O papel do departamento jurídico no processo de contratação

Está ficando cada vez mais notável que o papel do departamento jurídico evoluiu no processo de contratação das empresas. Até algum tempo atrás, era comum que a área operacional das empresas apresentasse um certo temor ou até mesmo uma repulsa pelo departamento jurídico, gerando situações em que a execução dos negócios era formalizada sem qualquer supervisão ou apoio legal.

O advogado era um "Sábio da Montanha" que falava uma língua estranha; vestia-se diferente de todos; possuía um poder paralisante dos negócios e somente gerava despesas. Assim, permanecia isolado da operação e dos negócios e sua atuação acabava sendo reativa para amenizar os danos (leia-se processos judiciais como "alternativa de solução de conflitos").

O tempo e as experiências demonstraram que o departamento jurídico necessita ter uma postura participativa no negócio. Durante as discussões do 7º Congresso Latino Americano de Gestão de Contratos (ANGC-Informa Group Set/16), identificamos algumas ações importantes desta evolução no processo de contratação:

• Aproximar o departamento jurídico da operação por meio de treinamentos, facilitando o acesso às demandas dos clientes internos e externos;
  
• Criação de fluxos simplificados de procedimentos para a contratação e comunicação do default, prevendo problemas e riscos do negócio;
  

Definição de requisitos e procedimentos de escolha de fornecedores ou LDD de fornecedores para mitigar potenciais riscos;

Participação do departamento jurídico das discussões de trabalho da operação e do processo de criação de produtos e serviços (até mesmo em fases dos projetos de P&D), ou kick-off meetings ao contrato, antevendo entraves e minimizando riscos;

Padronização de contratos de forma escalonada segundo negócio estratégico e operacional; riscos e valores - possibilitando flexibilidade de contratos em casos específicos;

Padronização de cláusulas para manutenção da segurança jurídica e da reputação da empresa;

Automatização dos contratos: imputação de informação pela operação e revisão pelo departamento jurídico;

Utilização de contratos no formato Guarda-Chuva ou SLAs para dar liberdade à área de negócios na definição do escopo do contrato e nas contratações reiteradas;

Criação de briefings aos contratos, apontando prazos, defaults, riscos e ações para sua mitigação;

Aprovações diferenciadas para contratos com risco, fazendo com que o representante da empresa se envolva na tomada de decisão;

Criação de comitês de Risco (composto por várias áreas do negócio, inclusive o Jurídico) para apurar os learned lessons ou para ser acionado em caso de situações criticas;

Advogado externo (terceirizado) deve ser parceiro de negócio: conhecer o negócio tão bem como a operação;

Gestão do contrato: na medida do possível, não deve ser realizada pelo departamento jurídico ou pelo "dono do contrato" para que seja mantida a integridade das atividades e o acompanhamento do Gestor a cada um dos contratos;

Departamento jurídico ser aliado aos Gestores de Contratos garantindo a segurança jurídica;

Departamento jurídico negociador flexível: identificando os interesses de negócio de cada parte para concluir a formalização do contrato;

• Reuniões mensais com os "donos dos contratos" ou gestor dos contratos prevenindo o conhecimento tardio do "default".

Percebe-se que todas as ações acima listadas e discutidas em nosso painel no Congresso possuem um eixo comum: a desconstrução do "Sábio da Montanha", onde o departamento jurídico passa a ter não só uma linguagem e vestimentas simples, mas sim ser um estratégico operador, facilitador dos negócios e gerador de savings para a empresa.
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*Paula Lippi é mestre e especialista em Contratos pela PUC/SP; PON - Harvard Law School e Plan. Tributário - IBET; professora, palestrante e autora de diversos artigos; advogada e sócia do escritório AJ Law Advogados.