Procedimentos corporativos para a implementação de programa de Compliance (com o foco voltado para empresas não-financeiras de médio porte)

Programa de Compliance e sua estruturação. Primeiramente, vale destacar que a classificação de empresa adotada neste artigo leva em consideração a quantidade de colaboradores que atuam diretamente nos objetivos sociais da mesma, isto é, até 100 (cem) colaboradores, e o fato dela militar em segmento não-financeiro. Ademais, os aspectos descritos a seguir levam em consideração, também, a experiência do autor na instituição de estrutura de Compliance em duas empresas de cunho não-financeiro, sendo a primeira uma consultoria voltada para o âmbito do mercado financeiro e de capitais, orientada, principalmente, para o atendimento às demandas oriundas de investidores profissionais, e a segunda uma gestora de fundos de investimentos em FIDC. Feitas estas considerações preliminares, adentrar-se-á nos tópicos de estruturação de um programa de Compliance:

a) Do entendimento sobre os objetivos sociais da empresa. É fundamental possuir a visão global das atividades desempenhadas pela empresa e, consequentemente, o reflexo destas no conjunto de documentos que a legitima para a execução de suas atribuições, bem como para o pleito de eventuais autorizações governamentais que se façam necessárias. Nesta linha de raciocínio, é crucial que a alta administração da empresa compreenda a importância deste processo de elaboração da documentação pertinente, além de entender o porquê de eventualmente submetê-la à apreciação dos órgãos reguladores, conforme o caso. Neste tópico cabe a reflexão sobre a estruturação de um departamento de Compliance. Verifica-se ainda no Brasil grande quantidade de empresas constituídas sob o regime societário de "limitada" no qual o poder decisório está concentrado nas mãos de um sócio, isto é, não se visualiza a pulverização do capital social. Em razão deste cenário, o Compliance Officer precisa ter habilidade para superar três barreiras, sendo elas: (I) a estruturação de um departamento desta natureza não tem a finalidade exclusiva de onerar os custos da empresa; (II) dado que a estrutura corporativa é menor, o que gera forte aproximação e conhecimento entre as pessoas, a aplicação das diretrizes de Compliance pode ser mais complexa; e (III) dispor de versatilidade na obtenção das informações necessárias à consecução de suas atribuições, haja vista o fato dos assuntos corporativos tratados, em sua maioria das vezes, estarem intimamente ligados à figura do Diretor Presidente da empresa, quer dizer, a segregação entre a personalidade jurídica da sociedade empresária e a pessoa do seu Diretor é representada por uma linha tênue.

b) Nomeação de um Compliance Officer. Faz-se necessário designar profissional altamente qualificado para o desempenho desta função, uma vez que este deverá ter acesso a todos os níveis hierárquicos e setores da empresa, sem restrição de acesso a qualquer espécie de informação. A dificuldade aqui consiste em encontrar profissional que consiga realizar a interface das necessidades da estrutura interna da empresa com o seu core business, sem desconsiderar, também, a importância do gerenciamento das relações governamentais, na eventualidade da atividade empresarial desempenhada demandar referida atribuição.

c) Mapeamento dos vértices de risco. O êxito para a consolidação de um departamento de Compliance depende fundamentalmente da designação dos vértices corporativos que serão monitorados. Nesta linha de pensamento, nota-se a divisão em dois grandes grupos: (I) tratamento de assuntos de âmbito interno; e (II) tratamento de assuntos de âmbito externo. No âmbito interno se enquadram os seguintes itens: (a) elaboração de políticas internas, tais como, Código de Conduta, Canal de Ética, Política de informações privilegiadas, Políticas de presentes e entretenimento, dentre outros; (b) o relacionamento da área de Compliance com a Diretoria e sócios/acionistas; (c) o relacionamento da área de Compliance com as demais áreas da empresa; (d) quais segmentos serão objeto de apreciação do Compliance, como por exemplo, societário, tributário, trabalhista, investimentos etc; e (e) elaboração de treinamentos. De outro lado, no âmbito externo pode ser enquadrado o item referente ao relacionamento da empresa com seus prestadores de serviços e fornecedores. O delineamento destes prismas é essencial para se atingir os objetivos do departamento com eficiência e, principalmente, agregando valor aos objetivos da sociedade empresária.

d) Implantação e disseminação da cultura de Compliance na empresa. Uma vez consolidada a estrutura do departamento de Compliance, o ato seguinte constitui-se na concretização de sua competência perante os demais setores da empresa. Nesta linha de pensamento, a grande questão consiste em como obtê-la.

Faz-se necessário destacar que o Compliance Officer deverá apresentar habilidade e maleabilidade para convencer os demais departamentos que a sua atuação não visa gerar obstáculos, mas sim auxiliá-los no desenvolvimento de suas atividades com a maior aderência possível ao sistema de regras internas e externas. Outra perspectiva fundamental para o êxito de suas competências é a sua legitimação pelo Presidente e Diretoria da empresa. Consagradas estas perspectivas, o departamento de Compliance deverá desenvolver treinamentos e palestras institucionais para as equipes da empresa, alertando sobre os riscos corporativos a que estão expostas e apresentando formas/alternativas para mitigá-los. Vale, também, a iniciativa de disponibilizar comunicados institucionais com o objetivo de realizar ampla divulgação sobre políticas e procedimentos de Compliance. A depender da atividade econômica desempenhada pela empresa uma alternativa interessante pode ser a adoção de softwares para o monitoramento dos controles internos que proporcione eficiência e agilidade no processo de tomada de decisão.
Esta análise buscou identificar os trâmites para a inserção do setor de Compliance em empresas não-financeiras de médio porte, demonstrando, também, as barreiras a serem enfrentadas para o êxito no desenvolvimento de suas atribuições institucionais.
Não obstante as dificuldades inerentes à consolidação da atuação e das diretrizes institucionais no âmbito corporativo, as empresas que almejam galgar sólida posição mercadológica a nível nacional e internacional, necessariamente, deverão possuir rigoroso programa de Compliance. A menção aqui realizada contempla desde a etapa da celebração de contratos interligados aos objetivos sociais da empresa até a obtenção de investimentos no mercado financeiro e de capitais para a ampliação e aprimoramento de suas atividades.
Dadas estas considerações, identifica-se que a cultura empresarial brasileira ainda padece da necessidade de compreender a relevância de se instalar no âmago de sua estrutura corporativa este setor, além de visualizar as benesses decorrentes de sistemas de prevenção e da metodologia de gestão de riscos que eventualmente poderão ser implantadas no intuito de agregar valor aos negócios da empresa. De outro lado ao profissional de Compliance compete a administração das expectativas desta classe empresarial levando-se em consideração a conjugação de dois fatores, quais sejam, a necessidade de apresentação de resultados fundamentados na mitigação de riscos e a eficiência inerente ao próprio processo de tomada de decisão ao passo de não ser vislumbrado como um entrave no atingimento dos propósitos da corporação.

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*Diogo Viniccius Quintans Guapyassu é Gerente Jurídico, Compliance e Riscos Corporativos na RCB Investimentos, PRA Brazil. Pós-graduando em Direito de Mercado Financeiro e de Capitais no Insper.