Saiba como mudar seu software jurídico sem afetar a produtividade do escritório de advocacia

Para a Thelema Coaching para Advogados, os profissionais contemporâneos precisam de um mosaico de conhecimentos. Isso inclui acompanhar de perto o seu negócio para identificar possíveis melhorias. No caso da advocacia, é possível sempre melhorar os processos internos para aumentar a produtividade de toda a equipe. E se for o caso, mudar o software jurídico.

Como identificar o momento de mudar o software jurídico

Quando a rotina no escritório não flui tão bem, é um sinal importante. Outra dica fundamental é manter a equipe em sinergia. Todos precisam conversar sobre o software jurídico, trocar feedbacks. A equipe da Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial fez a migração de seu sistema para o SAJ ADV em novembro. Foi por meio das impressões dos funcionários com o uso do software que veio a decisão da mudança.

"Notávamos que muitas atividades com o sistema antigo não eram intuitivas. Isso fazia com que as pessoas, inclusive, optassem por não usar o software jurídico", explica a gerente administrativa-financeira do escritório, Solange Schaatt da Veiga.

Para Jaime da Veiga Júnior, um dos sócios do escritório, ver os funcionários optarem pelas planilhas do Excel e pelo calendário do Outlook foi um ponto determinante. O sistema é justamente a ferramenta que garante produtividade e transparência para as atividades do escritório. Por isso, não poderia passar essa impressão ruim aos funcionários. "Vivemos em um momento de atualização constante. E se a nossa experiência aqui dentro do escritório aponta que precisamos nos aprimorar, é uma decisão que deve ser tomada", argumenta.

Como preparar o escritório para um novo software jurídico

Um bom planejamento é o segredo para que o escritório se mantenha em ordem durante a mudança. No Jaime da Veiga Advocacia, Solange organizou tudo para a migração do sistema. "Comecei três meses antes e separei três softwares para fazer o período de testes. No fim da avaliação, escolhemos o SAJ ADV pela facilidade de trabalhar. É um sistema intuitivo", conta.

Laudelino João da Veiga Netto, sócio de Jaime no escritório, ainda se preocupou em tomar medidas efetivas para que a implantação do novo sistema fosse bem sucedida. A ideia foi reforçar para toda a equipe a importância de ter um software jurídico no escritório.

"A decisão da mudança foi para melhorar o trabalho de todos. Mas, para que tenhamos sucesso, é preciso que todos abracem o projeto. Isso significa ter dedicação em aprender a usar o sistema e responsabilidade em alimentá-lo", destaca Laudelino.

Primeiros passos com o software jurídico

Os primeiros dias depois da migração do software jurídico devem ser usados para cadastrar os processos. Essa é a principal etapa em que todos precisam se concentrar. As funcionalidades "Captura de intimações" e "Central de captura processual" ajudam muito nesta fase.

Por meio das intimações e das capturas processuais recebidas no SAJ ADV, é possível cadastrar os processos no sistema conforme as demandas são recebidas e/ou atualizadas no software jurídico.

Você pode inserir os processos no software conforme for trabalhando neles ou pode seguir o exemplo do Jaime da Veiga Advocacia. Assim que o SAJ ADV foi implantado no escritório, Solange organizou uma força-tarefa.

"Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no sistema. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados", sugere a gerente administrativa-financeira do escritório.

Com a gestão de Solange na migração do software jurídico, o Jaime da Veiga Advocacia conseguiu cadastrar 74% de seus processos no primeiro mês. São 2.218 processos cadastrados por toda a equipe sem afetar a produtividade no escritório.

Dica para agilizar o cadastro dos dados no software jurídico

Se o seu escritório não tem muitos funcionários para ajudar numa força-tarefa, o SAJ ADV está testando uma nova funcionalidade que facilita a migração de dados. São planilhas - uma para pessoas e outra para processos - que importam os dados para o sistema.

Você pode baixar os modelos de documento do Excel. Em cada coluna, há espaço para preencher as informações. Os dados obrigatórios estão indicados com a cor vermelha. As informações solicitadas na planilha são as mesmas que o sistema precisa para cadastrar pessoas e processos.

Assim que você faz o upload do arquivo preenchido no SAJ ADV, o sistema atualiza automaticamente com os dados que você inseriu na planilha. Dependendo do número de informações no seu arquivo, o sistema pode precisar de um tempo maior para atualizar. Mas, não se preocupe porque isso é normal.

Depois da atualização, uma mensagem avisará você de que a operação foi realizada com sucesso. Apenas preste atenção para não inserir mais de uma vez o mesmo dado. Neste caso, o sistema terá a informação repetida.

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