Software de controle processual: Como usar

Ao se pesquisar e avaliar os vários modelos de softwares disponíveis no mercado devemos considerar as suas funcionalidades, tais como pesquisas no sistema, controle de clientes, controle de processos, prazos e audiências, controles financeiros, ferramentas de estatísticas e segurança, entre outras diversas funções que se poderia enumerar. Porém, devemos lembrar que o mais importante é: o Cadastro das Informações.

Apenas obteremos os melhores resultados de nosso software, se soubermos higienizar e cadastrar todas as informações de maneira correta e completa no sistema. Através da identificação da área de atuação de seu escritório, chegam-se-se a árvore de informações fundamentais e que irão determinar quais os parâmetros a serem considerados e as prioridades a serem preenchidas e, ainda, como deverão ser preenchidas. Estas inserções permitirão gerar os mais variados relatórios e os indicadores de trabalho, rentabilidade, êxito processual, administrativo e financeiro.

Ao pensarmos na higienização do sistema e organização, devemos seguir alguns procedimentos: planejamento; organização; controle e prazo para finalização. Essas ações, que intitulamos como "processo administrativo", quando visualizadas no conjunto, nos levam para o alcance dos objetivos.

Ao iniciar uma ação, planeje as informações que deverão constar, organize como e onde buscar essas informações, determine um prazo para início e fim e controle a qualidade de seu trabalho.

Assim, devemos iniciar nossas ações pelo Cadastro de Pessoas, fazendo a impressão de relatório completo, e dar inicio da seguinte maneira:

- Identifique duplos cadastros: neste caso, devem-se unificar as informações para um e excluir o outro, não esquecendo a conferência dos processos vinculados;

- Identifique se há possível confusão entre "autores", "partes" e a "nomenclatura processual" correta, de acordo com a utilizada pelo órgão Judicial;

- Identifique "grupos de clientes" de uma mesma instituição, como empresas ou sindicatos. Quando esta primeira etapa estiver concluída, passe para o Cadastro de Processos, emitindo um relatório que poderá ser através do "Cadastro de Pessoas", por "grupos de interesse", ou mesmo pela "numeração sequencial".

- Identifique duplos processos pela numeração (pode ocorrer o duplo cadastro de um processo ao se errar um simples ponto, alterado do original). Faça a unificação, levando em conta os processos apensos ou vinculados;

- Identifique e faça a correção da nomenclatura processual;

- Identifique e atualize a fase processual, os andamentos e atos processuais. Nesta fase é interessante completar o campo de informações com a sinopse do processo, contribuindo para a rapidez e eficácia do advogado ou novo colaborador que chega ao escritório. Com mais esta etapa pronta, passamos ao Cadastro Financeiro. Neste ponto determine prioridade, se "Contratos" ou "Contas a Pagar e Receber".

- Identifique, desenhe e cadastre seu Plano de Contas;

- Identifique e cadastre o Banco, Caixa interno, Caixa Mensal e Fluxo de Caixa;

- Identifique e Cadastre em Pessoas, os seus colaboradores, advogados e fornecedores, criando grupos de acordo com seu Plano de Contas. Salientamos que ao abordarmos este complexo e delicado tema, trouxemos à baila apenas alguns exemplos de como e o que fazer em prol de seu escritório.

Toda mudança requer um minucioso estudo do que deve e o "como" ser feito, uma vez que cada escritório possui as suas particularidades.

Sendo assim, convidamos a um passeio pelo seu Software de Controle de Processos. Após esse passeio, identifique como é e aquilo que falta para a excelente e total utilização de seu programa.

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* Flávia Angelini Ribeiro é consultora especialista em gestão de processos jurídicos, gestão financeira para escritórios de advocacia e gestão de sistemas da RESULTATO Projetos Empresariais. É administradora de empresas pela UFMT (1998), bacharel em Direito (2008) com especialização em administração legal (2010).