Registros anuais societários

Deverão ser elaboradas atas das reuniões realizadas pelos sócios[3], atas estas que serão arquivadas perante a Junta Comercial do Estado onde se encontra a sede da sociedade.

No caso das sociedades anônimas, além do registro na Junta Comercial, tais atas deverão também ser publicadas em jornal de grande circulação na região da sede da companhia, bem como no DOE - Diário Oficial do Estado no qual está localizada tal sede.[4]

Com relação às sociedades limitadas de grande porte, há controvérsias acerca da obrigatoriedade da publicação das demonstrações financeiras do exercício anterior, devido à introdução da lei 11.638/07, a qual prevê aplicação da lei das sociedades anônimas às sociedades limitadas de grande porte, no que tange a elaboração de demonstrações financeiras.

Ainda em consideração à obrigatoriedade das companhias com relação à publicação das demonstrações financeiras, deve-se observar que a lei das S.A. concede às companhias com menos de 20 acionistas e, cumulativamente, patrimônio líquido inferior à R$ 1 mi, a dispensa de tais publicações.

Quanto ao prazo para realização, as reuniões entre sócios ou acionistas deverão ocorrer anualmente, em até quatro meses após o encerramento do exercício social da sociedade, que geralmente coincide com o ano civil, ou seja, até o final do mês de abril do ano subsequente ao exercício social encerrado.

Em que pese não haja qualquer sanção estabelecida para as empresas que não registrarem a aprovação de suas contas neste prazo, a ausência de deliberação anual acerca das demonstrações financeiras e destinação do lucro líquido poderá ser objeto de discussão perante terceiros e sócios/acionistas minoritários, prejudicados pela falta de oportunidade de analisar as contas e/ou lucros da sociedade da qual participam. Ainda, o descumprimento da obrigação de realização destas reuniões pode ensejar a responsabilidade civil dos administradores pelo prejuízo causado à sociedade e aos acionistas em virtude da falta de arquivamento e publicação das deliberações financeiras da sociedade.

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[1] Art. 176 da Lei 6.404/76: "Ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações ocorridas no exercício: I - balanço patrimonial; II - demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados; III - demonstração do resultado do exercício; e IV - demonstração dos fluxos de caixa; e V - se companhia aberta, demonstração do valor adicionado (...) "

[2] Art. 1.072 da Lei 10.406/02: "As deliberações dos sócios, obedecido o disposto no art. 1.010, serão tomadas em reunião ou em assembléia, conforme previsto no contrato social, devendo ser convocadas pelos administradores nos casos previstos em lei ou no contrato."

[3] Em se tratando de Sociedade Anônima, as reuniões são denominadas Assembléias Gerais Ordinárias ("AGO") e em se tratando de Sociedade Limitada, são denominadas simplesmente Assembléias de Sócios.

[4] Artigo 289 da Lei 6.404/76: "As publicações ordenadas pela presente Lei serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia.'