Novo sistema de registro eletrônico de ponto

Ariela Ribera Duarte*

Luiz Fernando Alouche**

A CLT¹ (clique aqui) prevê que todos os estabelecimentos que tiverem mais de 10 empregados devem obrigatoriamente proceder à anotação da hora de entrada e de saída de seus colaboradores.

Estas anotações podem ser realizadas em registro manual, mecânico ou eletrônico. O procedimento de anotações e o modo de como estas devem ser feitas são determinados por Portarias expedidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Em 26 de agosto de 2009, o Ministério do Trabalho expediu uma instrução² de procedimentos para o registro feito através de ponto eletrônico. Essa Portaria determinou que todos os registros feitos de forma eletrônica sejam realizados por instrumento específico chamado de Registrador Eletrônico de Ponto (REP). O REP deve ser utilizado exclusivamente para indicar o início e o término da jornada de trabalho de cada funcionário atuante em determinada empresa, emitindo comprovantes a cada registro.

As empresas devem atentar à indispensabilidade da implantação do REP, vez que outros meios de registro eletrônico estarão vedados pelo Ministério do Trabalho. Inicialmente, a Portaria passaria a viger em agosto de 2010. Entretanto, o Ministério do Trabalho e Emprego acabou por adiar o termo inicial de vigência da Portaria 1.510 (clique aqui), tornando a utilização do REP obrigatória apenas a partir de 1º de setembro de 2011. Tal adiamento ocorreu em razão da dificuldade das empresas em implantarem o sistema. Isso porque, além dos gastos com a implantação e fiscalização do REP, há gastos com o treinamento dos funcionários acerca da correta utilização do aparelho, para que se evite perda de produtividade e gastos com manutenção do Registrador por danos causados pelo uso incorreto do aparelho. Ademais, há também os gastos com o papel para a impressão dos comprovantes, que deve ser especial, vez que deverá manter os dados nele impressos legíveis pelo prazo de cinco anos.

É válido destacar que a utilização do REP será obrigatória apenas para aqueles que optarem por exercer o controle de jornada eletronicamente, sendo que as empresas ainda podem optar pelos controles tradicionais, como o método de marcação mecânica através do cartão de ponto. De todo modo, ainda restam inúmeras dúvidas acerca do novo procedimento, dada a quantidade de obrigações e prazos estipulados pela norma do Ministério do Trabalho, e posto que o custo de implantação desse sistema infelizmente não é baixo. Portanto, é necessário avaliar cuidadosamente todas as determinações constantes da Portaria do MTE, pois uma interpretação errada pode causar um enorme prejuízo à empresa, inclusive com a aplicação de multas pelos fiscais do trabalho ante a eventual má adequação da empresa ao controle eletrônico. Em razão disso, estão listadas a seguir as principais dúvidas que podem surgir sobre o tema abordado.

A regulamentação criou o SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto), que é um conjunto de equipamentos (hardwares) e programas informatizados (softwares) destinados à anotação, por meio eletrônico, da entrada e saída dos trabalhadores nas empresas. Esse sistema deve registrar fielmente as marcações diárias, não sendo permitido qualquer desvirtuamento, como restrições de horários à marcação do ponto; marcação automática do ponto ou mesmo a existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

O Registro Eletrônico de Ponto não pode ser alterado manualmente. Em caso de sobre jornada, o sistema exige uma autorização prévia para esse tipo de marcação.

Além disso, o sistema será usado exclusivamente para o registro de ponto, não podendo ter outras funções, tal como a de catraca eletrônica, por exemplo. A Portaria determina que o REP deve atender a determinadas características, quais sejam: (i) impressora com bobina de papel (o qual deve ter durabilidade mínima de 5 anos); e (ii) porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados pelo auditor fiscal. Cada fabricante poderá desenvolver seu próprio equipamento, com o posterior registro no MTE. Esse registro somente ocorrerá com a publicação de Portaria no Diário Oficial da União e o imediato incremento na lista disponível no site do MTE. Somente após esses procedimentos é que o equipamento poderá ser comercializado. Aos fabricantes também incumbirá o dever de entregar ao empregador um Atestado Técnico e um Termo de Responsabilidade, que deverão permanecer arquivados à disposição da Inspeção do Trabalho.

A utilização será obrigatória para as empresas que optarem por exercer o controle de jornada pelo modo eletrônico, e caberá ao empregador usuário do REP fazer seu cadastramento no site do MTE. Ressalte-se que a responsabilidade de registrar o REP no MTE é do fabricante, pois este somente poderá comercializar o equipamento após a obtenção do registro. Já o empregador tem a responsabilidade de cadastrar o equipamento no MTE; cadastro esse que deve ser feito no Cadastro de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (CAREP), na página de Internet do MTE. As empresas que utilizam o controle manual ou mesmo de forma mecânica não têm qualquer obrigação em seguir as normas da Portaria 1.510.

Como já mencionado, a utilização do REP deve ser exclusivamente para o fim de marcação de ponto. Portanto, quaisquer outras informações acerca da jornada de trabalho do empregado, tais como férias ou licenças, deverão estar disponíveis no Programa de Tratamento de Registro de Ponto, não sendo computadas no REP.

Caso exista alteração do local da prestação do serviço, o REP poderá ser movimentado para utilização no novo endereço Para isso, essa informação deverá ser assinalada no equipamento.

A empresa que não se adequar às determinações previstas na referida Portaria não terá como comprovar a jornada de trabalho de seus empregados. Assim, a falta de apresentação de elementos comprobatórios da jornada de trabalho em eventual ação judicial, além de propiciar o pagamento de supostas horas extras alegadas pelo empregado, poderá levar também à aplicação de multas administrativas. Ademais, pode haver fiscalização com dupla visita do MTE, sendo que a primeira visita do Fiscal terá como escopo a verificação de irregularidades. No caso de existência dessas, a empresa será notificada, sendo-lhe dado um prazo de 30 a 90 dias, a critério do Auditor-Fiscal, para corrigir os problemas detectados. Se, após esse prazo, a situação não tiver sido regularizada, pode haver a aplicação de multa.

Além dos gastos com a implantação, fiscalização e manutenção do sistema, incluindo-se a troca dos aparelhos em virtude de depreciação, as empresas que optarem pela adoção do REP também devem se preocupar com o papel especial para a impressão, bem como com o treinamento e a gestão de suas equipes para o uso do novo procedimento, de forma a se evitar perda de produtividade dos trabalhadores.

Para se evitar gastos adicionais e multas aplicadas pela fiscalização trabalhista, é extremamente importante uma análise cuidadosa das regras contidas na Portaria, para que haja o ajuste dos programas de computador que devem ser utilizados para a marcação do ponto - o que, reitera-se, deverá ser feito até 1º de setembro de 2011.

Também é interessante realizar um estudo jurídico e financeiro para averiguar se a empresa pode optar pelos controles de ponto tradicionais, como o método de marcação mecânica através do cartão de ponto.

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¹ Artigo 74, § 2º, da Consolidação das Leis Trabalhistas.

² Portaria MTE nº 1.510, de 26 de agosto de 2009.

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*Advogada da área trabalhista do escritório Almeida Advogados

**Sócio da área trabalhista do escritório Almeida Advogados

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