Organização da gestão de escritório de advocacia no recesso do Judiciário
Com os prazos processuais suspensos, os profissionais podem se dedicar à melhoria dos procedimentos que fazem parte da rotina interna.
terça-feira, 3 de janeiro de 2017
Atualizado em 2 de janeiro de 2017 07:48
Iniciar o próximo ano preparado para fazer uma gestão de escritório de advocacia mais eficiente depende, essencialmente, da organização e do planejamento das principais atividades realizadas pela banca. O recesso forense do Poder Judiciário, entre 20 de dezembro e 6 de janeiro, pode ser um bom momento para colocar tudo em ordem. Com os prazos processuais suspensos, os profissionais podem se dedicar à melhoria dos procedimentos que fazem parte da rotina interna.
A época do recesso pode ser muito proveitosa para desenvolver uma das boas práticas da gestão de escritório de advocacia: a implantação de um software jurídico que auxilie os profissionais nas tarefas da banca. No blog do SAJ ADV, já destacamos como informatizar a gestão pode contribuir para o planejamento estratégico de longo prazo, impactando positivamente na estrutura e no fluxo de trabalho dos escritórios.
Ao investir em um software jurídico, o gerenciamento financeiro, o controle dos processos, das publicações e dos prazos passam a ser automatizados, assim como o controle do relacionamento com os clientes. Dessa forma, é possível coincidir o período de recesso para fazer uma pausa e programar as merecidas férias, sem deixar de organizar a gestão de escritório de advocacia.
Faça uma avaliação de como está a gestão dos seus processos. Caso seja determinante optar por alternativas para melhorar a gestão de escritório de advocacia, considere algumas dicas.
1. Invista em um software jurídico para automatizar a gestão de escritório de advocacia
Os softwares jurídicos comercializados no modelo SaaS (software como serviço) exige um investimento relativamente baixo, pois não há cobrança de licença de uso do sistema. Nesse modelo, a solução pode ser contratada da mesma forma que os serviços de streaming - tipo o Netflix e o Spotify - ou de TV por assinatura, por exemplo, a partir do pagamento de mensalidade.
A solução permite organizar todas as informações em uma única plataforma, voltada à gestão integrada. Aqueles que operam na nuvem (cloud computing), como é o caso do SAJ ADV, garantem aumento de produtividade no escritório ao proporcionar maior mobilidade aos profissionais no gerenciamento de suas atividades. A ferramenta pode ser acessada por meio de dispositivos móveis conectados à internet, o que representa um ganho de tempo, já que as informações importantes são acessadas com apenas alguns cliques, seja durante uma audiência ou em uma reunião externa com o cliente.
2. Organize as informações que precisam ser cadastradas no software jurídico
Realize um levantamento de quantos processos, atendimentos, pessoas, tarefas e lançamentos financeiros precisam ser cadastrados no software jurídico. Essa atividade pode demandar tempo dos profissionais do seu escritório. Por isso, aproveitar a suspensão dos prazos processuais, durante o período do recesso forense, pode ser uma ótima oportunidade para checar as informações que precisam ser cadastradas na ferramenta e fazer o cadastro delas.
Após organizar as informações essenciais para alimentar o sistema, as atividades dos profissionais serão automatizadas. Com isso, o advogado pode empregar seu tempo para se dedicar ao planejamento estratégico do novo ano que começa. Além de garantir eficiência na gestão de prazos e no controle das demandas do escritório, com uma comunicação mais ágil e integrada entre todos da equipe.
3. Estabeleça uma meta e proponha uma força-tarefa para alcançar os resultados esperados
Deixe claro para todos da equipe quais os benefícios do uso do software jurídico. Destaque os ganhos de produtividade com a digitalização dos processos e compartilhe outras informações sobre como realizar os serviços jurídicos e a gestão de escritório de advocacia de forma integrada.
Estabeleça uma meta, levando em consideração o número de processos, de atendimentos, de pessoas, de tarefas e de lançamentos financeiros cadastrados no software jurídico, determinando um prazo para a conclusão do cadastro das informações no sistema. Promova uma força-tarefa para que os profissionais consigam, juntos, atingir a meta estipulada. Isso vai garantir organização da gestão de escritório de advocacia e fazer com que todos percebam os benefícios desta organização no dia a dia da banca.
Todas as atividades podem ser gerenciadas remotamente, assim o gestor pode aproveitar as férias e também auxiliar na organização de onde estiver, caso seja necessário. Com a devida organização, os profissionais podem aproveitar com mais tranquilidade as férias e definir estratégias para garantir o sucesso no próximo ano.
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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.
