Guia para encantar clientes usando um software jurídico

Por isso, hoje vim apresentar alguns dos benefícios que um software oferece a um escritório de advocacia, como melhorar a gestão de processos, prazos e a interação entre os colaboradores. Além disso, contar com uma ferramenta completa permite que você consiga dar mais atenção aos seus clientes e desenvolver vantagens competitivas.

Para ilustrar o que muda na sua rotina antes e depois de um software jurídico, usei o caso da nossa cliente Mariana Gonçalves, advogada especialista em direito imobiliário e dona do canal Minutos de Direito. A entrevista dela está disponível na íntegra no nosso "Guia para encantar clientes usando um software jurídico" que você pode baixar aqui.

Organização

Com um software para advogados, você pode dizer adeus às pastas bagunçadas (físicas ou virtuais) e à correria quando um cliente liga querendo informações! Em alguns cliques, você e os outros funcionários do escritório podem acessar todos os dados do processo e o histórico dos clientes. Para a Mariana Gonçalves, que começou a usar um sistema para advogados há seis meses, essa foi uma mudança fundamental. Conversando com a gente, ela explicou que "isso dá uma seriedade, um profissionalismo muito grande na minha relação com meu cliente. Demonstra pra ele que eu tenho total controle da situação".

Registro de clientes

Antes de usar um software jurídico, a Mariana usava uma planilha no Google Drive, como muitos advogados que eu conheço. Mas conforme o escritório cresceu, esse sistema se tornou inviável. Ela tinha uma coluna para registrar o histórico do cliente, mas precisava apagar as informações antigas para adicionar novas. Ou seja, não conseguia registrar o que conversaram nas reuniões anteriores, observações feitas e outros detalhes que poderiam ajudar mais tarde.

Ela também não entrava em contato com o cliente se não houvesse nenhuma movimentação no processo. Esse comportamento reativo pode passar para o cliente um sentimento errado de que o advogado se esqueceu do caso ou que não se importa com a qualidade do atendimento. Já com um software, é possível adicionar tarefas na agenda e receber alertas quando precisar contatar um cliente que está com um processo parado há algum tempo.

Além disso, usar Excel ou o Google Drive pode dificultar o acompanhamento de prazos ou fazer com que o advogado deixe de dar feedback para o cliente. De acordo com a Mariana, existem erros que podem comprometer gravemente o relacionamento com o cliente: "às vezes uma falha de deletar uma linha da planilha e, pronto, perdíamos o cliente".

Controle de prazos

Quando o escritório tem poucos clientes, é mais fácil lembrar de todos e controlar prazos usando aplicativos como o Google Agenda. Só que depois de um tempo, à medida que o escritório cresce, essa situação se torna insustentável. Com um softwares jurídico, você recebe alertas sempre que chega um novo prazo e pode agendar e delegar tarefas relacionadas.

Produtividade

Sem um software, o advogado precisa cadastrar cada processo e checar os andamentos manualmente. É um trabalho "braçal", que demanda muito tempo e poderia ser dedicado a outras tarefas. Com um software jurídico, você pode riscar essas tarefas da lista: as buscas de processos e andamentos são automáticas. Por conta dessas funcionalidades, a Mariana conseguiu otimizar seu trabalho: "esse tempo que a gente perdia atualizando e mantendo nosso banco de dados, hoje eu posso reverter em serviço e captação de clientes".

Trabalho em equipe

O trabalho em equipe também fica mais difícil sem um software para advogados. Para o gestor do escritório, é preciso muita organização para saber o que cada funcionário está fazendo. Além disso, há pouca colaboração. Cada um faz apenas as suas tarefas, já que não consegue ver no que os colegas precisam de ajuda.

Utilizando um software, é possível delegar tarefas com mais facilidade e acompanhar o checklist de todos com apenas alguns cliques. A Mariana concorda e contou pra gente que se cada uma das colaboradoras do escritório tivesse apenas a sua própria lista de tarefas impressa, elas não trabalhariam tanto em conjunto: "Hoje as tarefas estão lá, pra todo mundo. Se alguém puder pegar e já riscar aquela tarefa do sistema, perfeito".

Vantagens competitivas

Saber fazer o básico é imprescindível, mas ir além é o que faz um negócio crescer. Com tanta concorrência no mercado, é preciso se destacar. No escritório da Mariana, o principal diferencial é o atendimento: "Esses dias eu recebi um áudio de um cliente falando que o nosso escritório teve o melhor atendimento de toda a vida dele, porque ele sentiu, em todos os meses de trabalho, que a gente estava ali, que a gente dava atenção". Com o software, ela registra todos os detalhes do cliente e tem as informações a mão sempre que precisa. Além disso, reduzindo o estresse e melhorando a organização, ela consegue se dedicar ao mais importante: advogar!

Guia para encantar clientes com um software jurídico

Percebeu as vantagens de utilizar um software jurídico? Essas são apenas algumas delas! Além da entrevista da Mariana, nosso ebook sobre atendimento ao cliente conta com várias outras dicas. Faça download dele aqui.

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*Sonia Tuyama é co-fundadora e diretora de produto na Aurum. Formada em ciência da computação pelo ITA, tem mais de 20 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico.