Como diminuir o impacto do período de recesso na gestão de escritório de advocacia

Durante o recesso forense do Poder Judiciário, os prazos processuais são suspensos entre 20 de dezembro e 6 de janeiro, conforme previsto na lei 5.010/66. Neste período, publicação de acórdãos, sentenças, decisões, intimações de parte ou de advogados também ficam suspensos. Época ideal para que os advogados programem suas férias, já que não podem dar andamento ou continuidade aos processos. Para diminuir os impactos do recesso na gestão de escritório de advocacia, os profissionais devem planejar sua rotina levando esse fator em consideração.

Com esse impeditivo para a atuação jurídica dos profissionais, exceto para medidas consideradas urgentes (nestes casos, os tribunais estabelecem atendimento por meio do plantão judicial), os gestores podem aproveitar o momento para organizar as atividades rotineiras do escritório, estipular o planejamento para o próximo ano e dedicar esforços para estabelecer um plano de ação para a retomada dos atendimentos no retorno do recesso do Judiciário.

Confira ações fundamentais que devem ser consideradas para não impactar a gestão de escritório de advocacia durante esse período.

Estabeleça um cronograma para andamento das atividades e retomada dos atendimentos no retorno do recesso do Judiciário.

Primeiramente, informe os clientes sobre de que forma o recesso do Judiciário pode impactar as ações em andamento e estipule um prazo para retomada do atendimento. Assim, o cliente fica informado sobre as datas que o escritório volta a realizar suas atividades normalmente e o advogado pode se ausentar do escritório com tranquilidade para aproveitar as férias. Além disso, realizar um contato prévio com seus clientes pode fazer com que sejam antecipadas possíveis demandas, caso o cliente precise de algum serviço. Se o advogado já tiver programado férias, é possível que essas demandas sejam assumidas, temporariamente, por um outro advogado de sua confiança, desde que acordado previamente com o cliente.

Defina os serviços que devem ser realizados pela equipe durante suas férias

Programe o que ficou definido com relação a cada processo e atividade, estabelecendo os responsáveis pelo andamento dos trabalhos. Assim, toda a equipe fica inteirada sobre a definição de cada atendimento. Isso ajuda no gerenciamento das atividades do escritório, impedindo que tarefas importantes deixem de ser realizadas ou ainda que mais de um cliente seja atendido em um mesmo horário. Se possível, estabeleça previamente o que os profissionais devem fazer durante a sua ausência. Delegar os responsáveis por cada tarefa facilita o acompanhamento pelo gestor, mesmo que de forma remota.

Utilize a tecnologia para auxiliar de forma remota na gestão de escritório de advocacia

Mesmo de folga de suas inúmeras atribuições, o advogado gestor precisa estar atento ao andamento das atividades remotamente. Por isso, contar com a tecnologia para auxiliar na gestão de escritório de advocacia pode ser considerado um diferencial. O uso de um software jurídico hospedado na nuvem (cloud computing) garante mobilidade ao gestor, que pode acessar o andamento das atividades de qualquer lugar por meio de dispositivos móveis conectados à internet.

A ferramenta deve centralizar as informações para uma gestão integrada, o que contribui para a melhoria da comunicação entre os profissionais do escritório e também dos advogados com seus clientes. Além de facilitar ao gestor o acompanhamento remoto dos atendimentos, tarefas e compromissos a serem realizados durante esse período.

Estar no controle da gestão de escritório de advocacia, mesmo durante o período de férias, reforça a presença junto aos clientes e é fundamental para que o gestor aproveite seu tempo livre para se distanciar da rotina atribulada. Isso também permite que o gestor permaneça ciente sobre o andamento das atividades e, em casos emergenciais, possa intervir mesmo distante do escritório. Dessa forma, poderá aproveitar com mais tranquilidade as merecidas férias.

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.