Software para advogados: como organizar a rotina quando você não tem tempo

Com a gestão do escritório organizada e as atividades repetitivas automatizadas, os profissionais têm mais tempo para melhorar os serviços prestados. Este tipo de ferramenta agrega valor ao escritório e ajuda o advogado a fazer uma gestão de excelência. Os métodos tradicionais de controle de atividades e prazos, como as planilhas, podem até causar a sensação de agilidade aos profissionais por já ser uma ferramenta conhecida. Mas, o tempo investido em alimentar o software para advogados vale à pena porque traz benefícios a curto, médio e longo prazos.

Manter o uso das planilhas é arriscado, já que as chances de erro são muito maiores. No início do uso do software para advogados, é natural despender um pouco mais de tempo para inserir as informações do escritório no sistema. Mas, este tempo será recompensado logo depois, quando todos estarão integrados ao software e terão várias atividades automatizadas.

A fase inicial pede um engajamento de toda a equipe. Quanto mais profissionais envolvidos para inserir as informações no software para advogados, mais rápida será a adaptação ao sistema. É importante que todos entendam que a tecnologia ajuda na economia de tempo. Além disso, centraliza as informações e agiliza o acesso a esses dados. Isso acaba resolvendo o problema de falta de tempo dos advogados.

Depois que as informações estão no software para advogados, a gestão do escritório fica muito mais fácil. Em um sistema como o SAJ ADV, por exemplo, os usuários podem criar tarefas que ajudam nos prazos e no controle das atividades, organizar o histórico de atendimento dos clientes, poupar tempo com a criação de relatórios.

Veja como otimizar seu tempo na hora de inserir as informações no software para advogados

Dica 1

Você pode fazer a captura dos processos no início da manhã. No dia seguinte ou no final do expediente, cadastre os processos registrados por meio da captura e crie tarefas para as próximas atividades. Se você separar alguns períodos do seu dia para inserir as informações no software para advogados, essa boa prática vai entrar naturalmente na rotina do escritório.

Dica 2

Quando você cria tarefas no software para advogados, os outros usuários têm a responsabilidade de acessar o sistema e ver quais atividades precisam executar naquele dia. Isso também ajuda para que todos usem o software de forma alinhada. Uma das principais vantagens em delegar tarefas é manter as atividades do escritório organizadas e visíveis para todos.

O SAJ ADV, por exemplo, disponibiliza um painel de tarefas e envia notificações para que os usuários se lembrem de suas atividades e os prazos de cada uma. Dessa forma, além de manter a rotina mais organizada, o escritório ainda ganha agilidade e segurança na execução dos serviços.

Dica 3

Outra funcionalidade fundamental para os advogados que precisa estar disponível no software jurídico é o acompanhamento das intimações. No SAJ ADV, as intimações ficam salvas no histórico do processo e podem ser consultadas a qualquer momento pelos usuários. Isso promove uma gestão dos processos muito mais organizada e evita que o advogado perca prazos.

Dica 4

Os alertas enviados pelo SAJ ADV, por e-mail ou no próprio software para advogados, ajudam a equipe a organizar sua rotina e a agilizar seu tempo. Todos os dias, os usuários recebem um e-mail com um resumo das atividades que precisam ser realizadas. Dessa forma, a equipe consegue se organizar com as demandas do dia e não perde tempo com atividades secundárias.

Dica 5

A Área do cliente no SAJ ADV também ajuda o advogado a ganhar tempo. Por meio dela, o cliente do escritório acompanha a situação do seu processo em tempo real. Isso poupa tempo na criação de relatórios e reportes ao cliente, já que a comunicação fica muito mais fácil. A relação de confiança entre o escritório e o cliente também fica mais forte. A Área do cliente garante uma transparência maior dos serviços prestados.

Ainda que a rotina do escritório seja puxada, é possível se adaptar a um software para advogados. É natural que o início exija uma força-tarefa de toda a equipe para que todas as informações sejam inseridas no sistema. Mas, depois de colocadas, o software fará a gestão do escritório automaticamente e otimizará o tempo de todos.

No caso dos advogados individuais, a ajuda de um software jurídico é ainda mais importante. Por automatizar uma série de atividades, a rotina fica mais organizada e o profissional ganha tempo para se dedicar às peças processuais e aos clientes.

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.