Sistema para advogados: como organizar os acessos às informações

Assim, a gestão de escritório de advocacia deve se preocupar em criar um perfil de acesso diferente para cada usuário. Também é importante conceder as informações estratégicas da banca apenas aos gestores. É possível configurar no sistema quais são os tipos de acesso que cada usuário tem. Outro ponto muito relevante é reduzir os locais de armazenamento de dados. Quanto mais lugares eles forem armazenados, maiores são as chances de as informações vazarem. Um sistema para advogados na nuvem torna a rotina dos escritórios mais segura, pois está preparado para restringir acessos, fazer backups constantes e proteger os dados tanto dos clientes quanto da gestão por tempo indeterminado.

Funções importantes que um sistema para advogados deve disponibilizar:

• Permitir a criação de diferentes perfis;
• Definir e personalizar permissões de acesso;
• Trabalhar com o conceito de grupo de trabalho.

Como organizar os acessos em um sistema para advogados?

Não é mais novidade que um dos pilares do sucesso da advocacia é profissionalizar a gestão. É preciso enxergar o escritório como uma empresa, dividi-la em setores e iniciar um planejamento estratégico para ter muito claro aonde se quer chegar. Esse olhar do advogado empreendedor também é assertivo na hora de se preocupar com segurança, já que, provavelmente, a banca conta com um organograma com as principais funções dos advogados e colaboradores.

Dessa forma, o primeiro passo para estabelecer acessos e organizar as informações nos escritórios é criar os perfis organizacionais também no sistema para advogados: gestor, advogado, financeiro, administrativo, secretário e estagiário. Feito isso, o próximo passo é definir quem tem acesso a quais documentos e garantir, assim, a segurança das informações no escritório.

O software jurídico SAJ ADV, por exemplo, além de tipificar os perfis mais comuns e definir permissões, também dispõe da funcionalidade "Grupos de trabalho". A funcionalidade é um diferencial do sistema para advogados, pois garante o compartilhamento de informações apenas com os usuários definidos em cada grupo. É possível separar as várias áreas do direito em equipes distintas e garantir que apenas os advogados que trabalham com Direito Tributário ou Direito Médico, por exemplo, acessem informações específicas do seu ramo.

Sistema para advogados e o relacionamento com o cliente

Um bom sistema para advogados, além de simplificar e otimizar a rotina nos escritórios, também deve tornar a comunicação com os clientes mais eficaz. O SAJ ADV conta com uma funcionalidade específica para isso: a Área do cliente. Nesse ambiente, é possível conceder ao cliente o acesso à movimentação dos processos que têm seu nome e que tramitam no escritório. Ele pode consultar, anexar informações e fazer downloads de documentos, além de assegurar a transparência entre o advogado e seus clientes.

A área do cliente é uma ferramenta para conceder mais autonomia para os clientes e fazer com que o advogado tenha mais tempo para fazer reuniões, estudar processos e resolver questões burocráticas, já que economiza tempo com ligações, e-mails e videoconferências.

O SAJ ADV visa simplificar cada vez mais a gestão de escritório de advocacia.

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.