico

Os escritórios que passaram a incorporar recursos tecnológicos para melhorar a sua atuação no mercado, têm conseguido agregar valor aos serviços prestados. Isso porque com o auxílio de um software jurídico, os advogados realizam todas as suas atividades de forma inteiramente on-line. Essa facilidade oferecida por sistemas de gestão que operam na nuvem, como é o caso do SAJ ADV, ajuda o advogado a fazer uma gestão de excelência.

Além de armazenar os documentos e dados de todos os setores do escritório, o software jurídico permite integrar as informações das diferentes áreas e dispõe de diversas funcionalidades. Com as informações centralizadas em uma única plataforma, toda a equipe passa a ter uma visão ampliada das tarefas, prazos e compromissos. A praticidade que o profissional tem de incluir as informações no sistema e o gestor de acompanhá-las, viabiliza o melhor gerenciamento de todas as informações da atividade advocatícia, pertinentes aos processos, atendimentos, finanças e pessoas.

Funcionalidades que contribuem para a gestão de escritório de advocacia

Pelo fato de os gestores obterem uma visão mais ampla e detalhada dos diferentes setores da banca, é possível avaliar a necessidade de estruturar um novo modelo de gestão do escritório para se adaptar à nova dinâmica de trabalho.

Assim como o escritório Camargo Penteado, citado anteriormente, o Guimarães Sanches Advogados também possui um grande número de processos para acompanhar. Como o escritório gerenciava mais de 6 mil processos manualmente por meio de planilhas, a equipe sentia dificuldades para controlar tantos prazos e demandas. Afinal, todos os processos juntos geram cerca de 70 intimações por dia.

A melhoria da produtividade no escritório só foi possível após a contratação do software jurídico SAJ ADV. A implantação do sistema trouxe mais segurança à equipe e proporcionou ainda mais sinergia entre os colaboradores. Com auxílio do software, foi possível deixar bem definidas as atividades entre todos os usuários do sistema.

Por conta do SAJ ADV obter uma funcionalidade específica que permite a criação de grupos de trabalho, os gestores passaram a ter mais facilidade para a delegação de tarefas. A partir do uso delas na rotina dos gestores passou a ser possível organizar melhor as demandas do escritório e acompanhá-las de perto. "Além de as tarefas ficarem mais claras para todos da equipe, posso acompanhar as entregas e as pendência de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet. Mesmo que eu esteja trabalhando remotamente, fico por dentro das atividades do escritório em tempo real", diz o advogado Marcus Vinicius Guimarães Sanches.

Confira os principais benefícios que uma gestão de escritório de advocacia eficaz com a ajuda de um software jurídico pode proporcionar à banca

Ampliação do conhecimento de mercado: Com as informações da banca integradas, o gestor consegue ter uma visão mais realista da sua carteira de clientes e avaliar as demandas mais buscadas por eles e potenciais contratantes. Ao identificar as áreas de atuação mais relevantes, é possível buscar por novas oportunidades de mercado que possam contribuir para ampliação da carteira de clientes do escritório.
Superar a concorrência: Uma gestão de escritório de advocacia eficaz permite aos profissionais obterem um conhecimento aprofundado da banca e uma visão mais estratégica para conquistar vantagens competitivas. Em tempos de intensa concorrência, conhecer seus pontos fortes e fracos e os dos seus concorrentes é essencial para inovar.
Conquista do cliente ideal: Com todas as informações do escritórios integradas em uma única plataforma, passa a ser possível cruzar dados com mais facilidade e compreender o perfil dos clientes para propor melhorias na forma de atendê-los e conquistar a satisfação deles. Prestar um serviço de qualidade, faz com que o escritório tenha um diferencial no mercado e conquiste novos clientes.
Foco e diferenciação: O escritório deixa de realizar uma gestão intuitiva e muitas vezes amadora do ponto de vista da gestão de seus negócios para uma gestão focada em resultados e na diferenciação da atuação jurídica junto aos clientes e parceiros estratégicos.

Como podemos perceber, a tecnologia incentivou os advogados a reinventarem a forma de prestar os seus serviços. Com isso, novas temáticas ganharam espaço na gestão de escritório de advocacia na atualidade. Gerenciamento do conhecimento, empreendedorismo jurídico, relacionamento com o cliente, Marketing Jurídico e planejamento estratégico da banca são assuntos que precisam passar a fazer parte do dia a dia dos gestores.

A tecnologia está sendo vista como uma aliada da gestão de escritório de advocacia. Mas é preciso se preparar para advogar na Era Cognitiva, que já está começando a impactar o setor.

Advocacia na Era Cognitiva

Os advogados vão precisar se adaptar cada vez mais rápido às mudanças que a Era Cognitiva está trazendo para a advocacia. Nos EUA, grandes escritórios já usufruem da Computação Cognitiva por meio do Ross, sistema desenvolvido pela IBM. Já no Brasil, ELI acaba de ser lançado pela startup de legal tech Tikal Tech. O primeiro robô-advogado do Brasil foi criado para auxiliar na solução de processos e casos.

Conforme os processos digitais vêm ganhando mais espaço nas cortes brasileiras, a forma como é realizada a movimentação processual muda. Com a chegada da Computação Cognitiva, os profissionais passam a conviver com robôs e computadores que já conseguem realizar muitas tarefas características do trabalho humano, como a elaboração de sentenças judiciais simples e algumas soluções jurídicas.

Com as máquinas ganhando ainda mais importância na realidade dos advogados, torna-se possível utilizar as novas tecnologias para acrescentar informações atualizadas aos processos de forma automatizada, proporcionando ainda mais agilidade na atuação profissional dos advogados. O seu escritório já está se preparando para atuar na Era Cognitiva?

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.