Advocacia e Reuniões - Quanto do seu tempo você tem desperdiçado nisso?

Como você acredita que as outras pessoas no seu escritório se sentem quando o assunto é reunião?

Baseado em nossas experiências com o coaching, podemos dizer.

Colocando o gostar de reuniões numa escala de 1 a 10 em que 10 significa "Eu as amo. No meu escritório, elas são altamente produtivas e inspiradoras. Eu não perco nenhuma. Chego até mais cedo, quando sei que tem." e 1 significando que as reuniões não são mais do que um dever e uma obrigação, se as pessoas pudessem não apareceriam, mas vão somente para não tomarem bronca e fazerem parte do time, qual você acha que seria a nota?

Na maioria dos escritórios e departamentos jurídicos, temos observado que existem muito mais pessoas perto do 1 nesta escala de apreciação do que em qualquer número próximo a 10. E por que isso acontece? Primeiro, porque as pessoas vão para as reuniões por terem que ir e não por verem valor agregado nisso e também, porque os gestores não se preparam para o que deve acontecer antes, durante e depois de cada uma delas.

De fato, o maior problema é que grande parte das vezes não se sabe exatamente para que serve a reunião, qual é problema que se quer solucionar. E ainda assim, considera-se que o simples fato de todos se sentarem ao redor de uma mesa vá resolver tudo ou fazer as pessoas entrarem em ação. Vamos ser sinceros: a maior parte das reuniões são improdutivas e desnecessárias. Comprovadamente elas são a maior razão para queda de produtividade em uma organização e ainda assim ocupam incontáveis horas de uma semana de trabalho.

Não são poucas as pesquisas sobre o tema, mostrando quantos milhões num ano são desperdiçados em tempo de colaboradores em reuniões ao redor do mundo.

E não são apenas tempo e dinheiro jogados fora, não. Muitas vezes, o problema vai além, afetando inclusive o lado cognitivo dos profissionais.

Em uma pesquisa realizada pela Universidade de Minnesota, a psicóloga Kathleen Vohs e seus colegas, bem como outros neurocientistas, indicaram que temos uma quantidade limitada de recursos cognitivos, que também são denominados de recursos de execução. A medida que eles vão esgotando, as pessoas começam a tomar decisões erradas e a fazerem más escolhas. Por conta disso, reuniões importantes que durem 3 ou 4 horas começam a ficar comprometidas pelo próprio funcionamento do cérebro humano, podendo gerar prejuízos irreparáveis ou se tornarem absolutamente contraproducentes.

Há alguns anos, saiu uma excelente matéria na revista Superinteressante, tratando de empresas de tecnologia que buscavam, cada vez mais, acabar com longas reuniões das formas mais diversas e criativas:

'Numa divisão da Microsoft, por exemplo, as reuniões contam com a participação de Ralph - uma galinha de borracha que a pessoa precisa segurar enquanto está falando. E algumas reuniões são propositalmente agendadas nas escadarias da empresa, onde não há aquecimento (calefação). A ideia é que, como estão com frio, as pessoas sejam objetivas. Dá resultado: as reuniões na escadaria costumam durar no máximo dez minutos.

No Facebook, o truque é marcar as reuniões logo antes da hora do almoço. "Isso motiva as pessoas a falar menos", disse o engenheiro Mark Tonkelowitz ao jornal americano The Wall Street Journal. Na empresa de softwares Hashrocket, nos EUA, as reuniões usam uma bola de cinco quilos - quem fala deve segurar o objeto. Na empresa brasileira Locaweb, que presta serviços de tecnologia, as reuniões diárias são feitas com a equipe em pé. Quem está falando segura uma bola de basquete, e a duração do encontro é cronometrada. "Com essas reuniões rápidas, conseguimos encurtar em 30% o tempo de desenvolvimento de um software", diz Luis Carlos dos Anjos, gerente de marketing da empresa.'

É claro que aqui estamos não estamos na área da tecnologia, mas por que não encontrar uma maneira diferente de contornar este problema de uma forma criativa e que se adapte ao seu departamento jurídico ou escritório de advocacia?

Por fim, se uma reunião é absolutamente necessária, aqui vão algumas dicas para auxiliá-lo em como torná-las mais produtivas:

- Tenha sempre uma pauta definida, com horários para começar e terminar.

- Inicie-a sempre no horário, independente de existirem pessoas atrasadas.

- Não reveja o conteúdo da reunião com pessoas que chegarem depois do seu início.

- Reduza o seu tempo para no máximo 1 hora, mas tente reduzi-las ainda mais. De preferencia, até 30 minutos.

- Encerre-a no horário marcado, mesmo que o conteúdo não tenha sido todo abordado.

- Convide para a reunião somente aquelas pessoas que são de alta importância, que sabem do assunto ou tenham poder de decisão. Muitas vezes, uma pessoa que tem uma participação de apenas 5 minutos, termina jogando fora 45 minutos do seu tempo, por ter que ficar até o final.

- Recompense as pessoas que aparecerem ou até mesmo inicie com algum pequeno presente ou recompensa.

- Não deixe que pessoas que cheguem mais de 15 minutos atrasadas possam entrar.

- Permita que os advogados digam não a algumas delas, sem terem que justificar a sua ausência ou sofrerem alguma penalidade.

- Não permita que pessoas trabalhem em outras coisas durante uma reunião. Peça para que saiam.

- Evite que as pessoas levem celulares para o encontro. Ao invés de focarem no conteúdo ou contribuírem com elas, muitas vezes, estarão checando e-mail, navegando na internet ou se distraindo com alguma outra coisa.

- O líder da reunião deve conduzir para que uma pessoa fale de cada vez e vá direto ao ponto.

- Não deixe que indivíduos dominem a reunião com conversas paralelas ou sem fim. É importante que todas elas tenham um líder e que ele a conduza para contornar este tipo de problema.

- Peça para cada participante se preparar para ela com antecedência.

- Interrompa pessoas que voltem a discutir sobre um ponto que já foi passado.

- Limite o número de tópicos para não mais do que três.

- Corte qualquer discussão que não seja relevante para aquele encontro.

- É comum que as pessoas tenham interpretações diferentes sobre o mesmo assunto. Para evitar problemas, se possível a ata deve ser elaborada durante a reunião e divulgada entre os participantes, ou no mais tardar, ser enviada até 24 horas após a reunião, com as tarefas atribuídas, as responsabilidades assumidas e os prazos a serem cumpridos. Assim fica tudo muito bem esclarecido e documentado.

A verdade é que há reuniões realmente importantes, bastante valiosas e produtivas. É preciso apenas que se tomem as medidas necessárias para que elas, de fato, aconteçam.