O que vale e o que não vale automatizar no seu escritório

Automatize

Tempo

• Qualquer tarefa repetitiva que gaste muito tempo e que, às vezes, demande um profissional exclusivo - como coletar os recortes dos tribunais ou os andamentos processuais;
• Emissão de relatórios de honorários, custas e de produtividade da equipe.

Espaço

• Arquive as pastas de seus processos em um ambiente virtual;
• Além disso, deixe todas essas informações únicas e exclusivamente na nuvem, o que dispensa a aquisição de qualquer tipo de infraestrutura, além de não demandar um profissional exclusivo;
• Adquira um ambiente que, além de permitir que você tenha acesso às suas informações, seja amigável a dispositivos móveis - assim você pode acessá-lo em qualquer lugar e hora.

Segurança

• Hospede as informações dos seus processos e clientes em um ambiente seguro e que faça backup dos dados recorrentemente.

Comunicação

• Conceda a todos os colaboradores o acesso à agenda;
• Crie documentos padrões e os hospede na biblioteca do seu software para, além de organizar e ganhar tempo, criar um padrão comunicativo do seu escritório.

Não automatize

Relacionamento

• Procure sempre conversar com os outros colaboradores do escritório, estimulando a empatia entre a equipe. A mesma coisa vale para os clientes. Gastos como uma ligação, um café para ver como as coisas estão são muito valorizados e diferenciais de um profissional;
• Faça a mesma coisa com os clientes;
• Crie datas especiais no escritório onde todos possam compartilhar os seus aprendizados.

Dedicação

• As legislações (federal, estadual e municipal) são dinâmicas e vivem sofrendo alterações. Para acompanhá-las é necessário que o advogado se atualize rotineiramente - e nenhuma máquina pode fazer isto por você!

Planejamento

• Mesmo que as ferramentas de automação ofereçam números importantes, quem precisa fazer previsões, estabelecer indicadores de desempenho, metas financeiras e estratégias de marketing jurídico é você e os colaboradores;
• Os números podem indicar sucesso nas causas de uma outra natureza do direito (trabalhista, criminal), mas é preciso inteligência emocional e visão de mercado para entender se isto pode virar estratégia de atuação ou não.

Feedback

• Evite documentos padrões de feedback aos colaboradores, procure conversar com cada um, explicitando suas especificidades, qualidades e características com oportunidade de melhoria;
• O cliente contratou o seu escritório porque ele tem certeza que você dará atenção ao caso dele, procurará entendê-lo e se envolverá o necessário para conseguir defendê-lo. Não tem problema dar retornos curtos e objetivos, mas procure não tratá-lo como um número.

Sabemos que cada escritório possui seu método e dinâmica organizacional particular. Mas de todo modo esperamos que as dicas possam ser úteis e aplicadas da forma que combinarem melhor com seu negócio.