Administração legal: o caminho para a sustentabilidade das bancas jurídicas

A administração legal tem sido cada vez mais relevante, e exigida pelo mercado, nos negócios jurídicos brasileiros, principalmente nas grandes bancas advocatícias envolvidas com contencioso de massa e recuperação de crédito: volume de ações que cresce na mesma proporção, e arrisco dizer que muitas vezes até em maior velocidade da expansão do consumo no país, da bancarização da população, do maior acesso a cartões de pagamentos e da mobilidade social, com as milhões de novas pessoas que ganharam poder de compra nos últimos anos. Sob o risco de gerar prejuízos nos negócios e, pior, para os clientes, ou até mesmo fechar as portas, quem trabalha com volumes vultosos de ações, que passam da média de 100 mil nas bancas de maior porte, não pode prescindir de investir em modernas práticas e estruturas de gestão e bons administradores, tão importantes para a eficiência do funcionamento dos escritórios quanto os profissionais que brilham nos tribunais.

As bancas precisam de excelência no exercício do Direito e também de domínio completo das áreas de planejamento e controle operacional, de finanças e contabilidade, da tecnologia da informação e de recursos humanos, áreas que são chaves para o bom desenvolvimento da prestação de serviços e dos resultados entregues aos clientes. Cabe ressaltar que uma banca com estratégia de administração das carteiras; que mensura os riscos financeiros e de imagem dos clientes diante dos seus processos a fim de elaborar contingências em tempo hábil; com equipes competentes e afinadas com a produção e os negócios; e que investe em modernos sistemas de gestão e medição dos resultados, além de sistemas de informação que garantam agilidade, segurança, redução de custos e mecanismos de acesso em tempo real para todas as fases do trabalho, não está atendendo apenas às exigências internas, mas também às do mercado.

Assim como as bancas advocatícias, os departamentos jurídicos dos clientes dispõem cada vez mais de métodos para auferir resultados, bem como indicadores de desempenho, buscando a maximização dos retornos, ao mesmo tempo em que reduzem o número de escritórios prestadores de serviços, tornando o mercado ainda mais competitivo. Some-se a isso o eterno gargalo que é o moroso sistema judicial do País, cuja falta de estrutura dos cartórios e fóruns, a falta de organização, o acúmulo de processos judiciais em prateleiras e entendimentos despadronizados dos juízes se constituem a principal barreira enfrentada cotidianamente pelos escritórios, elevando também os custos dos serviços prestados.

Vivenciamos também uma alta velocidade na disponibilidade de informações -recurso vital para o Planejamento Estratégico da Organização - em um ambiente em mutação constante com avanço tecnológico e globalização acentuada. A sobrevivência das empresas no mercado está relacionada à sua capacidade de captar, absorver e responder de forma rápida, eficaz e flexível às demandas que lhe são impostas. Toda empresa, seja ela grande, média ou pequena, deve atentar-se à incansável necessidade de reorganização e revisão de sua estratégia em tempo recorde.

Como então oferecer o serviço mais eficiente exigido pelo mercado com custo mais atraente, fidelizando e atraindo novos clientes? É preciso ter estratégias específicas e diferenciadas de gestão; planejamento; controle de processos, de pessoas e de custos; e ferramentas para mensuração de desempenho e resultados. É preciso investir forte - e o retorno é garantido no futuro - em tecnologia da informação para dar segurança e agilidade na produção, acesso rápido às ações, e reduzir despesas com cópias de processos, por exemplo, e pessoas. A robotização dos sistemas também chegou aos escritórios de advocacia, substituindo os repetitivos trabalhos manuais e trazendo maior eficácia na condução dos negócios e soluções adequadas aos processos produtivos, qualidade nos resultados e tranquilidade aos advogados.

E para fazer "a máquina funcionar", usando um jargão comum em qualquer mercado, dentro desses padrões, tem muito escritório que acertadamente investe até em engenheiros de produção a fim de ter um sistema produtivo dentro dos trilhos. A carteira de ações é dividida seguindo variáveis como tipo de cliente, valor da causa, tipos de ação, região, complexidade e fase processual. A estratégia de atuação, na maioria dos casos, é definida junto ao cliente e pelo tipo de ação. Cada produto deve ter sua regra de negócio e precisa de estrutura e equipe especializada.

Nas ações de cobrança, por exemplo, é comum o fechamento de acordos e as bancas precisam ter núcleos preparados em negociação e dedicados exclusivamente a essa área, que vem crescendo muito nos últimos anos por conta da alta da inadimplência - que acompanhou passo a passo a expansão da oferta de crédito no Brasil. Esse calote gera um consequente aumento das provisões e dos prejuízos das instituições financeiras, fazendo-se necessárias medidas urgentes tomadas pelos escritórios para minimizar essas perdas.

Uma administração legal completamente azeitada valoriza as áreas de apoio aos negócios. Em algumas situações, os investimentos nessas áreas devem ser muito maiores do que nas de negócio, pois são elas que vão dar sustentação, organização, informação, agilidade e segurança aos negócios.

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*Luiz Felipe Perrone dos Reis é advogado do escritório Paulo Roberto Joaquim dos Reis Advogados Associados. Formado em Direito pela UNIP de Ribeirão Preto/SP, é mestre em Direitos Coletivos - Cidadania - Função Social pela UNAERP.