Elaboração e arquivamento de documentos em meio magnético

Em 10 de julho de 2012, foi publicada a lei 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Em linhas gerais, a nova lei tem por objetivo regulamentar a digitalização e o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou digital, de documentos públicos e particulares. Para isso a lei prevê que o processo de digitalização seja realizado em prol da manutenção da integridade, autenticidade e confiabilidade do documento eletrônico, óptico ou digital; o uso de certificado digital (medida provisória 2.200-2/2001 e decreto 3.872/2001), principalmente para documentos gerados em atos e negócios jurídicos sujeitos a registro pelas normas legais vigentes; a proteção e segurança contra uso, acesso, alteração, reprodução e destruição indevidos e não autorizados; a indexação com vistas a permitir a localização precisa e a conferência da regularidade das etapas do processo adotado (as trilhas de auditoria, por exemplo); e, por fim, a preservação dos originais de acordo com a legislação pertinente em vigor, preservando-se documentos de valor secundário (documentos de valor histórico, cartorial e probatório, por exemplo).

Foram vetados os artigos 2º e 5º que tratavam da destruição dos documentos originais após a digitalização, bem como dos digitais após o término dos prazos de decadência ou prescrição, porque iam de encontro à legislação arquivística vigente (lei 8.159/1991 e decreto 4.073/2002 e "Recomendações do Conarq para digitalização de documentos arquivísticos permanentes").

Além disso, em prol da segurança jurídica e ampla defesa, também foram vetados o artigo 2º, parágrafo 2º, que pretendia conceder valor jurídico probatório às cópias digitalizadas de documentos, e o artigo 7º que pretendia conferir às cópias digitalizadas de documentos o mesmo efeito jurídico dado aos documentos microfilmados (lei 5.433/1968, decreto 64.398/1969, decreto 1.799/1996, resolução nº 10/1999 do Conarq, e portaria nº 29/2008 do Ministério da Justiça). Portanto, permanece a necessidade de registro, certificação, autenticação ou conferência com o original nas atividades notariais e de registro por detentores de fé pública o que, além de ser custoso e trabalhoso, gera uma enorme quantidade de documentos em papel (lei 6.015/1973, lei 8.934/1994, lei 8.935/1994, lei 9.279/1996 e decreto 1.800/1996 e demais diplomas que regem os tipos de registro).

Vale ressaltar que o valor jurídico probatório das cópias digitalizadas de documentos e a destruição de originais já foram abordadas em 2006 na lei que dispõe sobre a informatização do processo judicial (lei 11.419):

"Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1^o Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

§ 2^o A arguição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor.

§ 3^o Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no § 2^o deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória" (grifos nossos).

Com o veto dos artigos citados, a lei sancionada acabou anulando os objetivos dos Projetos de Lei que pretendiam conceder valor jurídico probatório às cópias digitalizadas de documentos e conferir às cópias digitalizadas de documentos o mesmo efeito jurídico dado aos documentos microfilmados para a redução drástica do arquivamento de cópias em papel. Pecou-se pela timidez e reforçou-se a tendência de preservação da cultura de usar o papel como meio de registro de prova.

Entendemos que a insegurança jurídica, justificativa para os vetos, decorre da inexistência de procedimentos e diretrizes para a digitalização e autenticação dos documentos digitais e, por conseguinte, leva à necessidade de manutenção dos registros em papel. O debate acerca do tema deve ser difundido, com vistas a se "instaurar um diálogo entre os sistemas eletrônicos de digitalização e armazenamento e a fé pública", de forma que o arcabouço legislativo confira mecanismos que realmente possam garantir a segurança da informação no ambiente digital, possibilitando, assim, que os documentos digitalizados tenham como atributo a validade jurídica e o descarte autorizado dos originais. É imprescindível que a legislação brasileira estabeleça diretrizes que proporcionem ao documento digitalizado, por meio de uma série de recursos técnicos, o mesmo grau de segurança já conferido aos documentos em papel.

Esperamos que brevemente os órgãos competentes, entre eles a Secretaria Nacional de Justiça, regulamentem a matéria por meio de normas capazes de acompanhar a modernidade do tema, já que a lei 12.682/2012, por si só, não conseguiu disciplinar a contento o uso de novas tecnologias na elaboração e arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos.

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* Janice Costa, Maria Lourenço de Deus e Nilcéia Lage de Medeiros são bibliotecárias e arquivistas do escritório Rolim, Viotti & Leite Campos Advogados

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