Escolhendo um programa de gerenciamento para um escritório de advocacia

Marcelo Claudio do Carmo Duarte*

Em minhas visitas aos fóruns vejo constantemente colegas advogados utilizando-se de "fichinhas" para acompanhar seus processos e não consigo deixar de imaginar como alguém ainda consegue administrar seus processos e seu escritório sem o uso de um programa (software) adequado.

Sempre que vejo um colega nessa situação, fico imaginando-o em seu escritório com pilhas de papéis e processos em cima da mesa e/ou espalhados no chão, contas jogadas nas gavetas, buscas intermináveis em diversas pastas para achar comprovantes de despesas para cobrança no final do mês, horas gastas tentando localizar uma peça processual esquecida em alguma pasta ou subpasta no seu computador pessoal (sim, porque não consigo imaginar que esse colega tenha uma rede de computadores em seu escritório) ou simplesmente tentando achar o telefone do cliente em um monte de cartões de visitas colocados dentro de uma caixinha.

Enfim, um caos total.

Para tentar salvar, digo, ajudar esse colega é que este artigo foi escrito, para que ele possa ver a importância desses programas e o que deve ser avaliado para a aquisição de um software de administração de escritório.

A primeira questão é simples. O advogado deve decidir se ele quer um programa de controle de processos ou de administração do escritório. Tem diferença? Tem sim.

Os programas de controle de processos fazem simplesmente isso: controlam processos. Claro que possuem cadastro de clientes, cadastro de agenda, cadastro disso e cadastro daquilo. Alguns são até bonitinhos, mas não precisamos só de cadastro. Precisamos da eficiência necessária que nos deixe livres para outras atividades e principalmente para que tenhamos o controle do escritório.

Os programas de gestão de escritório são mais completos, pois como o próprio nome diz, não se preocupam apenas com os processos, mas com outras áreas do escritório, como o financeiro, a biblioteca, etc.

Não sou representante de nenhuma empresa que fabrica algum desses programas (e por isso mesmo não vou citar nomes), sou apenas um advogado militante que se interessa por tecnologia voltada à área jurídica há mais de vinte anos. Já avaliei, instalei, desinstalei, pedi programas de demonstração, já assisti demonstração de dezenas desses programas e os utilizo desde que me formei em 1987 (estou no quarto programa, sem falar em alguns elaborados por escritórios por onde trabalhei). Então, sem falsa modéstia, acho que posso dar alguns pitacos para ajudar os colegas.

Em primeiro lugar, é preciso saber que para quem não tem nada, qualquer coisa já ajuda. Então posso dizer que existem vários programas por aí, que são gratuitos e que podem muito bem suprir as necessidades básicas dos colegas. Para aqueles que se interessarem, façam uma busca no Google ou procurem em sites especializados em download de programas para demonstração, tipo o Baixaki, o Superdownloads, etc.

Mas vamos ao que interessa, analisando características importantes para esses programas que devem ser observadas pelos colegas interessados em informatizar seus escritórios:

Cadastro de Clientes: na verdade, este deve ser um cadastro mais amplo, onde o advogado deve poder cadastrar todas as pessoas (físicas e jurídicas) de interesse do escritório. Assim, deve permitir cadastrar e identificar como tal, clientes, contrários, fornecedores, etc. constituindo-se num verdadeiro gerenciador de relacionamentos do escritório (CRM). Deve ser a base do programa e obviamente deverá ter opções de campos suficientes para bem identificar e qualificar as pessoas.

Cadastro de Processos: Bom, esta é a parte que realmente interessa, não é mesmo? E bem por isso deve permitir a perfeita identificação dos dados processuais em todas as suas instâncias e com todos os seus desdobramentos, respectivos andamentos.

Para quem quer um Controle de Processos isso basta. Mas para quem quer gerenciar o seu escritório, recomendamos:

Controle Financeiro: o software deve possuir módulo financeiro (de preferência integrado e não à parte para você ter que pagar mais), se possível com dois submódulos: um para custas e despesas e outro para honorários. Existem programas que possibilitam, ao cadastrar os honorários, já predefinir formas de sua cobrança, como mensalidades, valores em parcela, percentual de êxito, por hora trabalhada (time-sheet), etc. O programa deverá ter também uma opção de controle de caixa interno (aquela caixinha na sua gaveta onde ficam o dinheiro e os recibos) para prestação de contas de outros advogados, estagiários e aos clientes, se for o caso. O módulo financeiro deve obrigatoriamente ser integrado ao cadastro do cliente e ao processo para geração de relatórios financeiros por cliente ou por processo. Vários programas já permitem a emissão automática de boletos bancários e de notas de débito para as despesas e alguns possibilitam até a emissão de notas fiscais também. Veja a sua necessidade e pense nisso.

Integração com sites dos tribunais: Esta é uma opção que atualmente é quase que obrigatória. Vários programas possuem módulo de captura de dados nos sites dos Tribunais, facilitando o trabalho de atualização das informações dos processos. Assim, o programa, mediante cadastramento apropriado, "vai até o Tribunal" para você e captura para o programa as informações (andamentos) do seu processo automaticamente sem que você precise ir ao Tribunal ou ao seu site. Já existem programas que até mesmo gerenciam o encaminhamento de petições eletrônicas nos Tribunais que já contam com esse serviço.

Relatórios: Este é um ponto delicado desse tipo de programa. Existem programas excelentes, mas que pecam nas opções de relatórios. Dê preferência aos programas que além dos relatórios predefinidos "de fábrica", possuam opção de gerar seus próprios relatórios. Como regra os relatórios predefinidos são horríveis e não trazem as informações que geralmente queremos ou precisamos. Assim, se o programa tiver um gerador de relatórios você poderá colocar a imaginação para funcionar e elaborar o relatório que você ou seu cliente quiserem. Importante analisar, também, a possibilidade de que os relatórios possam ser impressos ou gerados em arquivos que possam ser armazenados (tipo PDF) ou enviados por e-mail para o cliente.

Agenda: Uma agenda é importantíssima na vida profissional do advogado. Por isso mesmo, muita atenção neste módulo. A agenda deve ser totalmente integrada com os outros módulos básicos, como o cadastro de clientes e processos, para que automaticamente incorpore datas importantes como o aniversário do cliente, uma reunião, audiências e prazos. Se possível, a agenda deve também estar integrada ao módulo financeiro para que possam ser anotadas datas de contas a pagar e a receber do escritório. Essa integração é necessária para que se faça apenas um cadastro e a informação esteja disponível em vários módulos. Assim, ao se cadastrar uma parcela de honorários de um processo, essa parcela já seja informada no contas a receber do escritório (módulo financeiro) e no contas a pagar do cliente (módulo cliente). E é importante que quando você abra o programa, este módulo seja o primeiro a aparecer para já lhe mostrar os compromissos do dia.

Integração com editores de texto: Uma novidade bem interessante que tem aparecido em vários softwares mais modernos é a integração dos seus dados com editores de texto, sendo que vários possuem editores próprios incluídos. Dessa forma, você poderá elaborar documentos padronizados, tipo contrato de honorários, procurações, petições diversas, etc. e o programa se encarrega de incluir, com base nos dados cadastrados, o nome das partes, documentos, número e vara do processo, etc.

GED: GED é a sigla de Gerenciador Eletrônico de Documentos. Nada mais é do que o controle de todos os documentos do escritório, clientes, processos, etc. Esses documentos devem ser eletrônicos, ou seja, qualquer tipo de arquivo que você salva no seu computador, podendo ser um documento elaborado diretamente por você tipo texto ou planilha ou ainda um documento digitalizado (ou escaneado, se preferir). Assim, todo e qualquer documento relacionado a um determinado cliente ou a um determinado processo, ficará integrado às informações daquele cliente ou daquele processo, sem que você precise "ficar buscando" no seu computador.

Bem, estas são algumas informações básicas para quem tem interesse em adquirir um software para gerenciar seu escritório de forma mais moderna que aquelas fichinhas cheias de grampos e colagens de publicações, sendo que vários outros benefícios e módulos podem ser encontrados em programas mais sofisticados, tais como controle de bibliotecas, contratos, funcionários, serviços extrajudiciais, consultivo, certidões, marcas e patentes, controle societário, cálculos judiciais e tantos outros de interesse do seu escritório e do seu cliente.

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*Sócio do escritório Hodama & Duarte Sociedade de Advogados. Especialista em Direito Empresarial e Direito Imobiliário