A sua empresa está preparada para 2015?

Do ano passado para cá tivemos muitas mudanças na legislação tributária que impactam diretamente no resultado das empresas, seja com aumentos na carga tributária ou no orçamento das empresas para atender as novas exigências do fisco no cumprimento das obrigações acessórias. Este por sua vez, exige investimento das empresas em tecnologia, sistemas e em pessoal qualificado.

Para atender às obrigações acessórias, as empresas ainda correm o risco de sofrer autuações fiscais em razão de qualquer erro que venha a ser detectado no cruzamento das informações enviadas ao fisco.

Ao imaginarmos que em pleno século XXI, as empresas trabalham num padrão de elevadíssima qualidade de gestão e planejamento, procurando se antecipar aos fatos, essa pergunta teria uma resposta óbvia. Claro que as empresas já estão preparadas para 2015. Mas, quando falamos de cumprimento de obrigações acessórias no Brasil nem sempre é assim.

A sua empresa está com os dados contábeis e fiscais preparados para a ECF (Escrituração Contábil Fiscal)?

Embora a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) esteja com o prazo de entrega prorrogado de julho para setembro de 2015. Nos parece que as empresas adiaram a organização dos seus dados e processos internos. A obrigação federal exigirá das empresas muita qualidade da informação, pois erros nos dados enviados à Receita Federal do Brasil (RFB) podem acarretar pesadas multas aos contribuintes. As empresas não podem subestimar a importância da ECF, a obrigação é uma forma da Receita Federal receber os dados das apurações do IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) bem como de informações econômicas e gerais. A ECF será o próprio Livro de Apuração do Lucro Real, o LALUR.

As informações prestadas na ECF terão um maior nível de detalhe do que vinha sendo informado na DIPJ (declaração substituída pela ECF), ou seja, as informações passam a ser analíticas já em setembro próximo, por isso, é preciso planejamento e organização com as contas e processos internos para não incorrer em erros detectados imediatamente no cruzamento das informações enviadas à Receita Federal.

Se a sua empresa já está organizada, não há com o que se preocupar. Caso contrário, recomendamos um pouco mais de agilidade para evitar surpresas desagradáveis com o fisco. Relacionamos alguns pontos de atenção:

a) Mapeamento das contas: o mapeamento do Plano de Contas da empresa com o referencial da ECF, fazendo um "de/para". Sem este mapeamento não será possível enviar as informações para o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), tendo em vista que o Programa Validador Assinador (PVA) não recepcionará as informações.

b) Cadastro dos produtos e operações: se a empresa não estiver com as operações e produtos devidamente cadastrados nos sistemas, provavelmente, terá sérios problemas. O cadastro das informações é a fonte de tudo, seja para atender os SPED's ICMS/IPI, SPED contribuições e principalmente o Bloco K, que terá a obrigatoriedade da escrituração fiscal digital do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, nos termos do § 7º da Cláusula terceira do Ajuste SINIEF 2/2009, em 2016. Todas essas informações serão cruzadas e a qualidade do cadastro dos produtos será fundamental para evitar inconsistências nas informações prestadas.

c) Relação das operações consideradas relevantes em 2014: após organização do Plano de Contas será preciso mapear as operações que serão importantes para entrega da ECF. Vale ressaltar, que todas as receitas e despesas da empresa devem ser mapeadas, sem exceção, pois as empresas precisam checar, nos registros contábeis e fiscais, todas as contas que irão influenciar no cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido, e ajustar de acordo com a legislação vigente.

d) Análise das contas dedutíveis e indedutíveis: quais as despesas da empresa são aceitas pelo fisco como dedutíveis e quais são indedutíveis na apuração do IRPJ e CSLL. Dependendo da necessidade o contribuinte precisará ajustar as despesas que não são aceitas, adicionando-as ao lucro contábil.

e) Análise e cruzamento prévio das informações enviadas ao fisco: antes de enviar a ECF, o contribuinte já enviou durante o ano de 2014, o SPED Contribuições e várias outras obrigações acessórias ao fisco. A auditoria dessas informações, por meio de cruzamento prévio poderá evitar surpresas desagradáveis.

f) Investimento em tecnologia e conhecimento técnico: um software fiscal, integrado ao sistema de gestão, pode ajudar bastante ao contribuinte a armazenar e organizar os dados contábeis por meio de um mecanismo próprio que facilite o cálculo e o gerenciamento das informações que a Receita vai precisar. Um bom software deve, também, apontar as inconsistências das informações apuradas pela empresa, impedindo o envio de dados incorretos ao Fisco. No entanto, nada disso será possível se a empresa não investir em conhecimento técnico de qualidade, seja na contratação de uma boa consultoria e treinamento adequado de seus profissionais.

Os pontos de atenção relacionados acima, são apenas diretrizes para uma reflexão, sobre o quanto sua empresa está preparada para atender ao fisco em 2015. Sem esquecer que esses controles deverão fazer parte de uma rotina e gestão de qualquer empresa para o cumprimento das obrigações tributárias. Se algum dos pontos indicados acima não estiver devidamente sob controle, infelizmente, a sua empresa ainda não está preparada para as novas exigências do fisco.

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*Tárcio Queiroz Calixto é advogado e consultor tributário do Ronaldo Martins & Advogados.

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