O método de produtividade de David Allen aplicado à rotina jurídica

A ideia é que, com o GTD, você possa manter sua mente tranquila para focar no trabalho. Para isso, você deve "esvaziar" sua cabeça, colocando tudo o que precisa fazer ou documentar em alguma ferramenta, seja ela um caderno, um aplicativo ou um sistema próprio para organização de tarefas. Depois, você organiza e define as ações necessárias. Segundo Allen, apenas registrar em algum lugar seus compromissos para organizá-los já ajuda a otimizar seu trabalho. Mas o método é mais complexo do que isso.

Meu nome é Sonia Tuyama e trabalho há mais de 20 anos com desenvolvimento de softwares. Atualmente sou Diretora de Produto na Aurum. No texto de hoje, vou mostrar como aplicar o GTD na sua rotina, em especial com a ajuda de um software jurídico como o Astrea.

1) O primeiro passo do GTD é a "coleta". Nesse momento, você vai simplesmente registrar tudo que está na sua cabeça. Audiências, reuniões, insights, notas, documentos, tarefas. Tudo deve ficar numa lista geral, que vamos chamar de "caixa de entrada". Se você já usa o Astrea, pode checar sua caixa de alertas para incluir essas informações entre o que precisa ser feito. Dentro do sistema, pode criar a sua "caixa de entrada" e alocar as tarefas dentro dela.

2) A seguir, você vai "processar" tudo aquilo que reuniu. Primeiro, avalie se aquele item exige uma ação. Se for apenas um documento, por exemplo, você pode só arquivá-lo. Se for algo que se tornou irrelevante, deletar. Caso seja algo que não é prioridade, mas que você gostaria de fazer em algum momento, pode adicionar em outra lista chamada "Um dia". Caso o item exija uma ação, divida entre os que podem ser delegados e os que são "projetos" (ou seja, dependem de outras pequenas tarefas). Faça a quebra dessas tarefas que estão ligadas a algo maior. Dentro do Astrea, você consegue fazer isso, além de delegar funções e acompanhar o que seus colaboradores estão fazendo.

3) Depois de colocar tudo no papel e analisar, chegou a hora da organização! Crie diversas listas de acordo com o contexto. Quem usa o GTD para organizar a vida, de modo geral, pode ter listas para "Família", "Trabalho", "Estudos", por exemplo. No escritório, as listas podem ser de próximas ações, tarefas delegadas, projetos em que está envolvido e referências (com informações que podem ser úteis no futuro). Além disso, usando o Astrea, você pode incluir todos os compromissos na agenda do sistema e receber alertas quando as datas se aproximarem. Outra opção no software é incluir etiquetas que classificam suas tarefas por prioridade ou nível de exigência.

4) Lembre-se sempre de atualizar suas listas. Com o Astrea, você recebe seus andamentos de processos e alertas quando seus prazos estão chegando. Assim, fica mais fácil manter um controle da rotina com o GTD. Sempre que surgirem novas tarefas, jogue-as na "caixa de entrada" para depois processá-las e organizá-las. Revise suas tarefas ao fim de cada semana. Veja o que ficou para trás, o que foi terminado e o que precisa continuar na lista.

5) Por fim, faça! A partir das tarefas que estão entre as próximas ações, comece a executá-las.

Se esse é seu primeiro contato com o GTD, o método pode parecer difícil. Mas calma, assim como tantas coisas no cotidiano, é só uma questão de prática! Para aproveitar essa ferramenta ainda melhor, faça download do nosso ebook e saiba como incluir o método GTD na sua rotina junto com um software jurídico.

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*Sonia Tuyama é cofundadora e diretora de produto na Aurum. Formada em ciência da computação pelo ITA e experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico.