Gestão de escritório de advocacia - Como garantir a segurança de dados

A digitalização de informações é um caminho sem volta. Se por um lado isso tem facilitado a gestão de escritório de advocacia, por outro aumentou a preocupação dos profissionais com a segurança dos dados de seus clientes. A concentração de documentos importantes e informações estratégicas mantidas por um escritório pode ser um atrativo para hackers.

O desafio agora é conciliar a proteção de informações com os métodos atuais de armazenamento. Garantir a segurança de dados de seus clientes não é nenhum mistério e nem depende de investimentos vultosos. Seguir alguns passos ajuda a proteger de forma eficiente informações valiosas. Além de tornar a gestão de escritório de advocacia mais eficaz, um bom software jurídico é capaz de prevenir a ação de criminosos cibernéticos.

Reduzir os locais de armazenamento

Quanto maior o número de locais de armazenamento de dados, mais difícil será manter a segurança das informações. Um bom trabalho de gestão de escritório de advocacia leva em conta os riscos aos quais os dados estão submetidos. Reduzir a quantidade desses lugares e restringir os dispositivos que possam acessar as versões digitais dos arquivos simplifica a proteção e diminui as chances de deixar passar alguma vulnerabilidade.

Armazenar todos os dados importantes em um software jurídico na nuvem, com forte controle de acesso e backups constantes é mais eficaz do que gerenciar essas informações por conta própria. Uma das dicas para os responsáveis pela gestão de escritório de advocacia é criar um plano para consolidar dados antigos e mantê-los de forma centralizada, digitalizando e transferindo informações antigas para a nuvem.

Criptografar e armazenar as informações em um sistema seguro baseado na nuvem permite que elas fiquem protegidas por tempo indeterminado Além disso, esses dados podem ser facilmente acessados por quem tem as autorizações de acesso. Informações mantidas em um software jurídico na nuvem oferecem um maior grau de proteção contra ataques, evitando que os responsáveis pela gestão de escritório de advocacia tenham dores de cabeça desnecessárias.

Um software jurídico usa métodos de criptografias confiáveis, o que ajuda a gestão de escritório de advocacia a proteger as informações dos clientes. O SAJ ADV utiliza o Amazon S3. Esse serviço oferece suporte à autenticação de usuário para controlar o acesso aos dados. Por meio dele, é possível usar mecanismos de controle de acesso para conceder seletivamente permissões para usuários e grupos de usuários.O Amazon S3 oferece uma infraestrutura de armazenamento de dados altamente escalável e confiável. Ele é usado por gigantes como Netflix, Airbnb e a bolsa de valores eletrônica Nasdaq.

Gestão de escritório de advocacia e restrição de acesso a dados

Restringir o acesso a dados é outro ponto estratégico a ser adotado quando se fala em gestão de escritório de advocacia. Dependendo do tipo de informações, esses acessos podem ocorrer de múltiplas formas. Para se precaver de surpresas desagradáveis, há métodos como o uso de senhas seguras e até mesmo biometria. Mas o mais importante é fornecer esses acessos ao menor número possível de pessoas.

Para garantir que apenas profissionais autorizados acessem dados confidenciais, serviços na nuvem contam com a criptografia. Essa técnica embaralha as informações de modo que só quem tem permissão pode acessá-las. Esse é um excelente método para prevenir o roubo de dados. Mesmo se um dispositivo físico é furtado, os ladrões não terão como acessar o conteúdo. É um papel importante da gestão de escritório de advocacia manter as senhas a salvo, garantindo que pessoas sem autorização não consigam o acesso aos dados.

A proteção dos dados em trânsito é outro ponto de vulnerabilidade. Muitas informações precisam ser baixadas ou enviadas por e-mail, o que sempre envolve um certo risco. Há meios de se prevenir contra eventuais perigos, como usar canais mais seguros de tráfego. Sites que usam "https" ou SSL (Secure Socket Layer, método que bancos e lojas online usam para reforçar a segurança) possuem certificados criptográficos que provam sua autenticidade. A gestão de escritório de advocacia precisa estar atenta a detalhes como esses para minimizar as ameaças.

Alguns procedimentos coordenados pela gestão de escritório de advocacia ajudam a garantir a proteção dos dados de clientes. Entre eles estão:

- A adoção de uma política de segurança que aborda o uso apropriado de celulares, notebooks, tablets, desktops, contas de e-mail e redes sociais

- Fazer um inventário dos equipamentos e softwares, classificando-os por risco em potencial, identificando pontos vulneráveis. A perda de um notebook ou outro dispositivo móvel com acesso aos dados pode causar muitos problemas. Certifique-se de que o acesso às informações dos clientes só possa ser realizado por pessoas autorizadas, mediante senha. Investir em criptografia total de dados minimiza os riscos da perda de dados.

- Os dados dos clientes variam em graus de risco. É importante redobrar os cuidados com os conteúdos mais sigilosos e estratégicos. Isso pode ser feito ao restringir o acesso para um número menor de funcionários ou apenas para os advogados.

- Fazer atualizações e verificações constantes dos procedimentos de segurança. A importância de uma equipe bem treinada não pode ser subestimada. Todos que trabalham no escritório devem estar cientes sobre questões de confidencialidade. Além disso, devem receber instruções a respeito de segurança de dados. Ter uma política específica sobre senhas também pode fazer a diferença. Procedimentos simples, como elaborar senhas fortes, que combinem letras números e caracteres diferenciados, aumentam consideravelmente a segurança. A troca constante dessas senhas é outra medida eficaz.
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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.